试论高校图书馆档案的信息化管理

田华

【摘 要】探讨高校图书馆档案具有的重要性，详细分析现阶段档案管理中存在的各种问题，并浅析了高效图书馆档案的信息化管理的发展趋势，且提出能够促进信息化进程的几点建议。

【关键词】高校图书馆；档案管理；信息化

【中图分类号】G258.6 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0354-02

1.前言

图书馆在我国高校中是一个具有重要地位的机构，随着近年来的高校扩招，图书馆得到不断进步发展，对图书馆档案进行信息化管理是目前我国高校图书馆建设中的关键环节[1]。但是，现阶段的管理状况不尽人意，传统的管理方法已经无法满足管理要求。由于计算机技术得到进步发展及广泛应用，采取计算机技术辅助管理高校图书馆档案工作是实现信息化管理的发展趋势。

2.高校图书馆档案的重要性

2.1提供可靠的参考依据

档案是高校图书馆工作的原始记录，信息真实可靠，详细的记录图书馆在各个阶段中的组织结构和人员编制、工作成果以及经验教训，真实的反映出图书馆办馆条件和基础业务、读者服务、资源结构等各方面的工作。由于档案资料得到丰富与充实，因此，档案工作能够给高校图书馆的现管理及未来规划提供大量的真实信息。

2.2中介与载体

高校图书馆档案的建设水平能够反映其管理水平，档案体系不完善不健全，将无法进行有效的管理。档案工作主要是图书馆实施科学管理的内容和手段。管理者对档案资料进行标准化以及规范化的工作，能够使图书馆的管理工作实现标准化和规范化理，有效促进档案对管理工作的作用，提高管理水平。

2.3提供可靠的文献保障

档案信息是我国高校图书馆发展建设的重要资料，其详细记载了各个时期和阶段中图书馆不同的组织机构和人员编制、成绩以及科研成果等大量真实可靠的信息。所以说档案信息能够给图书馆进行业务探讨和撰写学术论文等方面提供可靠完整真实的文献保障[2]。

3.高校图书馆的档案管理实现信息化的必要性

3.1数字化与网络化发展

高校图书馆档案在很长一段时间的存在形式是纸质实物，导致档案信息在采集和保存等工作管理各方面成本高且难以查询、无法实现共享等很多急需解决的问题。随着很多领域广泛使用计算机网络技术，进入二十一世纪以来，我国各高校的图书馆在档案管理上也从传统纸质形式向数字文件的形式进行逐渐转化。和纸质形式的文档相比较，数字化的档案工作效率大大提高。数字化的文件在起草和修改以及印发的整个过程都使用计算机完成，因为数字文件的特点是易修改、易复制、易传递等，有效减轻档案资料的管理工作，提高工作效率，读者通过计算机可以随时查阅图书馆的档案资源。

3.2共享资源

随着我国社会经济的快速发展，高校图书馆的档案管理工作也逐渐向现代化、网络化方向转变，最突出的特点是能够共享资源。高校图书馆建立科学的档案处理系统，能够把图书馆的档案信息借助网络空间完成资源的共享性。图书馆的档案管理工作中对信息进行收集、分类和检索、等都能够在网络中实现，所以书，图书馆的档案用户除了可以是本校和本地区外，还能够给远程使用高校图书馆的档案资源用户提供更好的服务，信息共享十分方便快捷，不会受到时间及空间的各种影响[3]。

4.高校图书馆的档案管理工作现状

4.1 档案内容缺失

现阶段，我国大部分高校还未统一建立图书馆档案的管理原则，也未能配备专业的档案管理工作人员。因为档案管理工作人员的更换，不仅导致很多档案出现断档、缺档现象，存档工作不到位，而且没有详细登记图书馆的各部门在收集、呈缴的档案资料，没有进行详细的分类编目，更没有完成对档案文献进行合理的加工、利用，导致档案内容严重确实。

4.2 欠缺收集渠道

高校评估工作是进入21实际才开展的活动，所以对图书馆的档案实施规范化和信息化管理还没有得到广泛重视，但是档案管理工作人员在收集中经常遇到各种阻力。图书馆有些部门没有明确归档范围，甚至个别工作人员都不清楚档案交由哪个负责人，导致时有发生档案收集渠道少、内容不全、无法归档等现象。另一方面我国各高校还没有完善规章制度，难以规范各部门及工作人员的行为，导致收缴工作不主动积极，责任心不强，造成收集到的材料不齐全、质量差等各种缺陷。

4.3数字化建设进程缓慢

在计算机网络迅速发展的时代，我国大部分图书馆档案管理与利用还采用传统的手工存取，数字化的建设进程相对缓慢。档案载体方面，纸质档案显得较大，电子和影像的资料档案种类及数量显得比较小，这种馆藏结构及内容无法满足图书馆的发展及信息化管理的需求。因为图书馆档案管理没有健全的组织机构，难以明确职责和责任，加上管理人员的流动性较强，大多数人没有得到专门培训，综合素质整体不高，造成档案管理工作十分被动，而且传统的手工操作，检索的速度非常缓慢，利用率低，无法与现代的需求和发展相协调[4]。

5.促进高校图书馆档案管理信息化的建议

5.1规范化管理

高校图书馆管理信息化现状存在的一些问题要想得到有效解决，必须把图书馆档案具有的优势及潜能充分发挥出来，主要是规范档案管理工作，促进档案管理的标准化和规范化进程，最终实现网络化和信息化的科学管理，有效提高我国高校图书馆的服务层次。高校图书馆的档案实施信息化管理中，通过计算机网络技术建立一个为服务者良好服务的档案系统，并和利用者进行及时且有效的沟通，提供可靠且高质量的多种信息服务，更好促进档案管理的信息化进程。

5.2加快电子化进程

现阶段，我国高校大部分图书馆已经使用计算机进行管理，由传统的借阅文献到现在的情报服务基本实现了计算机化。所以，高校图书馆档案信息化管理的发展必须与时俱进，采取计算机对档案进行科学管理。坚持档案管理结合图书馆业务原则，通过计算机对部分档案进行正确归档，部分档案编制单独的应用软件，最终实现网络化信息化的管理。在实际工作中，应该合理利用图书馆的服务窗口和校园网，建立档案室，作为馆员与读者进行联络的窗口。同时，还应该对档案系统加强安全防范，完善管理体制。在档案资源及网络系统的开发利中，必须增强安全防范意识，避免发生失密和泄密等事件，保证系统正常且安全的运转。

5.3加强资源开发与利用

图书馆对高校的教学和科研起着至关重要的作用，能够有效促进学校的发展进步，其中最主要的是档案管理工作。在高校图书馆的档案信息化管理工作，要合理利用计算机网络信息，开发利用档案信息资源，使档案管理工作由传统手工向信息化、现代化方向转变，防止图书馆的档案信息资源出现闲置现象。坚持档案管理结合图书馆业务的原则，利用计算机软件对档案进行正确归档，或者单独编制软件进行网络化管理。利用计算机和网络等新技术创建档案信息平台，能够有效提高高校图书馆的档案管理水平，还能够实现远程共享档案网络资源[5]。

6.结束语

总而言之，管理信息化是我国高校图书馆档案的发展趋势。因此，高校必须拓宽图书馆的馆藏和丰富档案内容，档案分类工作必须详细，开发并合理利用档案资源，加速图书馆档案纸质资源向数字、影像信息资源的转变，树立信息化的管理服务意识，加快信息化管理的进程，使高校图书馆的档案真正发挥应有价值。

参考文献

[1]丁凤玲.高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究[J].中小学图书情报世界，2009，18（02）：88-89.

[2]张惠霞.基于信息化管理的高校图书馆社会化构想[J].中国校外教育，2010，9（S1）：503-504.

[3]田兆清.浅谈高校图书馆信息化人性化管理[J].中国成人教育，2011，（03）：384-385.

[4]刘英男.信息化时代的高校图书馆档案管理[J].内蒙古科技与经济，2011，20（13）：410-411.

[5]刘莉.浅谈档案管理对图书馆事业发展的作用[J].科技情报开发与经济，2010，30（02）：333-334.