基于常用软件的中职护校志愿者管理初探

利娜

摘 要：本文分析了中职护校志愿者管理的现状和基本模式，并探讨了如何运用EXCEL、飞信等常用软件对中职护校志愿者进行管理。

关键词：EXCEL；飞信；中职护校；志愿者管理

无论科技、社会、时代如何更迭，“让社会充满爱”这一永恒的主题不会褪色，它能让更多需要帮助的人感觉到温暖；让更多善良的人们加入到志愿者的大家庭中来，体会到帮助他人的快乐；让社会发展得更加稳定和谐。因此，这也成为了我们志愿组织工作者不可推卸的神圣使命。身在护理职业学校，南丁格尔精神必将通过志愿者们无私的双手焕发新的活力。然而，在中职学校内，志愿者组织作为相对新生的事物，其运行和管理并无统一的标准和现成的管理软件，基本还处在传统的纸质报表和人工记录的落后状态。当今社会是一个信息技术高度发达的时代，请专门的软件公司设计研发相关管理软件是一个不错的解决办法，学校内部组织力量研发相关软件也是一种解决方案，但是由于资金、研发能力有限等方面的原因，中职学校不可能做以上选择。下面笔者尝试与大家共同探讨利用常用计算机软件进行志愿者组织的日常管理工作，希望能够给处于同样境遇的志愿者同仁以帮助。

一、中职医疗卫生类学校志愿者管理现状分析

当今中职医疗卫生类学校的志愿者服务呈现出“学生年龄偏小、活动范围广、时间零散、种类多样、人员波动大”等特点。虽然当前信息技术高速发达，但由于经费等现实条件的束缚，先进的信息技术还未被充分合理地应用到医疗卫生类学校志愿者管理工作中来，编写志愿者管理程序、管理软件及网络平台的维护牵扯到大量的时间和人力资源成本。基于现实情况，中职类学校往往存在资金不足，没有专职负责志愿者管理的教师，大多数学校仍处于用传统的纸质报表的管理模式。人工记录志愿者服务信息，这种管理机制常常暴露出“志愿者活动信息不能及时记录与保存、人员调配不合理、统计工作繁杂凌乱、缺乏有力手段调动新生代志愿者积极性”等问题，已经不再适合于当下的志愿服务管理工作。

医疗卫生类学校志愿者管理的规范化建设，不应只停留在口号阶段，而应该尽快落到实处，从而适应时代的发展，真正管理好志愿者，使我们的爱传递得更远，使我们的热温暖更多的心灵。

二、我校志愿者管理模式探索

（一）志愿者管理体制

我校于2008年底成立了“海淀卫生学校志愿者协会”，该组织负责志愿者招募、培训、激励等一系列志愿者管理工作，在组织结构上建立完善的志愿者管理体制。如图1：

（二）志愿者活动流程

海淀卫生学校志愿者活动流程分为八个阶段：

1.寻找志愿需求阶段

负责人：志愿中心招募统筹组，志愿需求采集专员；需求来源：上级指派（市团委指派）；定点单位：附近社区、养老院，合同医院。

2.志愿者活动评估

志愿中心招募统筹组和志愿活动规划专员评估：工作量、工作难度、工作时间、影响、风险等级等信息。

3.确定需求阶段

志愿中心认证审批组根据活动时间、工作量、难度、影响风险等方面，做一个决策。

4.志愿者活动规划

志愿中心招募统筹组和志愿活动规划专员确定活动具体流程，分配工作，安排具体工作时间。

5.志愿活动通知阶段

志愿中心招募统筹组和志愿活动协调专员利用飞信群功能，直接将志愿信息发给各级负责人；再由小队负责人，发给普通志愿者；之后，逐级统计人数，上报；志愿中心认证审批组根据响应情况，做一个最终决策；志愿中心招募统筹组和志愿活动规划专员根据上报人数，修改具体活动安排；再由志愿活动协调专员根据任务需求，确定最终人数；逐级下发具体活动通知。

6.志愿者活动

志愿活动负责人组织志愿者根据最终活动规划，组织志愿者按章完成各环节的志愿活动；志愿中心统计组统计员跟踪各组，按照要求详细记录志愿活动情况，并登记志愿反馈信息。

7.志愿活动统计阶段

志愿中心统计组负责人活动后收集各统计员的反馈信息，评价此次志愿者活动，并统计各志愿者工作量和工作效果做出评价。

8.志愿活动公示阶段

志愿中心统计组在校园网上公示此次志愿者活动情况，做出评价，表彰其中的工作优秀者。

图2是志愿者活动流程图。

三、我校基于常用计算机技术促进志愿者管理的探索

在几年的志愿者管理中，我校着力探索利用现有网络资源和常用计算机软件对志愿者进行规范化的管理，运用网络平台、即时通讯软件等技术进行志愿者管理。学校积极运用现代化信息管理模式，结合学校现有资源，将志愿者管理智能化、网络化。

（一）EXCEL软件在志愿者管理中的应用

EXCEL电子表格具有强大的数据处理功能，不仅可以输入各种数据，排版形成电子表格，进行数据的统计分析管理，而且能生成图表，形象表达数据。其作为一个常用软件在各个领域应用十分广泛，在志愿者管理工作中也能够发挥很大的作用。

1.利用EXCEL工作簿设计表格进行志愿者档案管理

运用简单易操作的EXCEL软件建立了“志愿者档案”，记录志愿者姓名、班级、年龄、参加的志愿项目、服务时长等基本信息，使志愿活动的记录简洁明了，便于保存。如图3：

具体操作如下：

（1）新建EXCEL工作簿文件。

（2）在A1单元格输入“海淀卫生学校志愿者管理档案”，作为标题。

（3）在A2—I2单元格分别输入“志愿者號”“姓名”“性别”“班级”“出生年月”“联系方式”“电子邮箱”“曾参加项目”“时长总计”和“星级”。

■图3

2.志愿者档案按年级或班级分页管理

利用EXCEL中工作表的分页功能，将志愿者按年级或班级分为多个工作表。如按三个年级的分页，具体操作如下：

（1）EXCEL工作簿文件打开后，默认分为三个工作表，分别为sheet1、sheet2、sheet3。

（2）将工作表进行重命名，如在sheet1上单击鼠标右键，选中重命名。

（3）如需增加工作表，在任意工作表上单击鼠标右键，选择新工作表即可。

3.利用EXCEL检索功能进行活动信息记录

根据活动时记录的志愿者特征信息（志愿者编号、手机、姓名等），利用EXCEL检索功能，能够迅速找到参加活动的志愿者，从而能够实现：

（1）活动结束后及时将活动信息录入活动记录档案。

（2）将活动信息按活动类型和时间进行编码并将编码记录入志愿者档案。

具体操作如下：打开志愿者档案文件，单击菜单栏“编辑”，选择“查找”，在查找内容栏中输入需要查找的志愿者姓名，单击“查找全部”，快速检索到参加活动的志愿者。如图4：

■

图4 查找与替换

4.利用EXCEL设定“条件格式”的功能，实现志愿者服务时长统计与星级评定、志愿者条件筛选等管理

EXCEL中的条件格式在很大程度上改进电子表格的设计和可读性，允许指定多个条件来确定单元格的行为，根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。如果该单元格满足某条件，则应用相应的格式规则。在使用条件格式时，首先选择要应用条件格式的单元格或单元格区域，然后单击菜单“格式——条件格式”。此时，若在第一个组合框中选择“单元格数值”，则右侧的组合框中将提供“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”“小于或等于”等选项，并且在其右侧的输入框中可以输入相应的数值，也可以选择工作表中的单元格。然后，单击“格式”按钮，设置满足设置条件时所应用的格式，使满足条件的内容在选定区域内突出显示。其中，选择“介于”时，包括设置的最大值和最小值。

如：根据我校志愿者管理规定，每位志愿者申请人的初始状态为无星级，服务时间累计达到20小时的，可授予一星级志愿者，累计达到60小时可授予二星级志愿者，累计达到100小时可授予三星级志愿者，等等。操作步骤：选中“时长总计”所在的单元格，在条件格式中设置中，设置为介于20与59之间的用红色字显示，点击条件格式对话窗左下角的“增加”，设置第二个条件，介于60与99之间的用绿色字显示等，通过条件格式的设置，志愿者等级人员可以清楚、及时地进行志愿者星级评定，避免出现更新不及时及遗漏更新现象。如图5：

■ 图5 条件格式

（二）利用移动通信平台的飞信业务建立志愿者通讯群

利用移动通信平台建立飞信服务群，每次活动前，志愿者管理人员会将此次活动的内容、时间、风险等级以飞信的形式发给全体符合条件的志愿者，收到短信的志愿者在规定的时间内将是否能够参加活动反馈给小组负责人，小组负责人将能够参加活动的志愿者名单利用飞信平台传输给此次活动的组织者，以提前确定参加活动成员。活动结束后，将活动情况及效果向全体志愿者公示，用以宣传和鼓励。

根据目前学生手机大量普及的情况以及志愿活动的非建制式（区别于按年级、按班级通知，因为志愿者分散在于各个年级和班级，并且以个人自愿为前提）通知的特点，以非常低廉的价格利用中国移动这样大公司的3G平台，建立起校园内志愿者组织的信息交互平台，非常实用。飞信平台的建立不仅大大节约了志愿活动的通知和反馈时间，提高了志愿者管理的工作效率，也给志愿者之间的沟通和交流提供了方便，健全了志愿者管理的网络化和日常化，同时推动了志愿者管理工作的规范化和制度化。具体操作如下：

第一，志愿者协会出资购买手机号，选择最便宜的套餐（认真聆听学生的建议），建立飞信账号，开通VIP服务（扩充好友数量）。

第二，志愿者加飞信好友（联通号不能使用飞信，以短信群发形式解决）。

第三，将飞信好友（志愿者）编组管理，利用电脑和互联网实现与各志愿者手机的信息交互。

（三）建立“志愿者论坛”

学校建立了“海淀卫校志愿者论坛”，教师作为论坛管理者，每次活动后将本次活动的基本信息和志愿者活动的突出事迹上传到活动论坛。参与活动的志愿者也可以将本次志愿活动体会上传的论坛中，使志愿者可以及时对志愿服务工作中遇到的疑问及困难进行交流，教师给予正确的引导和帮助。

四、中职卫生类学校志愿者管理发展前景

我校目前正在探索把“指纹识别系统”和“条形码技术”引入到志愿者的管理中来，并且正在尝试研究“微博”“QQ群”等青少年喜闻乐见的形式在志愿者管理中的应用。

在志愿者组织管理探索的道路上永远只有“更高”“更快”“更强”，并且一定要利用主观能动性去积极主动地克服各种困难，相信这是所有志愿组织管理者的共识。2008年后，各种志愿者组织正在以非常快的速度在社会各界发展起来，有越来越多的有识之士成为志愿者，同时也带来了志愿组织管理的高水平提升。同时，各级政府也非常重视志愿组织管理工作，除了不断完善各种制度法规，也在技术上进行了大力的支持。如2007年初成立的“志愿北京”网络信息平台，到目前已经能够实现从志愿者注册到项目申请、项目实施、人员参与、项目评价等一系列志愿组织管理功能，是一个非常强大的志愿组织信息化支持平台、志愿者活动信息发布和展示平台、注册志愿者开展互动和自我展示的网络平台，也是中职学校志愿活动走向社会化的重要后续对接平台。这个平台积极帮助合格的中职学生志愿者加入到社会志愿者管理体系，使管理更科学、更长期，使学生志愿精神得以延续，让学生成为终身志愿者。

总之，借助综合化的应用平台，可以即时掌握志愿者及其服务状况、被帮助者满意度等重要信息，方便我们策划出更有针对性、更具实效性的志愿服务活动，使我们的爱传递得更远。面向未来，我们期待更具有针对性和更加灵活的流程化志愿者服务管理平台的引入，可以继续帮助志愿者管理工作迈上新的台阶。