规范企业文书工作提高企业行政管理效率

许毅峰

一、企业文书管理工作现状

这些问题不仅影响着企业行政管理效能的充分发挥和行政管理效率的持续提高， 而且由此间接地、客观地阻碍了企业经济的发展。那么， 现时企业文书工作中存在着哪些需要引起人们特别是企业决策层重视、思考和正确对待、及时改进的问题呢？ 笔者从自身工作实践出发， 认为主要存在以下几个问题。

一是收文环节上存在着多头收文， 且收而不交、收而不管的现象。这主要表现为企业有关人员外出公干后， 不按文件处理规定把带回的文件或其他材料交给企业秘书部门，文件随处乱扔， 有的则干脆让它躺在抽屉里睡大觉。造成这一现象的主要原因是企业整体管理水平较差， 各级领导特别是领导班子成员在处理企业各项工作时存在着重经济管理工作、轻行政管理工作的现象， 使得企业文书工作被摆在一个不起眼的角落里， 各种制度形同虚设， 人们普遍不重视它。这种现象造成的后果是显而易见的。

二是发文环节上存在着多头发文、随意撰拟文件和发文缺乏必要的审核程序等问题。这些问题的存在严重影响了企业文件的权威性、严肃性和规范性， 阻碍了企业行政管理效率的提高， 有时甚至会影响企业的社会声誉。它具体有以下几方面内容多头发文， 且缺乏必要的审核程序。一般而言， 企业秘书部门是企业中唯一主管文件处理的部门。但在实际工作中， 企业其他各部门不经秘书部门审核， 均在单独草拟文件并直报主管领导签发后就以企业行政部门名义对外发文， 从而造成了率实上的多头发文。这不仅引发了企业秘书部门和其他部门之间的矛盾， 而且扰乱了企业正常的工作扶序，影响了企业行政管理效能的充分发挥。

二、企业文书管理工作细则

在撰拟文件过程中， 混淆和滥用有关文种。如报告、请示、申请不分， 滥用通知随意地、经常地代替决定、函等文种。这就使企业文件缺乏规范性和严肃性， 从而影响了以企业文件为载体的各类信息的及时、准确沟通，请示类文件一文多样。这样做不仅给上级批复请示带来了麻烦， 而且容观上延误了对请示问题的解决。随意杜撰和运用非法定的或约定俗成的结构、格式和程式化用语。如在请示性文件的末尾生硬地用“ 望批准为荷” 的命令式结束语等。凡此种种都是不规范的和缺乏文书专业修养的表现。这些文件形成之后， 都不同程度地影响了它的办理效果， 有些文件甚至会因此迟迟得不到答复。三是立卷归档环节上， 存在着已办理完毕的文件材料无法及时归档或根本不能归档的现象。由于企业缺乏良好的管理氛围， 有关人员又缺少明确的归档意识， 文件材料在经办人员手上长期滞留， 久而久之就可能造成可怕的流失。这一现象既严重影响了企业档案的完整性，也给日后企业档案材料的开发利用带来了不便和缺憾。

三、企业文书管理工作解决措施

面对上述企业文书工作中存在的种种问题， 以及由此对企业发展造成的不良影响和后果， 企业决策层特别是主要决策者应该如何看待和处理呢？？ 具体来说， 笔者以为应该重视抓好以下儿方面工作首先， 要理顺文书工作管理思路， 明确主管部门、专兼职管理人员及其相应的责任和权利。企业决策层应按机构设置原则明确秘书部门为企业文书处理工作的主管部门， 企业文件的收、发、撰拟、审核、立卷归档必须交由秘书部门负责。当其他业务部门需要发文时， 其发文初稿须经秘书部门主管人员审核后再交企业主管领导把关签发， 否则不能擅自发文。无论经何渠道获得的文件材料必须全部地、及时地交由文书管理人员登记并送有关责任部门办理， 任何部门或者个人均不得把收到的文件材料私自保留， 或将办理完的文件材料不及时的归档。其次， 要加强对文书业务规范、知识的学习和运用， 以提高文件撰拟人员的业务素质和写作水平。企业秘书部门要定期组织秘书人员和其他部门有关人员学习研讨国家有关文件处理的规定、办法和企业应用公文写作方面的知识， 以逐渐杜绝企业中混用、乱用文种， 随意杜撰文件格式和结构， 沿用不合时宜的程式用语等现象， 从而增强企业文件的权威性、严肃性和规范性， 提高企业的办事效率， 为企业经济发展提供一流的行政管理保障。

四、结语

面对企业文书管理工作，工作人员不仅要耐心，细心，还需要专心。再次， 要制定切实可行的实施细则， 建立和加强对文书工作的严格考核。为了加强对文书工作的管理， 切实提高专兼职文书人员的业务素质， 必须加强对文书工作的考核。只有对实实在在的工作和实绩进行考核， 才能约束有关部门和人员的行为， 为文书工作逐步走入程式化、制度化、规范化的发展轨道奠定基础。最后， 就是要形成可操作性强的、成套的、行之有效的文书工作管理制度， 使文书工作减少随意性、盲目性， 从而真正走上制度化、规范化的发展轨道。国内外许多著名企业的成功经验告诉我们，企业靠管理， 管理靠制度。因此在企业中， 只有形成了自上而下都必须而且能够自觉遵守文书工作管理、学习、考核制度， 文书工作才能真正获得企业决策者们的重视， 才能在企业中得到应有的位呈，才能充分发挥其应有的管理效能， 并以此促进企业行政管理效率的不断提高， 进而为企业经济更好的发展提供有力的、必要的保证。真正的走上企业文书管理工作的平台，完成文书管理工作的任务，提高企业的行政管理效率，帮助企业稳定的发展。

（作者单位：国网安徽池州市贵池区供电有限责任公司）