电子环境下档案管理存在的问题及对策

【摘 要】随着科技进步，电子文件与电子档案越来越广泛的应用于日常办公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷。提出了如何克服电子档案管理中存在问题的措施，以使电子档案得到更广泛地应用。

【关键词】电子档案；电子文件；现状；问题；对策

1.前言

计算机技术的快速发展给人类的生活带来了极大的便利，电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新的工作方式与生活方式随之应运而生。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个急待解决的重要课题。

2.电子文件档案特性

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。具有以下主要特点：

2.1 电子文件信息与载体的相分离性

电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

2.2 信息形态的数字化

在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息，人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。

2.3 信息的可变性、不安全性

计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。

3.电子档案管理的现状

3.1 对电子档案的认识存在一定局限性

以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。

3.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档

档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，诸多单位仅仅从微观上考虑本单位的现状，奉行单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。

3.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理

有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能娴熟使用电子档案软件，不能充分发挥计算机技术在档案管理中的作用。

4.电子文件档案管理中出现的主要问题

4.1 对电子文件原稿保存的忽视

目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

4.2 信息安全与保密问题

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

4.3 电子档案的接收格式问题

由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。

5.电子档案自身存在的问题

5.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

5.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷

（1）温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。

（2）湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。

（3）光。光向外辐射时会产生热量，阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。

（4）空气污染。空气中的有害气体，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，导致电子档案保存载体耐久性削弱。

（5）灰尘。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；

（6）有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。

（7）磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。

6.电子文件档案管理策略

6.1 电子档案管理的原则

（1）规范性原则

规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，极大地提高信息存储传输的效率。

（2）可靠性原则

人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

（3）高效率原则

档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上，选择最优化的档案信息电子化方案和高效、经济的电子化加工系统设施。

6.2 电子档案管理策略

（1）加强电子文件全过程管理

由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

（2）采取切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。

（3）重视和加强对档案管理人员的培养

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批精通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

（4）加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

作者简介：张永霞（1977—），女，山东招远人，助理馆员，主要从事办公室档案管理工作。