人事档案管理机制改革建议

李雪波

摘 要：随着市场经济体制改革的不断深入，企业生产经营模式也在不断的创新与改革以适应社会竞争所带来的巨大冲击力。其中人事档案管理系统改革效果很大程度上影响着企业或事业单位运营的社会效益和经济效益型。文章结合我国人事档案管理的现状进行分析，探讨新时期人事档案管理机制的改革措施。

关键词：人事档案管理；现状；改革

0 引言

人事档案管理通过其他类别的档案管理形式一样，其工作内容包括档案的信息数据搜集、分类整理、资料的鉴定、数据的统计与检索、数据库的形成与信息挖掘等方面，不同之处在于人事档案的转递工作。目前我国在一段时间内还需要十分重视转递工作的管理，因为这关系到档案信息的完整与安全和当事人 的切身利益，在人事档案改革的大潮中，各个环节的工作都不能放松，应当努力创新，让人事档案工作更适应社会的需要。随着人事制度的变化，人事档案管理的模式与内容也将相应地发生改变。

1 人事档案管理的主要特征

在新时期的人事档案管理工作实践中，其工作的任务在于如何发挥企事业单位的最大化社会和经济效益。具体工作中，我们必须总结其发展过程中的历史经验，系统的分析和研究人事档案的形成规律和特点，在宏观和微观两个方面上分析人事档案材料的运转规律和其工作的各个阶段所应实现的不同价值。从总体上讲，人事档案管理主要有以下几个特征：

1.1 人事档案具有真实性和机密性

人事档案的真实性与其他类型档案相比有着特殊的含义，具有绝对意义上的资料真实性和管理上的保密性。每一份人事档案管理资料无论内容还是形式都必须保证期真实、可靠性，不得有虚假、想象、夸张和残缺不全的现象。以免导致对人才的整体评价产生片面性和错误性。人事档案的机密性，是指人事材料一经形成，由于其中涉及人员本身的自然情况、身体健康状况、经历情况等内容，尤其是当事人的重大事件、工作失误和家庭隐私等，所以在一定时间内是对外保密的，处于封闭状态，以维护个人利益不受侵犯。

1.2 人事档案是在人事部门中产生

各级人事部门为了正确地选拔人才和使用员工，就要形成有关人员的履历、社会关系、政治表现、文化知识水平、工作和学习状况等方面的人事材料。这些材料汇集起来，共同形成人事档案，能够综合系统地考察一个人的经历和才能，为用人单位提供丰富的信息和优质的服务。

1.3 人事档案具有动态性

人事档案并不会在形成之后一成不变，事实上在人事管理活动中还应当不断地得到补充。由于人员的成长是不断变化发展的，随着时间的推移和个人社会实践活动的增加，经历也会逐渐增多，因此，人事材料的归档不可能一次完成，需要不断地收集和追加，与时俱增，只有到一个人死亡才终止其归档材料的收集、整理，这也是人事档案管理工作的一个重要内容。

2 人事档案管理的改革措施

在人事档案管理改革对策层面，我们从理念、制度、体制、管理方式出发进行分析探讨。

2.1 更新管理理念

人事档案管理要将管理视野从原有狭隘的“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来，要充分整合反映个人成长、体现历史能力与现实能力的各类档案信息。做到这一点，人事档案管理将真正由约束管理走向服务管理，这种服务不仅服务于本单位的人事管理和单位内人的发展，更能够在未来服务于相关部门的人事管理及相关人的发展。市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。

2.2 改革管理体制

（1）改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。

（2）要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。

2.3 创新管理方式

（1）加强人事档案的信息化建设工作。在新的形势下，从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。

（2）建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类机关企事业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

（3）建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在机关企事业单位人事处（人力资源部），是机关企事业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。

3 结语

人事档案立命在内容，发展在利用，对人事档案利用工作进行改革是人事档案基业常青之关键。人事档案利用，要从过去的侧重为管理者所用转向为个人所用、为组织发展所用、为人才队伍建设所用上来。人事档案管理改革重在利用改革，我们通过利用工作的有效开展，最终使人事档案成为与每个人真正息息相关的事物。

参考文献

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