中小企业库存现金管理问题探讨

张丽恒

（大庆市肇源县审计局，黑龙江 肇源 166500）

库存现金是企业中流动性最强的一种货币性资产，同银行存款、其他货币资金合并为货币资金科目，被列在资产负债表的第一位，可见其重要性。做好库存现金的管理，可以有助于企业更好的发展，现金运用得当，企业的经营也会事半功倍。近年来，随着企业改革的不断深化和企业间的资产重组力度进一步加大，中小企业犹如雨后春笋一般大量涌现。但随之而来的却是企业内部现金管理的低效和运转不灵,严重影响了企业的生存和发展。从企业现金管理现状可以看出，我国中小企业传统的企业现金管理理念、模式、手段已不适应现代企业的管理要求，加强和提高企业现金管理水平迫在眉睫。以某一中小企业为例，分析中小企业库存现金管理中存在的问题及原因，来研究加强中小企业库存现金管理的对策和建议。

一、存在的问题

以某中小企业为例，分析研究其库存现金管理中存在的问题。某中小企业库存现金使用流程，见图1。

由图1可以看出，该企业的库存现金管理并不完善。在调研过程中得知，该企业规模较小，不够规范，又是家族式企业，单位的主要工作人员大多数是厂长的亲戚或朋友，所以在现金管理过程中出现了很多问题。

图1 某中小企业库存现金使用流程

（一）无库存现金限额

按照规定，企业的库存现金都要由开户银行来核定使用最高额度。原则上以开户单位3～5天日常零星开支所需为最高额度，既要保证日常零星开支的现金支付合理需要，又要尽量减少库存现金的使用。[1]要求尽可能多的使用银行转账，便于银行和国家的监管。该企业的日平均现金使用量在600元左右，那么库存现金限额应在1800～3000元，但其库存现金经常超过10000元，甚至更多。库存现金超过限额少则几倍，多则几十倍，就会使得现金在银行体外循环，给国家的监管造成障碍。

（二）企业存在大额支现现象

根据《现金管理暂行条例》规定，除职工工资和各种工资性津贴等可以使用现金结算外，凡是不属于现金结算范围的，应通过银行转账形式进行结算，开户单位之间的经济业务往来，必须通过开户银行进行转账结算。但该企业使用现金结算极为随意，也有携带巨额现金外出结算的现象。

（三）企业白条抵库、坐支和小金库现象普遍

该企业存在用白条抵库现象。这些白条既有厂长所用，也有内部职工和推销员等用。不仅借款时间长，而且有些款项额高，笔数也很多。“小金库”是账外公款的俗称，在该企业的储蓄存款中，企业公款私存约占40万元。这些私存的公款，多用在了厂长的应酬费用中。

（四）库存现金内部控制制度缺失

该企业的财务人员工作守则中，有关于库存现金内部控制管理制度，其中包括：

1.钱账分管制度。财务部门必须有专职的出纳人员。出纳人员的工作内容包括办理现金的支付与现金日记账、银行日记账的登记。

2.库存现金的开支审批制度。财务人员应明确库存现金的审批权限，明确企业库存现金的支出范围，明确各种报销凭证，各种库存现金支付业务的报销手续和办法。

3.库存现金的日清月结制度。日清是指出纳人员对每日发生的各项现金支付业务全部记入现金日记账，结出账面余额，并查点是否与库存现金相符。月结是指出纳人员必须对库存现金按月结账，并定期进行库存现金清查。

4.库存现金的保管制度。超过限额的库存现金必须当日存入银行；单位的库存现金不得以个人名义存入银行；纸币、铸币要分类保管；限额内的库存现金当日核对清楚后一定要放入保险柜，不得在办公桌内过夜。

但事实上并不完全执行制度。该企业虽然配备有出纳和会计人员，其责任分工并不明确，平时两人都在岗时，似乎还各司其职，起到一点牵制作用。但当会计或出纳其中有一个人不在岗时，另一个人会从事两个人的工作，盖章提现、填写支票等都由一人完成。内部控制基本形同虚设，没有发挥作用。厂长一套账，公司一套账，会计做账也是按厂长的要求完成。

（五）企业之间高息拆借现金

近年来，由于一些中小企业赊欠货款情况严重，同时得不到及时和足够的贷款支持，因此企业之间高息拆借现金的行为频繁，逃避银行对现金管理的监督。在该企业也有同样的情况，有向企业借款和向企业放款的现象。而其中的利息收入则作为厂长的个人收入，利用企业的钱周转，达到为自己赢得利益的目的。这些地下交易有时甚至公开进行，形成了一定的市场，致使银行对现金的监管被架空。

二、主要原因分析

（一）不规范使用现金交易

该私营中小企业的基地在农村，所以在购进商品或原材料时需要使用现金。而以现金结算的价格比通过银行转账结算的价格更便宜，客观上迫使其使用现金交易。同时，许多规模较小的私营乡镇企业没有固定的银行账户，所以在认购他们的商品时也不得不使用现金。

（二）银行对企业库存现金监管乏力

现阶段我国银行结算制度落后，企业为了加速资金周转和提高经济效益，缩短资金结算在途时间，往往更愿意使用现金结算。各金融机构为了能多拉客户，采取不正当的竞争手段。如该企业的开户银行就曾对企业许诺：如果来我行开户，便给予使用现金的方便，并保证充足供应。对企业来说，用现金做生意比转账结算要方便得多。企业需用现金做生意，银行要拉企业成为客户以争业务，双方之间互有需求，便造成了企业用现金交易的现状。

（三）库存现金内部控制不规范

出纳人员不应既登记现金和银行存款日记账，又登记往来明细账和总账。出纳人员与会计人员的工作应分工明确。该企业未能有效地控制票据的数量和编号，厂长对收款监督不力，未能坚持办理经济业务事项不得由一人负责全过程的原则，薪金支付单等未经单位人事部门编制和审核，填制收付款原始凭证与收付款职责未分离。这是由单位内部控制制度失效造成的。会计牵制不力，会计稽核人员未履行职责。内部控制制度的制定，是以监督和牵制财务人员为前提，无人执行的内部控制形同虚设，不能给企业带来应有的益处。

三、对策和建议

加强企业现金管理、提高现金的使用效率，应考虑多种因素。

（一）加强库存现金限额的核定管理

为了保证库存现金的安全，规范库存现金的管理，同时又能保证开户单位的日常零星开支的现金正常支付，按照《现金管理暂行条例》及实施细则的规定，企业必须严格按规定的限额控制现金结余量，超过限额的部分，必须及时送存银行，库存现金低于限额时，可以签发现金支票从银行提取现金，以补足限额。库存现金限额需每年核定一次，经核定的库存现金限额，开户单位必须严格遵守。其核定具体程序：

1.开户单位与开户银行协商核定库存现金限额。计算公式：

库存现金限额=每日零星支出额×核定天数

每日零星支出额=月（或季）平均现金支出额/月（或季）平均天数（不包括定期性的大额现金支出和不定期的大额现金支出）

2.开户单位填制“库存现金限额申请批准书”。

3.开户单位将库存现金限额申请批准书报送单位财务主管部门，经财务主管部门签署意见后，再报开户银行审查批准，开户银行审查批准后，开户单位方可凭开户银行批准的限额数作为库存现金限额。[2]

（二）加强对坐支现金和随意使用现金的管理

该企业应实行收支两条线，现金收入应于当日送存开户银行，不准“坐支”现金。如开户单位当日确实不能送存现金的，由开户银行确定送存时间。如遇特殊情况需要“坐支”现金，应该在现金日记账上如实反映“坐支”情况，并同时报告开户银行“坐支”现金的金额与用途，便于银行对“坐支”现金金额进行监督和管理。

企业从开户银行提取现金时，必须在取款凭证上注明支取的具体用途，并由财务部门负责人签字盖章后，交开户银行审核后方可支取。因采购地点不固定、交通不便、生产或者市场急需、抢险救灾以及其他情况必须使用现金的，应当提出申请，经开户银行审核批准后，方可支付现金。其他情况均应以银行转账的方式进行交易，不得随意使用现金，同时开户银行也应对其加强管理，定期或不定期的到企业去检查库存现金持有量和使用情况。

（三）加强企业大额支现与小金库的管理

企业的开户银行或其他相关管理机构应加强对该企业大额支现的监管审查，严格按照《大额现金支付登记备案规定》执行，堵住大额支现漏洞。对于除工资、农副产品采购使用现金支付外，可以采用适当收费征税的办法迫使其自动放弃使用现金，主动采取转账结算方式。同时认真抓好“小金库”清理工作，狠抓现金管理，杜绝大额支现和“小金库”现象的发生。

（四）加强库存现金收支控制流程

库存现金收支控制的要点主要有：审批、审核、收付、复核、记账、核对、清点、清查。在现金收支控制系统各控制点中，“审批”、“核对”和“清查”最为重要。先由业务部门进行原始凭证的审批，这样可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性；再由财会部门进行账账核对，可以保证现金收付和会计核算的正确性，是及时发现库存现金收付和现金账务记录错误的主要环节，对于保证会计人员及出纳人员工作质量具有相当重要的作用；由清查小组进行库存现金的清查，可以保护库存现金的安全完整，是保护库存现金实物安全完整的最后一个重要环节。

（五）提高出纳人员素质

企业应想办法提高出纳人员的素质，这样才可以有助于企业的未来发展，可以聘请高学历的出纳人员，招聘财会专业的大学生或专科生。这样不仅可以为企业注入新鲜血液，增加活力，还可以使企业在工作方法上与改革接轨。同时年龄大的出纳人员也会无形中感到压力，使他们自觉自愿的自我充电，使工作人员更努力的工作。由于该企业是家族式企业，出纳人员为厂长的亲戚，那么外人的加入，无形中也可以帮助企业的内部控制监督更有效的进行。企业以持续经营为前提，任何工作都需要储备接替人员，以备不时之需。现在招聘大学生正好可以让其有时间将所学知识与实际工作相结合，熟悉企业的工作，更好地融入企业，将来更好地为企业效力。或者可以让在职的财务人员带薪进修，使其素质与工作能力有所提高，对企业非常有益。

[1]刘科.试论中小企业现金的管理与控制[J].企业论坛，2007，（5）:65-67.

[2]赵慧英.出纳工作刍议[J].财会通讯，2008，（4）:11-12.