浅议高校人事档案在人力资源信息化管理中的作用

吴晓琴

[摘要] 人力资源信息化管理是以人事档案为基础建立的人才信息化管理服务平台，通过系统功能对信息进行统计分析及处理，获得相关参数于预测组织人力资源需求，继而做出人力需求计划和有效的人力调配，使人力经常保持在最佳比例，从而实现组织壮大与个人能力发展的管理者战略方法。

[关键词] 人事档案； 人力资源信息化管理； 作用

[中图分类号] F272.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0066- 02

高校人力资源信息化管理是科学管理人才的重要手段，是人事工作质量水平上台阶的必然选择。在高校的干部师资队伍建设中，人事档案是选人用人的有效凭证，是人力资源合理配置并让人力价值最大限度予以体现的载体依据。高校人力资源信息化管理是以人事档案为基础建立的人力资源信息化管理服务平台，通过系统功能对信息进行统计分析及处理，获得相关参数是制订人事管理方案的科学依据，如预测组织人力资源需求并做出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织和调配、考核绩效并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以实现最优组织绩效等。实施人力资源信息化管理能提高工作效率和服务质量，对推动学校信息化建设起着积极的促进作用。

1 人力资源信息化管理是时代发展要求

高校是人才聚集的地方，除培养人才、科学研究外承担着服务社会的重要职能，因此人才信息和人力配置是关键，传统的人事管理终将被发展抛弃而实施战略转型。

（1） 高校快速发展规模扩大，人才引进教师数不断增加，人事管理愈加繁重，人力资源合理调配矛盾突出；再因受编制数限制下确保校内正常运转，编制外聘用人员将长期存在，流动中的人事档案可能出现多头现象，本单位建立的档案信息可能断裂不全，给人事管理特别是人事档案管理带来较大困难和压力。因此，实施人力资源信息化管理是提高人事工作管理水平的必然选择。

（2） 人力资源信息化程度是高校信息化建设水平的重要标志。近年来，高校信息化建设在不断完善和加强，但多数高校人力资源信息化建设还处于起步阶段，内容单一信息化程度较低，人才信息服务与社会需求存在较大距离，不仅抑制了档案信息资源的有效利用，还抑制了高校人才资源快速服务社会需求时限，同时也丢失了个人能力与组织发展壮大的机会。人力资源信息化管理是将先进的软件与信息技术完美结合，以原始人事档案为依据而建立的信息化管理服务平台，让档案信息数字化，实现档案信息电子保存与利用，优化工作模式使人力资源管理从“事务型”向“战略型”转变，极大提高工作效率和服务质量，推动学校信息化建设整体上台阶。

2 人事档案是人力资源信息化建设的核心内容

2.1 人力资源信息化系统设置以人事档案为依据

① 人力资源系统设置采用“框架加模块”，框架是组成人力资源信息系统的支架，包括系统范围、系统体系结构、系统总体流程、需求分析等。模块是系统内不同内容板块，是系统内容主体；系统范围是人事管理权限内全部人员的基本信息及对信息的利用权限；系统总体流程是系统的结构走向；系统体系结构是人力资源系统模块的分布结构。② 模块也是构成人力资源信息系统的多个数据项，模块数据项涉及的内容多、范围广，涵盖了人事档案全部内容。模块包括：员工基础信息 、公招聘用、就业合同 、薪酬绩效、培训管理、报表管理、人事异动、统计查询、预警分析、档案管理等，各模块内容的综合体就是一份完整的人事档案。

2.2 各模块内容是人事档案的具体呈现

在档案管理模块中，主要记录职工的档案去向及存放情况，包括在职和离职职工的档案传递记录，档案由何单位转入或转去何单位及档案传递的原因等。在职工基础信息管理模块中，显示教职工的履历，职称评聘，政治面貌，培训经历，劳动合同，薪酬绩效，职务变化，行业学会、协会教师荣誉，如教学成果奖、科技成果奖、 教学名师、优秀教师、科学技能、教育科研、论文著作、专家学科带头人等重要信息，这些信息分别是人事档案一类至十类的内容，是一份较完整的人事档案再现。各模块具有添加、修改和删除功能，定期更新信息，信息更新的同时人事档案也在不断的丰富和发展。

2.3 提高档案利用率体现档案价值

人事档案由人事部门建立和保存利用，属个人享受国家所有的宝贵文献，内容信息涉及到知识产权、个人隐私权的保护，在管理利用中必须遵守严格的管理制度，因此，档案使用在一定范围内受到严格限制成为死档。人力资源信息化管理将人事档案信息科学合理地集合于系统各功能模块中，信息内容能及时得到添加、修改和更新，又能确保信息真实性和完整度，教职工能合理利用自己的信息，档案利用率大幅提高。有的信息可通过职能部门提供，信息曲道可靠有保障且速度快，如科技类信息从科技处导入、教务类信息直接从教务处导入等，经人事部门审核认定后更新。信息利用体现以“人”为本，教职工通过微机终端和系统互联，能联网查询、更新个人的基础信息；院系各级领导能分别查询、统计全院或本系教职工基础信息等，提高信息利用率体现档案价值。

3 人事档案在人力资源信息化建设中的作用

3.1 人事档案是人力资源信息化建设的原始支撑材料

人事档案作为重要存储器记载着人才重要信息，是高校人力资源的宝贵文献。它历史地、全面地记录和反映个人基本情况、学习、工作经历、德、能、勤、绩等表现及发展过程。通过它可以了解教职工过去，预测发展潜力，让各具特长人才各施其长，最大限度地发挥人才效力；同时为组织人事部门选拔干部、制订师资培训、人才队伍建设等方案提供重要依据，是人力资源信息化建设的原始依据及载体支撑材料，没有人事档案就没有可靠、可信、可用的人才信息值得利用。所以，人事档案对人力资源信息化建设起着重要的保障作用。

3.2 实施人力资源信息化管理能提高高校社会核心竞争力

高校不仅是培养人才的场所，也是专家学者汇集的地方。个人学术成功所取得的重大成果或成绩，大都有着不凡的奋斗经历和艰辛的发展过程，在研究领域中取得突破性成绩跃居国际或国内先进水平，在行业或专业领域中位居前列成为有影响力的高级专家或科学家，不仅是国家宝贵人才，也是高校发展不可缺少的栋梁。随时间和社会发展，代代专家学者前仆后继青出于蓝而胜于蓝，唯有人事档案全面清楚记载着他们成长发展及取得成绩的全过程，人力资源信息化管理将高校的先进文化和科研成果有效服务社会，对内激励教师们健康向上不断奋进努力做出新业绩，对外能树立高校形象增强社会核心竞争力起着积极的促进作用。

3.3 人事档案能促进人力资源合理配置

以人事档案为基础建立的人力资源信息化管理系统，通过系统功能对信息进行分类、汇总、统计和分析处理，获得的统计数据作为人才配备的科学依据，能有效对人力进行科学分类、管理和使用，将长期需求与眼前问题相结合进行合理调配和规划，如专业人才需求、学科结构人力组合、职称结构、年龄结构等不同情况的配备；根据人才能力和人才专业优势的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而选择人，将人才配置到最能施展个人能力的岗位，充分发挥人才的特长及主观能动性，使人尽其才；为避免人才堆积和学非所用现象，促进在组织内部进行部门之间、院系之间、专业之间人才合理有序地流动，快速为各部门、各专业学科发展需要合理配置人力，以实现人事管理目标。

3.4 人事档案促进人力资源需求预测科学化

高校规模迅速发展是影响人力资源需求的主要因素，人事部门对人力现状进行有效合理分析、合理调配，有效的人事档案是提供分析当前组织内部人力资源状况是否符合组织变革与发展需要的凭证，并对制订科学的人力资源管理计划或人才调配实施方案起着决策性的指导作用。反之，脱离人事档案支撑而提出的人力资源需求预测信息是没有客观依据的，其结果必然是不科学而盲目无用的。

总之，高校人事档案与人力资源信息化管理关系密切。人事档案是人力资源信息化管理过程中采集信息的有效载体，也是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、管理人才的唯一凭证。没有人事档案作为保障就没有人力资源信息化建设和使用，也不可能做出人才需求科学预测和人力资源合理调配方案；离开人力资源信息化管理的人事档案，其档案有效利用率较低，档案价值不能充分得到体现。人力资源信息化管理与人事档案管理具有互相促进，互为发展作用，人力资源合理配置能促进人事档案管理规范化制度化；而人事档案的科学化管理，能推动人力资源信息化内容更丰富、服务更加全面，科学预测和科学管理人才更加精准，最终达到人尽其才、科学用人的目的。

主要参考文献

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[2] 孙迎滨. 浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J]. 科技向导，2011（33）.

[3] 蔡登峰. 高校人事档案信息化管理[J]. 档案管理，2011（6）.

[4] 黄庆辉. 人事档案管理在人力资源管理中的作用初探[J]. 中国新技术与新产品，2011（14）.