论网络媒体在企业办公管理中的意义和应用

龙源

摘 要：服务型行业办公室工作作为管理的枢纽，既上接领导下通职员，又密切联系用户和来访者，起着承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁作用，在网络日益繁荣普及的今天，网络已成为办公不可缺少的重要工具，因此，加强办公网络管理，促进网络正常安全运行已成为办公室工作的重要任务之一，办公室秘书要充分利用网络服务于工作的各个环节，及时准确地了解有关信息，进行计算机分类储存和检索，细心选择材料和使用，加强与用户和相关企业的密切联系，保障网络安全并及时维护。

关键词：煤气化公司；网络管理；办公室；太原市

中图分类号：G206.2 文献标识码：A 文章编号：1672-8122（2013）06-0073-02

服务型行业办公室工作作为管理的枢纽，既上接领导下通职员，又密切联系用户和来访者，起着承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁作用，是企业对外的门户和形象代表，关乎着企业的工作质量和效率，尤其在网络传媒日益繁荣普及的今天，服务型行业办公室工作对网络管理的要求越来越高，网络已成为办公不可缺少的重要工具。因此，加强办公网络管理，促进网络正常安全运行已成为办公室工作的重要任务之一。

一、充分利用网络服务于工作的各个环节

太原煤气化集团公司是一个煤炭综合利用的大型联合企业，公司已形成煤、焦、气、化、电及燃气输配、管理为一体的产业链条，公司致力于打造煤炭综合利用多联产量最具竞争力的企业集团。因此，办公室应围绕公司的中心工作，充分利用网络优势，提高工作效率。

（一）了解有关信息

在日常工作中通过网络等渠道不断了解对公司有关决策有影响的国家或地区的政治、经济形势等各方面情况，分析有关信息对决策者的影响，以便采取相应的措施。随时储存有关的政策法规包括国家路线、方针、政策和领导的有关重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等；业务往来信息包括上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府决策者部门的管理性、业务指导性的办法、细则等，通常以内部文件、公函等形式下达；注意收集相关人员的年龄、职称、学历、性格、气质、志趣、爱好、嗜好、家庭、生活经历与阅历等，以供决策者全面权衡利弊，作出正确的决定，调整人力资源配置，进行合理的人事统筹，完成大局工作。注意分类本单位内部的、来自上下两方面的信息，以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。来自上级领导的如工作计划、单位决策者的指令、批示、会议记录、会议纪要等；业务往来的如合同、协议书、工作函件等；来自下层业务部门的各种工作报告、总结、产生报表、业务记录、账目等。随时掌握和了解来自人民群众、媒体等对企业的信件、来访、电话等中所反映的正负两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本企业的评论；对不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较或同类事务不同阶段之间纵向比较，比如销售额的月同比、年同比或同一单位对在不同时期的安全、成本、数量、质量等情况作纵向比较，以便看出进退盛衰，并自我总结经验，找出失误和教训。还需要了解与本企业有关的国家社会发展、经济发展、科技发展等信息。只有这样，对事物的认识才可能是全面、科学地，对工作或事业的预测、决策和规划才可能是正确地。

（二）计算机分类储存和检索

1.计算机分类。参照“档案系统目表”，如企业信息初步分类：行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、企业产品、基本建设、设备仪器等大类。行政管理大类又可细分为：行政事务、法纪检查、审计工作、人事管理、教育培训、治安保卫、后勤福利、外事工作等小类。经营管理大类又可以分为：经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、综合对比（本企业与竞争对手）分析等小类。每一小类还可以分为若干细类。不管一条信息是否被领导采用，都应该存储、归档。

2.信息储存。原件存储：如文件图纸的原稿、正本、录音带、录像带、胶卷底片、实物等储存；目录、索引存储：编制目录、索引置于原件之前一并储存，以便检索、查找；软件存储：信息资料制成软件，存储于光盘或其他电子介质。

3.根据工作需要及时检索有關信息。

（三）细心选择材料和使用

1.在收集、选用信息时必须紧紧围绕领导的需求，力求贴近领导意图，信息要精确。只有向领导关心的大事和领导的关注点贴近，才能切实服务于领导。在整理此类信息资料时，一要找准位置，站在领导决策需求的角度分析问题、解决矛盾，想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需。二要把握领导工作的需求，根据上级领导机关和本地区、本部门决策者或管理者的工作部署和决策意向，有意识、有目的、有重点地收集和选择信息资料，并加以全面系统地归纳、综合和概括，才能把准确的信息提供给领导。三要抓中心，不可孤立地看待信息的“好与坏”，而必须以领导近段时间的工作中心为准绳。

2.筛选典型资料，突出代表性；筛选新颖资料，提高针对性；筛选出简洁资料，增强可读性；挖掘可用信息，增强创新性。提供信息应注意适事、适时、适度、互动。

3.把经过加工的、系统的、有用的信息，按照不同对象的不同需要，利用文字、电话、传真电报、密码电报、互联网络等不同载体，及时送到使用者手中，以达到充分利用之目的。在信息加工完成之后，当领导层作出决策和规划之后，就应当及时、准确无误地将这些信息传递给所有应当了解和掌握这些信息的部门或单位，尽快使领导层的主观信息转化为广大群众的客观行动，并转化为现实。

在信息管理过程中，必须正确处理好各个层次之间相对存在的整体和局部、微观和宏观的关系。要综合、全面考虑影响发展的各种因索。要用对立统一的观点看待形势，要以系统、联系、层次的观点去分析趋势。任何信息都不是僵死的、孤立的。

因此，作为现代秘书人员，只有善于进行辩证的推理，才能从有限的信息中推断出更充分、更长远、更广泛的意义。秘书人员的信息处理能力同其工作效率密切相关。如果秘书人员获取、运用信息能做到全面、及时、准确，那么以此为依据提出的建议或进行咨询，就会有较高的实际价值。反之，不仅难以提出正确的建议，而且会使秘书人员的日常事务工作因加工后的信息不全面、不及时、不准确、而陷入被动状态。秘书的信息工作也是一门艺术，而且是实用价值很大的一门艺术，只有熟练地驾驭它才能高效能、高质量地做好信息工作。因此，作为现代秘书，必须具备较高的信息管理能力，并且科学、系统地来进行信息管理工作。

（四）加强与用户和相关企业的密切联系

网络在收集民意、统一管理、信息共享、网上服务、社会监督等方面有突出优势。网络是反映用户民意的晴雨表，促进社会沟通的桥梁，化解社会矛盾的减压阀，实现社会公正的助推器。因此办公室工作人员要充分利用好网络资源服务于用户和相关企业，建立良好的信息沟通渠道，及时准确地上报有关信息和处理有关问题。

二、网络安全与维护

（一）网络文档的建立

办公室网络管理人员对了解到的有关信息应及时分类储存，建立文档。应该正确记录所有在安装网络硬件和软件时计算机和网络适配器的配置信息，也包括网络故障的恢复方案、备份步骤和日程，存储和解决方法的记录、用户请求、维护记录及长期和短期的网络扩充计划，并且持之以恒地记录网络情况，这样网络突然出现问题就可以及时处理，许多错误和混乱也可以避免。

（二）网络管理与维护

应实施计算机常规检查、周期诊断和防护性的维护；利用图书、期刊、自学以及日常积累的经验，尽可能多地收集信息，以便于及时排除网络故障；软件管理是網络管理的重要日程，包括添加新软件、升级现有软件和删除过时软件。

（三）网络安全

要想保证网络安全，应同时做好边界防护和内部网络的管理，要保证只有授权的用户可以使用一定受限的网络资源，定时检查用户权限和用户账号有无变更，以减少数据、服务器和网络设备等由于受到疏忽操作或恶意破坏造成的损失。由于网络系统复杂、缺陷太多等特征，致使网络易受黑客、恶意软件的攻击和病毒的入侵，加上网络管理的法律不够健全，给整个网络安全带来了威胁。因此，应加强网络的日常管理和维护，及时升级有关软件，删除影响工作的垃圾文件和有威胁的恶意软件。

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