文书档案管理的信息化建设分析

王晓燕

[摘 要] 文书档案的管理工作是档案工作的重要构成部分，随着社会的不断发展，传统的手工登记、人工查询的档案管理模式暴露出了很多弊端，文书档案的信息化具备传统的管理方式多不具备的优势，本文结合工作经验，研究和分析了现代信息文化档案和传统文书档案管理的主要差别，在分析了传统文书档案的管理弊端之后，对现代文书档案的管理结构和功能进行了详细的介绍。

[关键词] 文书档案； 信息化建设； 构成； 功能

[中图分类号] F272.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0070- 01

0 引 言

文书档案管理是以整理、搜集和保存文档资料作为主要内容的工作。文书档案管理的过程中通常会涉及到多种文档，如果管理不慎就会出现混乱。另外，文书档案有着一定的机密性，对文书档案进行科学的管理十分重要。采取现代化文书档案管理能够有效地避免传统文书档案管理中的各种缺陷，较为有效地降低了管理人员的劳动量，大大提升了文书档案的管理效率，因此，在工作中掌握现代化的文书档案管理方法有着十分重要的意义。

1 传统文书档案管理的问题分析

1.1 借用文档必须要到档案室，文档的使用缺乏时效性

传统文书档案管理下，要想借阅实体文书档案必须要到档案室现场，在寻找文档的时候还需要消耗很长的时间，这对于异地的工作人员来，查阅文档的难度很大。另外一些十分重要的文档一般只有一份，所以当多个使用者同时想借阅的时候，就会产生很多矛盾，使得档案的管理缺少时效性。

1.2 文书档案容易发生损坏

传统的文书档案在保管的时候多是以纸质档案的形式进行保管的，不少档案资料年代久远，具有十分重要的价值。但文档在使用和翻阅的过程中，发生损坏是不可避免的，这对于文书档案的管理十分不利，一些珍贵档案一旦损毁将难以再生，给文书档案管理工作带来巨大的损失。

1.3 文书档案的管理较为复杂

传统的档案管理在进行借阅的时候必须要进行详细的登记，另一方面文书档案涉及到的部门特别多，需要专门的人员对档案进行分类存放，审查和编目，工作量比较大。另一方面文书档案在归还的时候同样有着比较复杂的程序。

2 文书档案管理信息化的优势分析

在文书档案管理中采取信息化的策略，可以有效地实现文档储存状态的实时在线显示，在使用者需要借阅文书档案的时候，就可以通过进行网上借阅，从而避免了发生阅读排队的情况。同时还可以通过网络来查询所需要借阅的实物档案的适时动态，这在很大程度上提升了工作效率，提升了文档的阅读率。另一方面，信息化档案管理过程中，可以通过保密权限的设置，在一定程度上避免发生档案泄密的可能性。最为直接的是在使用了信息化文档管理的过程中能够大大减轻工作人员的劳动强度，减少了人工查找和归档的手续，提升了文书档案管理的质量和效率。

3 文书档案管理信息系统的功能和构成

文书档案管理信息系统一般由数据库、文档管理程序、各个功能程序和打印系统构成。该系统一方面可以对数据库进行查阅、修改以及归档的操作，同时还可以为权限范围内的用户提供界面，使得用户和数据库直接对话。数据库是整个管理系统的核心，各种程序板块主要是围绕数据库进行的各项操作。文书档案管理信息系统主要有以下功能。

3.1 分类查询

文书档案管理信息系统具备强大分类查询功能。管理人员预先对所有文档进行分类定义，比如行政、财务等方面，同时在数据库里面设置文档所对应的代码表，同时建立文书档案信息表，将两者进行关联，这就可以很好地解决查询、检索的问题。使用者在搜索的过程中可以通过文书档案的编号、名称、作者等关键词来进行准确查询。

3.2 权限管理

在文书档案管理信息系统中可以设置一般用户和管理员，管理员对系统有进行日常维护、修改等权限，一般用户只能在登陆之后阅读或者是下载文档，同时可以在网上进行文书档案的检索、查询，了解相关的信息。

3.3 文档增加

当有新增加的文书档案的时候，系统则会自动根据文档的页数、名称和归档日期等生成可以识别的代码，同时和该新文档建立起密切的映射关系。

3.4 模糊查询

用户并不十分清楚地了解所需要的文书档案的时候，也可以根据印象输入关键词来进行查询，系统根据用户所输入的关键词来进行模糊查询，将可能的文档进行锁定供用户选择。这种方式有效避免了因为使用传统的手工检索而逐一进行查找所产生的弊端，提升了检索的效率。

4 文书档案管理信息系统的设计结构

文书档案管理信息系统包括了档案管理、档案查询、档案借阅以及系统维护几个方面。用户在借阅档案的时候，首先要进行登录，随后在档案查阅模块搜索自己所需要的文书档案，确定后可以下载或者是直接阅读。这个时候档案借阅模块会记录下借阅人的相关信息，这样就完成了系统查询、登记、统计等方面的管理工作，这大大地提升了档案管理工作效率，实现了档案工作的科学管理，增强了档案管理工作的效率。

5 结 语

伴随着科学技术的不断发展，传统的文书档案的管理方式已经难以适应人们日益扩大的文书档案查询、借阅需求，传统的手工为主的文书档案管理方式弊端日益显露，这给文书档案的自动化管理提出了较高的要求。文书档案信息化建设可以有效地解决档案管理中所产生的问题，提升文书档案管理的效率。作为文书档案管理的工作人员必须要转变传统的观念，以现代化信息化的管理手段加强文书档案的日常管理，这样才能满足时代发展的客观需求，提升文书档案管理工作的质量。