向管理要效益之精益管理面面观

温殿平 肖继军

现代企业的盈利方式多种多样，市场需求的多样性导致了商业模式的千变万化；能在商海中生存下来，必然有其独到的盈利点。其实，在众多的盈利方式中，有最最基本的、然而也是最容易被忽视的，就是企业的精益管理，通过精益管理降低企业成本，做好“节流”，有时甚至比“开源”见效更快，收益更高。

一、办公环境的精益管理

一直见到有公司在办公管理中提倡节约，提倡各种节能方式，但因为缺乏制度化的管理，到后来也就流于形式，不了了之。

办公室精益管理其实包括很多方面，举个最简单的例子，比如办公室电源的管理，既是公司行政的工作内容，又是员工管理工作的重要内容。很多公司的管理者要么认为无足轻重，要么是知道浪费严重，却又懒得管，或者不知道怎么管，雷声大雨点小的搞次运动也就过去了。

在公司里常常会看到复印机、打印机、碎纸机、办公工位电源甚至饮水机电源等常年处于开启状态，好点的会自动进入休眠节电状态，差点的就成了常年处于耗电状态。这个能耗是惊人的。常年累积下来，视办公面积的大小和办公设备的多少，每年浪费的能源姑且不计，浪费的支出也是几万、十几万不等。

如果上述支出转化成企业收入的纯利润的话，估计没有几百万的毛收入是赚不出这个利润的。

怎么才能做好办公硬件的精益管理呢？

见效最快、效用最长久的莫过于建立办公室精益管理制度。

以某香港上市的金融公司为例，该公司因员工数量多，办公场所分散（沪市金融区三个5A级写字楼都有它的专属楼层，分布在全国各地还有十几个办事处），精益管理做的相当到位，通过实施精益管理，现在每年的行政办公费用比精益管理实施之前节省了近30%。那么它是如何做到的呢？

首先是运用SMART法则，把日常办公环境管理分解成可量化、易执行的几个关键指标，制定行政工作的精益管理工作的KPI指标，设立可行的年度绩效考核计划。

其次，建立目标后，严格执行。每天固定两次的办公环境巡检，做到上班前、下班后的电器、电源检查、关闭工作纳入行政工作内容中；做到每天下班前把电器、电源关闭，第二天的上岗检查，既要记录前一天的电源管理状况，也要把当天的电器提前打开，供员工一上班即可正常使用。通过不同班组员工的交接监督，有效提高管理制度的执行效率。

再次，有了目标，有了制度，通过每年的绩效考核认真对待。每年的年终绩效考核，是把年度的工作指标和执行情况检验的最佳时机。制度的合理性和执行力度，是年终绩效考核的重要考量因素。绩效考核的结果直接影响到年终奖金的发放水平和来年的岗级晋升，是最有力的经济武器。

有制度、有执行、有检查、有考核，何愁精益管理工作不到位？

二、企业采购的精益管理

由小及大，讲了办公行政工作的精益管理，就要再讲公司日常管理工作中比较容易出问题、不精益的几个环节，比如公司的采购。有的公司就因为采购管理制度不到位，为了避免出现交易黑幕或员工渎职，甚至每年都会更换采购部员工——貌似严格，其实是对人力的极大浪费和不尊重，对部分遵纪守法、维护公司利益的员工更是明显不公。

在精益管理和公司内部稽核方面做的比较好的首推世界五百强的几家外企，他们的自查、自纠工作做的十分到位，有一套完善的机制和完全独立的稽核机构。

以采购为例，精益管理的缺失带来的直接后果是什么呢？是公司资产的隐形流失，是公司花了大价钱，却买不到员工能享受的对等质量的服务。

日常采购的制度化管理、引入竞标机制，既是对公司的精益管理也是对采购部员工的保护。

以某大型金融上市公司为例，该公司每年都会采购大量的某世界名牌拉杆箱作为新员工的转正礼物和入司三年庆的礼物之一。该品牌的箱子采购量惊人，当然其他方面也很惊人。比如多年来采购价格在品牌价格一调再调的形势下从未有过大的变动，表现出惊人的稳定性；再比如当拉杆箱的流行版式已经从两轮滚动变成四轮多向调节，该拉杆箱仍然维持两轮的坚定面孔，并且采购价远远高于四轮箱子的市场零售价格。

这是很奇怪的事情。其他的姑且不论，单就该公司的供应商管理和内部稽核制度来说，这是相当不精益的。企业为了满足大量公司员工的业务出差需要，能为员工准备名牌优质拉杆箱作为员工福利之一，首先是公司有员工至上的意识，其次是公司具备相当的经济实力。政策是好政策，可千万别被歪嘴和尚念歪了经，好心办坏事。

精益管理的重要性在这里就能体现出来。

在这个环节，怎样才是真正的精益管理？

精益就是要建立嚴格的采购管理机制，构建严密的采购监督机制，适当的时候，要引入独立第三方作为相关行为的牵制方和监管方，要学习、引进、建立严格的采购管理系统、供应商管理机制。

以该公司为例，首先要建立一个清晰、严格的采购工作流程和三人以上的采购招标团队。

作为一个国际化的大公司，每年的员工福利采购量是惊人的，这样的采购量，至少要有一个基本的多家供应商询比价过程：

同一品牌的不同供货商的询价比价，同类货品不同品牌的供应商询价比价——询价比价过程公开、透明，信息明朗，每一次采购都要形成清晰的采购过程留痕报告。这既是对公司财产的保护，更是对从事相关工作员工的长远保护。利益面前难免有立场不稳的情况发生，用严密的制度来规避相关的风险，提醒员工违法、违规的后果，是极其重要而且急迫的。

其次，要建立有执行力、严格的稽核制度。

公司的任何经济行为，事前规范、事中管控、事后查验，都需要稽核部门的全方位介入。

上述举例的公司在后勤采购和稽核工作上都是严重的漏洞的：后勤采购无管理，稽核工作流于形式，这是该公司严重的失分之处。

那么，如何才能真正发挥稽核的作用呢？说起来很简单，那就是把稽核部建设成为一个独立于公司各个执行事业部之外的监管部门，稽核部的每一个人都不应该是终身制，而是从各个职能部门抽调上来的、精通业务的骨干员工甚至是高层管理者，任期一年到三年不等。稽核工作完成后，回到原部门也有相当的职位在虚位以待，解除稽核部员工的后顾之忧。

因为他们都有在不同部门、不同岗位的丰富工作经验，对于在稽核每一项目中出现或可能出现的风险或潜在危险都有相当的遇见性。

事前的风险提示做到位，任何不符合公司利益的项目或举动，都有一票否决权。

不同部门、不同项目的事后随机抽检，一定要做到严格检查、严密组织，一旦发现问题，严肃处理，绝不心慈手软。

稽核部的好处还远不止这些。除了防范风险之外，通过抽调、轮换的这些公司骨干，把公司对任何渎职行为的打击力度和态度潜移默化到位，无形中减少了企业员工的违规行为和违规次数。

用稽核制度管控公司的采购行为、市场项目，有百利而无一害，值得任何有志于做长远考虑的企业认真学习，认真管理。

以该上市公司的管控体系为例，至少这个采购行为不能是由某一个单独的人自说自话，搞了一堆报价单，做了一通稀里糊涂的比价后就直接拍板决定，而是应当有个严密的机制，有个严谨的、可以允许不同声音存在的团队一起做这个事情，科学的、合理的来做这件事，把它做好，做到实处。

再算一个简单的经济账，实行了采购管理的精益，就相当于每年多收入几百万、上千万的合同；每年节省的费用，就是公司的纯利润，那是上百万的利润呢。

三、人才的精益管理

说了物，讲了事，现在该谈谈人的精益管理。

说到底，人的精益管理才是最大的精益管理。公司事、企业事，靠的就是人的管理，人的做事。只有人才管理精益了，其他的才能跟着精益到位，否则一切都是空谈。

人才是有阶段性和区域性的。在某个发展阶段里他是人才，过了这个阶段可能他就不是人才，反而会成为企业发展的桎栲；在A岗位他是人才，换成B岗位，他可能就是个庸才。让合适的人在合适的阶段、合适的岗位做合适的事，这才是最大的精益。

仍以某大型金融上市公司为例，公司的高层管理者是认同企业的精益管理的，也深刻认识到人才的阶段性和局限性，在大大小小的公司例会上也不止一次的提出过相关的论点和思路。然而，知道和做到又是两回事。

作为企业的领导，一定要清楚的知道，自己的下属哪个是将才，哪个是帅才。自视甚高、眼高手低的人多了去，要懂得取舍。有些人是跟着自己闯关东的老部下，不忍割舍，将就其位。于是其领导下的某部门、某岗位就出现员工流失率特别高的情形，也出现了种种上述怪现象。有管理，不精益；有思想，无行动。

作为企业的高层管理者，一定要清楚的知道，企业培养一名员工，招聘成本是多少，培养成本是多少，把他转化成人力资本又要耗费多少成本，这样才会对企业流失的员工率有一个清楚的认识；然后对流失的原因，要有个深层的认识：

是员工的什么需求没得到满足引起的离职？

被动淘汰的员工，也要看一下，是员工自身的原因还是团队的原因，还是领队的原因？更有甚者，是不是在招聘环节就出了問题，才导致人岗的不匹配？

对于公司的每一个员工，都要把他们视为公司的宝贵资产。对他们仔细甄别，善加利用，才不会造成人才的浪费和人力的闲置。

这个环节的精益管理，既要有人力资源部门的工作到位，也要公司管理者对下属、对公司员工的深刻了解和随时关怀到位。要做到不能轻易的招聘员工，更不能轻易对待离职的员工。任何一个职位的聘用和员工的晋升，都要做到确实能力和岗级相匹配才能入位，不能将就其职。

精益管理的精髓就是：“人尽其才，物尽其用。”短短八个字，却是知易行难；看似简单，真的做起来，相差的何止是万水千山。

没有监督的权力是可怕的，没有监管的管理同样令人瞠目。做好物事人的精益管理，从日常的管理为公司带来的经济效益，是不可小觑的。

期待更多的公司除了重视市场之外，更能重视企业的精益管理，为企业的大发展带来更多的、更好的效益，这也是企业扩大盈利最为简便的方式，也是最直接、最长久的管理方法。