浅谈电力系统电子档案管理的现状及发展策略

黄爱芹

【摘 要】新经济时代，面对全新的网络化和信息化环境，电力企业在生产经营中所产生的电子档案数量和种类日益增多，电子档案管理面临着巨大的挑战和发展机遇。如何充分利用信息技术，加快档案电子化建设，使其能更快、更好的为电力系统的发展提供服务，是我们急需探索和研究的课题。本文阐述了电子档案管理的优势，分析了现状和存在的问题，最后提出科学合理的发展策略。

【关键词】电力 电子档案 管理 现状 策略

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0348-01

随着我国电力事业和信息技术的蓬勃发展，电子档案管理工作在电力企业发展过程中发挥着重要的作用，与传统的纸质档案相比，电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相关资料，具有高度时效性、快捷性、网络性的特点，能更好的适应当前因电力企业的飞速发展，而导致档案基础资料的收集整理和管理应用的精细化和复杂化局面。推动电力企业档案管理信息化、网络化、电子化，能更准确、更可靠、更完整的利用电子档案，充分发挥其在生产建设中的作用，推动电力系统的健康发展。

一、电力电子档案管理的优势

信息通信网络与技术的飞速发展为我们创造了一个无边界的数字世界，档案电子化管理已成为电力企业档案管理的发展趋势。大量由计算机直接生成的数据、电子档案，以及用计算机扫描的图像、图形档案材料已成为现代档案电子化的存在形式，传统的单一的纸质档案已融入了影音、电子文本、图像等多种新型载体，表现形式更形象、全面和生动，也激发了档案管理方法和手段的多样化和数字化，为档案信息管理注入了新的活力。与传统的纸质档案相比，电子档案具有以下几点优越性：

1）保管形式优越

纸质档案载体容易老化，复制或微缩拷贝时易出现信息丢失、清晰度下降、畸变等问题，且有限的存储空间无法满足无限增长的纸质文件的需要，而电子档案只需占据极少量的空间，在复制时，由于是电子化的信息处理，保存度完好。

2）保密性强，归档及时

电子档案需要及时对文件进行信息确认，并设置密码保护，以确保电子文件在处理、传送和接收部门收到档案时都准确无误。同时，处理好电子文件之后可以随时归档，采用定期归档的方法或通过备份的形式，由生成部门经过传输的形式移交给档案管理部门，由管理人员给电子档案编排号码及设置访问权限和密码保护，方便后期查找利用。

3）传递快捷、实现资源共享

电子档案的处理环境是计算机和网络技术，不受纸质档案只能在某时、某地才能读阅读的局限，网络上信息传递方便快捷，而且，一个电子文件可以同时发给若干个网络终端，速度快且效率高，不受存储载体限制，摆脱时间和空间的制约，实现资源共享。

4）操作方便

利于遗漏文件的补漏增缺，对于形成档案之前的电子文件，增、删、改都很方便，减轻了档案管理人员的繁琐的整理工作，使他们可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，提高工作质量和利用效率，发挥出更好的时效价值。并且电子档案具有高度的标准性，使检索更加方便。

二、电子档案管理的现状和存在的问题

电子档案在电力企业的应用，还属于新兴事物 ，相对于纸质文档，虽有很大优势，但也存在很多不足。

1）、对电子档案管理的重要性认识不足。

电力企业往往比较注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。部分领导认为档案工作不会对企业的发展起到实质性的作用，对档案管理工作不够重视，库藏档案资源不够重视。没有充分意识到档案管理网络化、电子化的重要性，封闭守旧的档案管理观念没有及时调整和适应信息社会的需求，使档案管理电子化建设受到一定的影响。

2）、安全系数低

电子档案都是通过数字设备生成的，一个操作环节在处理过程中出现问题，就容易导致全部文档都存在不确定性。而电子档案数据的易消失性、易复制性和易改动性以及网络的易侵害性，给电子档案的安全保密性，带来了极大的威胁。是当前电子档案管理存在的突出问题。另外，部分管理人员缺乏责任感，没有较好的存档和备份，容易出现文件损毁现象。造成不必要的损失。

3）、缺乏规范化的流程，管理人员素质有待提高

电子档案管理系统在设计时没有充分参考档案工作者的相关意见，或没有档案工作者的参与，使得电子档案从生成到归档的过程中存在很多问题，造成了电子档案管理原则 、归档范围、组装方法、保管条件、著录格式、归档时间等缺乏规范化的流程或标准。当前电力档案管理工作人员缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好的适应档案管理电子化、信息化的需求。

三、新形式下电力系统电子档案管理的发展策略

实现档案管理现代化、电子化，充分利用和发掘档案信息资源，是新知识经济时代的必然要求。

1）、提高领导的重视度

领导的重视是档案规范化管理的关键。档案部门必需在积极探索改制企业档案处置工作的同时，利用新闻媒体，强势宣传推介档案电子化、规范化管理工作，让企业的决策者和领导者充分认识到档案管理是企业信息资源和知识资产的重要组成部分，纳入企业的生产经营活动工作计划中来，有部署有奖惩有分管的持续健康发展。

2）、加强档案管理人员专业素质建设

档案管理人员是档案电子化管理的直接执行者，电力企业档案工作要想规范化发展，必需重视档案人才的教育和培养，加强管理人员的业务培训和学习，提高专业技能和素养。培训的方式因时因地因人而异，培训和实际结合，采取积极措施抓好知识引进、更新和消化，适应信息技术的成果，通过定期培训来建立高素质的档案工作人员队伍，充分挖掘信息化平台的潜力，从而以现代化的档案管理工作更有效的为企业服务。

3）、进一步做好企业电子档案的网络安全防护工作

信息时代的到来，网络带来诸多便利的同时也存在着较大的安全隐患，网上容易传播病毒及非法访问，易导致电子档案被删除和纂改，因此，要加大对网络安全建设的投入，制定完善的管理制度，加强访问权限的管理，完善内部控制制度和健全监督机制，并引进先进的管理技术，定期更新和升级计算机信息，防止病毒入侵，确保网络环境的安全才能确保电子档案的安全。最后，电力企业要按照国家档案保管保护的相关规定，对知识产权和涉及商业秘密的档案要采取有效的安全防护措施重点保护，以确保重要档案信息的安全与完整。

4）、规范档案利用制度和方式 ，增强档案信息的实效

建立档案利用管理制度，利用网络技术来进行档案的收集管理工作，以保证电子档案的及时收集和更新，更好的满足利用者的需求。建立档案利用审批制度，根据利用者的情况和电子档案内容的密级层次进行有效管理，相关人员需要查阅和利用档案时，必需获得档案主管领导的审批。对于内容不是完全公开的电子档案，在浏览过程中必需在有效的监控下进行，不宜用拷贝的方式提供使用。

最后，要创新档案管理模式，电子档案和纸质档案利用互补，同时提交保存归纳，以确保重要信息完整。例如电力企业在工程的建设过程中，施工单位一般都对纸质档案有统一的载体和格式要求，因此，在归档纸质档案的同时，也需要将电子文档归档，这样可以有效提高档案信息的时效性，实现企业各部门之间的资源共享，方便相关人员的阅读和检索。

参考文献：

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[2]、夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2009，8

[3]、马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外2012，03