浅谈中职学校档案管理存在问题及对策分析

路艳

摘 要：中职学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就中职学校档案管理现状及存在问题分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

关键词：中职学校；档案管理；存在问题；对策分析

学校档案是学校教育教学活动完成后遗留下来的原始材料，它是学校教学成绩的记录，还是学生对教学效果的认同情况记录。所以，对学校档案的管理工作，是摆在学校日常工作中的一道难题，也是衡量学校管理水平的重要依据。做好学校档案的管理工作，对整个学校有着极其重要的意义。

1 中职学校档案管理的重要性分析

1、对学校档案管理，有利于学生素质的全面提高。学校档案是一部活的资料，他不仅能够掌握学生的原始的基础资料，还能起到了解学生思想品德、学习状况的作用。这对培养他们的学习能力和道德水平，有针对性地引导他们树立正确的人生观和价值观，有着重要的作用。

2、对学校档案的严格管理，有利于学校对日常教学经验的总结。一方面，长时间学校档案的积累，真实地反映了学校教学活动的情况，为我国的学校教育改革提供了丰富的资料。另一方面，学校领导和教师应用档案中高价值的信息进行参考，促进教育教学的管理和创新，对教学方法形式进行革新，充分发挥教育者的主观能动性，起到增强学生学习兴趣，提高教学质量的作用。因材施教，促进学校整体教学水平和管理水平的提高。

3、对学校档案管理有助于学校对教学规律的研究。学校通过对教学档案的研究，能够及时的发现问题，反馈信息，找出教学中普遍存在的规律性东西。比如说学校可以通过对档案的研究工作，了解教师教学和学生学习的情况。对学校教学的有序进行制定规律。同时挖掘教学中的科学方法，从而最大限度的提高教学质量。

4、对学校档案进行管理有利于学校各项工作的发展。在学校档案中，不仅是记录了优秀的教学和管理成果，还记录着学校曾经出现过的失误和不足。特别是这些反面的教训，对学校的决策做出重要的依据，保证其顺利，有着不可企及的意义。同时，还有助于学校教职人员提高警惕，避免再次出现类似的失误。

2 当前中职学校档案管理工作中普遍存在的问题

1、责任意识淡薄。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用认识不高，档案意识不强，责任意识淡薄。学校也是一样，相当一部分教职工包括部分领导干部对档案管理工作的认识都存在一些误区，认为学校的主要工作是教学，档案工作就是保管好资料的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能查阅就行了。对《档案法》学习不够，对档案法规了解不透彻，认识不到档案管理的重要性。自然就会轻视档案工作，忽视档案管理工作的重要性，更无责任意识。

2、硬件设施落后。学校的经济条件普遍不好，不少学校的经济条件还很差，有限的资金大多都投入到教学工作中去了。对档案管理工作的硬件设施很少投入。对档案管理工作必备的条件解决落实不够，有的学校特别是个别中小学没有专用档案室；有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的整洁及完整；有的学校档案管理工作必备的工具都无法购置齐备。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买如电脑、复印机等现代化的设备，专业人才引进困难，甚至人才流失。

3、管理力量薄弱。学校档案管理工作长期未得到应有的重视，在人员配备上更是如此。从事学校档案管理的人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。有的学校档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，造成归档的材料还不够真实和准确。有的学校档案管理人员更换频繁。大多数学校由于人多事杂，一旦内设机构调整，岗位变动，档案管理员也随之更换。档案资料的收集中间就会出现许多漏洞，管理力量薄弱就成了现实。

4、管理水平不高。档案管理工作是专业性很强的工作。档案管理工作者必须具备档案管理的专业知识，对档案管理的工作内容、工作流程有详细的了解，并熟悉档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程。目前，多数学校的档案管理员对档案专业知识是靠上级档案部门组织的一些档案业务培训获得的。在实际工作中又不能很好地结合学校的实际进行实践。每个学校的性质不一样，档案管理工作内容自然有所区别。档案管理人员的文化素质不高直接影响档案管理水平的提高。当今时代，要求档案管理人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。而现实状况是，学校的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。有的学校虽然配了电脑等现代化的设备，但是，未能很好地发挥作用。

5、开发利用不够。学校档案管理工作大多还停留在档案工作的初级阶段。档案管理人员充当的是保管员的角色，对编研工作重视不够。有的学校档案管理人员只重视每年的大事记、机构改革、领导更迭、党员登记等资料的编写。有的在信息开发和编研工作上存在认识误区，编研资料质量差、利用价值小。

3 当前加强中职学校档案管理工作的对策

1、校领导重视，不断完善档案管理工作体系。学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。

2、利用专员管理，强化档案管理工作基础。优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识；另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。

3、全民参与，增强档案管理工作意识。通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科（组、处）室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。

4、规范管理，保证档案管理工作质量。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5、实现档案管理现代化，提高管理效率。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

参考文献

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