浅谈如何完善高校毕业生档案管理

张靖

摘 要：高校毕业生档案是学生在学校学习期间，个人的思想品德、学业特长、社会实践的综合表现记录，以后的考评、晋级、提干、转正、党团关系处理等，都离不开档案的参考作用。分三个部分进行高校毕业生档案管理工作研究，其一是高校毕业生档案的内容与作用，其二是档案管理工作目前面临的问题，其三是针对这些问题采取的解决对策。

关键词：高校毕业生；档案管理；业务完善

中图分类号：G478 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）18-0339-02

高校毕业生档案是学生在学校学习期间，个人的思想品德、学业特长、社会实践的综合表现记录，以后的考评、晋级、提干、转正、党团关系处理等，都离不开档案的参考作用。近些年来，因为就业形势的多样化特征开始显现，有些毕业生忽视了对自己的档案管理，不重视，甚至没有相关概念，致使毕业几年后依然不知道自己的档案流向，给将来的加薪、提职、工作调动等带来一定麻烦。最近，国家教育主管部门一再强调，应当加大高校毕业生的就业安置力度，并使各类配套服务能力跟得上就业安置需要。高校毕业生档案是毕业生实现理想就业的主要凭证，它的管理水平如何一定要以学生与社会共同满意为依据。所以我们必须更加注重毕业生的档案管理工作，彻底解决毕业生档案管理过程中出现的现实问题，给毕业生就业打造良好的环境。

一、高校毕业生档案的作用

现在毕业生都不包分配，全部采取自主择业就业形式，而不必再到人事部门报到，所以就使得大多数应届毕业生忽视了属于自己的档案内容，给将来的国家公务员报考、事业单位录用工作造成一定麻烦。实际上，高校毕业生的档案内容非常丰富，里面详细记载了学生的成长历程，其中包括学生在校时的学习生活情况，像高中毕业表、高考成绩记录表、参加军训记录表、年级段鉴定、成绩表、入团材料、入党材料、奖惩记录、实习情况记录、学历证复印件、体检详情等，而在参加工作以后，还会加入转正手续、单位评价、职称评定表等，此外党团关系及政审材料也都存入到了档案里面。

档案所发挥的主要作用就是给用人部门提供本人各类信息资源记录，与此同时也可以当成录用员工与计算薪酬的根据。高校毕业生档案所起到的具体作用包括：工作转正、工作定级、异地调动、研究生报考、职称评定、公务员报考甚至是退休金认领等内容的参考。所以高校毕业生必须要将档案从就读学校转出去，或者是将其放到工作单位处，或者是将其放在县级以上人事部门，只有将学籍档案真正从学校转出去，才能表示学生已经参加了社会工作。

二、高校毕业生档案在管理工作中发现的问题

（一）档案内容没有个性

现在高校毕业生档案的内容普遍十分陈旧，无非是高中毕业表、高考成绩记录表、参加军训记录表、年级段鉴定、成绩表、入团材料、入党材料、奖惩记录、实习情况记录、学历证复印件、体检详情等，特别是在登记表里面给学生的评价格调雷同，过于模式化，根本没有真实反映出学生的个人能力与个性特征。

（二）存在弃档问题

有一部分高校毕业生离开学校时，着急就业，在没有签订劳动合同时，就已经草率认定已经解决了工作问题，这时他们把档案存放在自己处，还有一部分大学生出于将来跳槽方便的目的，并未将档案交至教育主管部门与人才交流机构，使得“口袋档案”问题频频出现。而且多数高校毕业生都不重视档案管理工作，不闻不问、不查不纠，严重的“弃档”问题也时有发生。

（三）档案材料欠缺

高校毕业生档案里面没有高中档案与党团材料的现象时有发生。大一新生报到的时候，有些带来了高中档案，而有些则是由招生办统一邮寄至高校。因为各地各校情况完全不同，所牵涉的管理部门也有很大区别，致使有些学生在毕业时根本无法找到高中时期的档案。党团材料重点是由学校的党团组织部门进行协调负责，这部分材料能不能转至该档案管理部门，会直接影响到档案材料的全面性。

（四）个别高校存在档案积压问题

国家教育部门在数年前有了一项新规定，要求还没有找到就业单位的毕业生可将户口及档案保留在原来就读高校两年。可以说，这项规定的发布初衷是好的，而在执行时的效果却并不理想。对于毕业生而言，除了参加研究生、公务员等考试的学生可以当作应届毕业生看待以外，那些待业学生的档案留在学校并没意义，有些毕业生钻了规定的空子，明明已经找到了就业单位，但是却不愿意把档案迁走，他们认为档案留在学校，自己将来跳槽会很方便。据资料统计，大约每年都会有将近15%的学生在毕业以后把档案与户口留到学校，这无疑增加了学校的管理工作量和工作难度。

三、如何完善高校毕业生档案管理

（一）健全档案管理制度

应当对档案材料的收集与整理相关工作加以系统归纳，及时处理建档与归档工作，让学生的档案力争全面、科学、准确、合理地反映学生情况。应当理清档案管理的体系内容，安排协调好组织机构、工作人员的布置。能够让专人负责管理学生档案工作，按照档案数量配备工作人员。

（二）提升毕业生档案管理的思想认识

从教育的源头着手，提升在校及毕业生的档案管理思想认识。有关专家的意见是：虽然现在很多企事业单位在招聘时更加看重个人能力，可如果档案欠缺就没办法依照规定办理医保、社保及住房公积金，个人福利待遇同样会受到不利影响。对于已经毕业一段时间的学生来讲，将档案放到人才市场代为管理将更加稳妥。高校毕业生对这方面的管理思想绝对不能漠然视之。

（三）创新学校档案管理方法

对于还没有完成就业的高校毕业生而言，把档案放在原就读学校给予保管，实际上就延长了学生两年的择业期，确实能够缓解学生的就业压力。但这只是表面工作，这样做不但会让学校档案管理工作量大为增加，同时也对档案工作内涵、档案管理软硬件建设、管理人员综合素质带来更严峻的挑战。因此，必须要用更加积极创新的方法进行档案管理，进一步做好专业档案管理人员业务培训工作，建立一支兼职学生所组成的管理队伍。让在校学生做档案管理的兼职工作，要求其首先需掌握档案管理的工作规律，其次要经常与辅导员进行联系，及时收集所要归档的资料，确保档案内容的时效性及完整性。

（四）建立为毕业生而设的人才市场

虽然应届毕业生是各级人才市场的主要服务对象，但是形成更加专业化的毕业生人才市场仍然极为必要。建立形成针对大学生的人才市场，可以强化人才市场专业建设，给大学生创造更多的就业机会，对于档案管理本身也是极为有利的。现在有一部分地区已经开展了专门针对应届毕业生的就业代理工作。本项工作所针对的对象是各级高等院校本科与研究生毕业生。当高校毕业生在该处办理完成代理手续之后，便可以享受到同国有事业单位人员一样的待遇，比如工龄的连续计算、代办社保等。这样的代理服务基本上已经具备了毕业生专业人才市场的条件，它的运作模式是建立在科学化毕业生档案管理工作基础之上的，所以它要同高校档案部门实现紧密协调，并且要求高校毕业生同样给予配合。而从本质上来说，这样专业化较强的毕业生人才市场，本身就属于人才市场、学校、学生联动制度的外在表现形式，较之当前的档案管理模式，具有一定的进步意义。

（五）建立健全高校毕业生档案管理的电子服务体系

现在所使用的毕业生档案仍然以纸媒为主，这种较为传统的档案必须进行手动管理，而档案信息的针对性服务，也要用手工服务来完成。在社会信息技术普及的大环境下，档案管理工作一定要适应时代发展，让纸质档案过渡到电子信息档案形式，以期更加符合社会环境要求。首先要明确档案系统的信息化是一个长期发展的过程，绝非一蹴而就的事。在可预见的一段时期内，将会出现电子档案同纸媒档案共存的局面，电子档案因为材料的收集整理相对容易，而且还具有方便查阅、不易遗失的优点，会更加占据主导优势。接下来要尽快制定出同毕业生档案管理相适应的管理系统。电子档案管理系统的一个显著优势就是效率高、功能强，所以建立合适的高校档案网络，就能够彻底解决普通档案信息所无法完成的检索、目录查找功能，还可以用固定的密码指令实现档案内容查找与打印服务。这种优势是传统档案管理方式所无法比拟的。电子档案还能对学生的素质进行形象考评展示，所有专业的学生都可以把在校作业作品集中到电子档案里面，因为电子档案的信息高容量，不必担心档案袋容纳不下的问题。

（六）建立综合素质优秀的档案管理人才队伍

高校毕业生的档案管理工作，相关人员队伍要包括毕业生管理机构，也要包括社会服务机构，这两个机构要实现相互协调配合，才能把工作做好。应当努力改革实施已久的档案管理机制，塑造出一支综合素质过硬、业务能力优秀、政治素养可靠的服务队伍。队伍人员应当熟练掌握档案工作政策、电子信息前沿技术，还应当具备强烈的责任意识，以此保障档案管理工作做得更好。

四、总结

档案同高校毕业生的自身利益密切相关，可以使用人企事业单位更加全面地了解该毕业生的在校表现、学业能力、个人素质等，以后的考评、晋级、提干、转正、党团关系处理等，都离不开档案的参考作用。所以我们应当仔细研究分析当前高校毕业生在档案管理工作中出现的问题，并对这些问题逐步加以解决，以期建立形成一套科学系统的高校毕业生档案管理制度。

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