谈推进电子系统文件归档工作

白羽

目前，大多数基层档案室计算机的应用单一，使用功能简单，仅用于档案登统或文件编印贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。办公自动化、无纸化，充分利用和发挥现有微机的潜能，提高档案利用率，拓宽了服务范围。从文件的起草、签发、催办到归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，使档案的生成方式发生很大变化，档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息提供利用。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，系统的协调组织、加强管理和科学决策，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的途径，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立完善归档制度。档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等各业务部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。

推进档案信息自动化的关键是人。加强培训提高业务素质和稳定的技术人员是档案信息自动化的根本，依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。将电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏丢失，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着单位计算机信息管理网的建立与发展，多数文件由办公网网上流转。这些文件经过各业务管理部门签批、签办，反映本单位职能活动的概貌，是归档的重点。对于未传到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。随着每年数据的更新，过期数据应由信息技术人员按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

推进自动化，提高档案标准化、规范化水平。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。？？？自动化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。有重点地抓好数据库建设。档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。其中主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

慎重选定技术路线。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。充分发挥系统建设资金的使用效益。档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

实事求是地改进管理体制。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。