档案信息化资源管理中的问题分析

孔晓红

【摘 要】在当代档案信息化的过程中，只有完善了对于各类信息资源的智能化、科学化以及集约化管理后，才能更全面的提升现代化档案管理工作的质量保证和实际效率。档案信息化资源管理需要得到全社会的高度重视，特别是档案馆、各级党政机关和信息服务单位应该根据现阶段档案管理工作的实际需要，增强对信息资源管理的分析，并不断地完善管理方法和模式，这样才能更快的促进档案信息化管理的全面实现。

【关键词】档案信息 资源管理 管理措施

【中图分类号】F812.8 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0350-01

1.前言

档案的信息化管理指档案的管理模式从面向以档案实体的保管方式为重点， 转变向以档案实体数字化为主要形式来给社会提供服务作为重心的过程。在此转变过程中需要实现档案信息存储、传递和接收提供利用的一体化过程；要实现提高档案信息的共享率；要实现档案信息的网络化和数字化。社会信息化和经济市场化，都要求档案工作需用现代化的信息技术手段，科学的管理档案信息资源，实现现代化信息的管理，已成为了档案工作的新任务。

2.资源管理中经常出现的问题

2.1事物发展具有不平衡特性

档案信息化建设也会出现事物发展的不平衡现象。这是因为不同的区域、部门和单位在经济或社会等方面的人力和财力积累及其发展的起点不同，社会支撑的大环境和人们的主动性不一，所以致使档案信息化规模建设、进程与效果出现差异。

2.2 档案信息管理整体较弱

在档案信息化安全保障体系建设、人才队伍以及标准规范等方面，都存在现代信息化的一专多能复合型人才和专业技术性人才缺乏。人员的综合素质、专业素质和队伍的整体素质都有待提高；档案信息化的规范和标准都需要完善；安全管理措施和安全技术措施也需要增强，因此看来，档案的信息化建设任务十分艰巨。档案的信息化，从根本上说，是指档案馆拓展的服务功能，以及对档案信息化资源管理实行现代化的科学管理。这不仅需要运用科学的管理方法，还要合理的利用现代技术手段，二者缺一不可。

3.在档案信息化管理的过程中，加强信息资源的管理是当代档案事业发展的必由之路，同时，必须引起相关部门、单位以及工作人员的高度重视，这一举措具有重要的意义。联系现阶段的国内档案信息化中存在的问题和弊端， 加强档案信息化资源管理的途径主要表现在以下几个方面：

3.1 加强相关部门和单位的联合，实现信息资源共享

建立社会信息系统的中心和前提条件的内容之一是，创建联合目录，以便实行档案信息资源的共享。创建联合目录要求需用统一的编排和著录格式作为标准，联系两个或两个以上图书馆、档案馆的馆藏档案目录。实现信息资源共享后，能使图书、档案和情报等文献的相关部门进行相互分享各自的信息资源， 还能使利用者方便地获得更广泛、更丰富的信息、知识和情报，从而实现文献资源的互补， 防止出现不必要的浪费和重复现象，提高馆藏资源的利用率，同时也有利于各类各级图书馆和档案馆馆藏朝着专业化、系统化、有特色、有侧重的方向迅速发展。

3.2 加强信息资源储备

加强档案信息资源的管理首要任务就是要紧紧地抓住档案信息储备情况，让一切有开发价值的档案信息细水长流般的进入到档案信息资源的管理范畴，因为，只有经过组织管理的、具有开发价值且具有一定数量的信息才能构成信息资源，所以，在收集渠道上和在重视接收与归档等传统渠道外，要让档案馆要主动出击，还要加对大非主渠道的收集。在收集形式上面要加强主动收集；在信息资源供给和信息资源储备上，要保持一种良好的状态；同时，还要对有关档案信息进行监控和收集，这些都能充分体现到信息资源的可开采性和再生性。

3.3 充分利用网格技术，确保档案信息资源安全

充分利用网格技术有利于全面共享并推动档案信息资源的信息化进程，但它存在的安全性问题却不容忽视。一个信息服务的过程中有多个程序间存在的通信机制是不一样的，网格环境中的资源数量和用户数量都很大并且动态可变， 信息资源可以支持不同的授权机制和认可，同时也可以属于多个组织。正是因为这些特性的存在使得用户对网格的安全要求提高， 它必须保证网络和系统两方面的安全能力。网格技术一般是通过网络安全的基础设施来保障计算网格环境的安全性。这种安全性基础设施支持计算机网络环境中各主体之间的安全通信， 避免数据泄漏或主体假冒， 支持在网格环境中单点登录的用户，包括多个地点和资源的信任转移和信任委托等；支持跨虚拟组织的安全。

3.4 重视信息资源的利用与服务

档案信息资源的管理工作，既包含对原始资料的整理、收集和保管的过程，还包含了以利用为中心信息作为开发的工作。开发档案信息的资源是发展档案工作的根本，是档案信息资源的管理工作生命线。如果档案信息资源不能有效地被开发利用，就称之为死档案。档案信息管理工作者只有通过结合本单位的实际情况， 并积极、主动以及创造性地开发出档案信息资源，才能更加适应社会发展的需要，才能满足需求者对档案信息不同层次的要求，所以，档案信息的管理人员一定要切实的抓好对档案信息化资源的开发与利用。

3.5 推动档案产业全面发展

从信息资源的开发角度看，在现代这个信息化的社会中，信息档案的管理人员不单纯的只是档案保管员，现在还是档案信息财富的提供者和拥有者；档案馆也不再单纯的是收藏机构，而且还是档案信息的交流中心、聚集中心以及信息技术的用户。在现在，面对经济建设主战场的主动出击，档案信息管理人员应在提供社会档案信息服务的基础上，努力创建档案信息的服务产业，还要建立以档案信息为主要内容的工作实体。对改革知识经济时代的档案馆，改革方向应该是以创新作为方向，就是走信息化的发展道路，正确的树立产业意识和服务意识。

4.结束语

在我国现代化新经济建设的形势下，加强档案信息化管理具有重要意义，同时也对加快我国档案事业的建设有着很大的影响。档案信息的资源管理对电子文件形成部门、档案部门都有着现实意义。档案部门应在积极参与信息管理的同时，和法律界、技术部门等各界人士保持密切的配合，正确的树立他们的档案管理观念及档案法制观念，并共同推进档案信息化资源管理的网络化、社会化、标准化发展。

参考文献

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