出版内容管理系统建设中的若干问题及对策

吕啸 刘鲲翔

【摘 要】在经历了一轮内容管理系统的建设高潮后，许多出版单位发现已建成的内容管理系统并未达到预期效果，采集效率低、信息不准确、内容输出难等问题严重影响了其作用的发挥，且大大增加了工作负担，本文对这些问题进行了系统地梳理分析，并根据自身及同行经验，从内容的输入与输出两个方面着手，提出了相应改进对策。

【关键词】内容管理系统；内容管理；数字出版

建设内容资源库是传统出版单位向数字出版转型的基础性工作，近些年来，国内出版社逐步开始了内容管理系统的选型与建设，期待实现对各类数字资源的统一规范管理，从而为深度挖掘内容价值，实现跨媒体出版[1]、内容增值创造条件。内容管理系统的主要功能是对数字资源的采集、加工、存储及应用[2]，目前出版社所使用的系统虽然都基本能够实现这几方面的功能，但是，由于在建设初期没能很好地考虑本单位的工作流程，再加上对未来业务模式的认识不够清晰，许多出版社发现，已建成的内容管理系统似乎总是游离在业务流程之外，既没有达到预期的效果，又增加了工作负担。在信息技术发展迅猛，数字出版势头强劲的今天，传统出版单位应尽快分析现存问题，总结经验教训，完善这一基础性的工作。接下来，本文将梳理内容管理系统建设中一些常见的具体问题，并根据自身及同行的经验，提出相应的对策。

一、内容管理系统的常见问题

1.采集效率低

出版社的内容资源主要来源于图书，图书数字资源的收集整理也往往是内容管理工作中最为重要的一项。目前，许多同行都感到这方面的工作非常令人头疼，既要对新出版的图书开展日常的整理入库工作，又要面对大量已出版的图书。而且，在图书生产过程中，封面、版权页、内文等图书部件通常由不同的单位制作，相应的电子文件也通常是在不同的地方保存，及时找齐这些部件需要耗费很大精力。再看内容管理系统，一些系统的资源采集入库功能需要太多的人工参与，不但要逐条检索资源对应的图书记录、逐个选择待入库的资源文件，而且文件需要逐个上传，在传输过程中无法进行其他操作。总之，庞大的资源数量、多样的文件来源，繁杂的入库操作使许多出版单位都出现了资源采集效率低下的状况。

2.信息不准确

内容管理系统中的图书基本信息通常由已有的编务系统等业务管理系统同步而来，这种同步的方法为数据整理工作带来了一定的方便，但同时也带来两个问题，一是无用信息多，业务管理系统面对企业内部使用，其中的图书信息通常细化到印次，而内容管理系统中的资源主要是面向内容消费者的，如果直接从业务系统同步数据，那么同一种图书就会按照印次呈现为多条记录，对内容消费者而言，这显然是没有意义的，因为他们只需要最新的内容。二是信息不准确，业务系统中的书名、作者、简介等图书信息往往是编辑在选题申报时提供的，在编辑加工过程中，这些信息可能会有变动，而这些变动可能并未反映在业务系统当中，最终导致内容管理系统中的图书信息与图书成品不一致。

3.内容输出难

建设内容管理系统的目的是为了更好地利用资源，而许多出版社发现，应用内容管理系统后，资源虽然存了进去，但是输出却很不方便。常见的内容管理系统在输出单个资源时通常很容易，但在批量输出资源方面，却并不尽如人意。在实际工作中，批量输出几十种甚至上百种资源的需求非常常见，例如批量输出资源进行数据加工、批量输出电子书供合作方销售等，在这些情况下，如果逐个检索下载资源，会花费很多时间。另外，内容管理系统通常有着严格的权限管理机制，用户下载资源需要层层审批，而责任编辑在重印、再版、宣传等情况下下载自己负责图书的资源时，也需要经过这样复杂的审批流程，显然是没有必要的。

二、内容管理系统的改进对策

采集效率低、信息不准确、内容输出难等问题的出现，一方面是因为出版社在内容管理系统的选型及建设期间，未能使系统功能与工作流程进行良好的配合；另一方面则是因为缺乏对未来业务需求的清晰认识，只重视资源存储，忽视内容输出。另外，系统供应商对部分不实用功能的故意夸大，也在一定程度上影响了系统的建设方向。要避免这些问题，使内容管理系统更加实用、更加易用，需要从细节着手，对输入、输出两个方面的一些常用功能做出改进，具体可实现以下功能。

1.资源智能采集

目前常见的资源采集入库操作分三步：第一，根据收集的资源文件在内容管理系统中找到相应的信息记录；第二，在系统中选中资源文件，将待上传的资源文件与信息记录相关联；第三，等待上传文件完成。可以看到，这三步操作均需要人工参与，而且这只是针对单个资源或单本图书的操作，当面对大批量资源时，还需要不断地重复这些操作。实际上，这些操作完全可以由系统自动完成。具体办法为，对资源文件进行统一规范命名，使文件名中包含ISBN以及资源类型等识别信息，入库时，将这些文件存入服务器中的某个指定目录，内容管理系统扫描这个目录中的文件，根据文件名将资源文件与系统中的信息记录相对应并自动完成上传工作。这样，采集资源时只要要求资源制作者规范命名，再将文件存放到指定目录即可，其他工作均可由系统自动完成。

2.合并冗余信息

很多出版社在建设内容管理系统时选择了按印次管理图书资源，目的是把资源整理好、存储好，而实际上，内容资源面向的是内容消费者，内容消费者关注内容，不关注印次信息。因此，内容管理系统只存储每个品种最新印次的资源即可。采用按品种而不是印次管理的方式，需要对业务系统与内容管理系统间的信息接口程序进行修改，只传递第一印次的信息即可，重印后收集的新版资源可直接替换原有资源。合并印次，使内容管理系统记录清晰，而且极大节省了存储空间。

3.用户资源权限

为方便用户维护与利用资源信息，将用户权限关联到具体资源，例如责任编辑拥有对自己负责的图书资源的修改、下载权限，部门负责人拥有对本部门资源的修改、下载权限等。这样的权限配置一方面有利于资源信息的维护，使编辑可自主完善信息，另一方面避免了资源下载时不必要的审批程序，方便了用户获取资源。

4.采集状态检查

内容管理系统中的每种图书通常会包含封面JPG、封面PDF、封面源文件、内文PDF、内文排版文件、整书PDF、整书XML、整书EPUB、整书OCF等多种类型的资源文件，这些文件来源不同，很难同时收集入库，因此系统中图书资源不完整的现象会经常出现。当批量提取资源进行数据加工或者销售时，首先要检查需提取的文件是否存在，如不存在，需要有针对性地二次收集，这时如果逐条人工检查，会耗费大量时间。在这样的情况下，采集状态批量检查功能将发挥很大的作用，用户将包含ISBN信息的书目EXCEL文件导入系统中，系统自动检索到每一个ISBN对应的图书记录，并检查与该书相关的各类资源文件是否已经入库，最后以列表形式详细呈现每一种书、每一类资源的检查结果。

5.内容灵活输出

内容资源实现集中存储之后，能否做到灵活输出，就成了内容管理系统能否有效发挥作用的关键。输出资源时，既要面对多样的输出需求，又要面对大量多种格式的资源，要做到灵活输出，可从两个方面着手。一是实现批量输出，用户提交包含ISBN信息的书目EXCEL文件并选择需要输出的文件类型，系统自动将这些文件检索出来并拷贝到指定位置，用户到该位置提取即可；二是实现自动格式转换，内容销售商对电子书内容格式都有自己的要求，即便是同一种文件格式，在细节上也会有很大不同，通过格式转换功能，将加工后的图书XML文件自动转换为销售商需要的格式，既节约了加工成本，又提高了工作效率。

三、结语

细节决定成败，建设内容管理系统只有在细节上下足工夫，提高智能化水平，使各种功能既能适应既有的业务模式，又能满足将来的业务需求，才能使其真正融入出版社的日常工作，发挥其在数字出版时代应有的作用。

参考文献：

[1]张萍.内容管理技术在跨媒体出版中的应用[J].中国出版，2004（6）：57-59.

[2]刘争.内容管理系统在数字出版中的应用研究[J].编辑之友，2012（4）：20-25.