浅析建设工程文件整理

程泽湘

摘 要：近年来，随着建筑市场的快速发展以及建筑市场的规范化要求，建设工程文件的收集和整理成为建筑施工企业的一项重要工作。结合在公司所承建的各个工程中主要负责资料整理工作的经历及心得体会，就如何做好工程竣工资料收集管理提几点建议，权当抛砖引玉，供大家探讨。

关键词：建设工程文件；工程验收；竣工资料；整理

一、做好资料整理的首要工作

现在的建筑市场中做资料的人很多，甚至许多企业将资料外包，好像资料整理是一件非常简单的工作。从目前的状况来看似乎有一定的道理，许多资料员仅仅填填表格，被动式工作。要做好资料首先要看懂建筑施工图，因为建筑施工图告诉我们应该按什么形状尺寸，用什么标准及材料来建造。其次要掌握工程资料整理的流程及步骤，清楚了解参与建筑的人员信息、所用的材料，还有预计的竣工日期。这样才能保证资料整理的及时性。最后必须了解资料的类别及分类标准，为最后的汇总整理打好基础。

二、建筑工程竣工资料整理中常见的问题

1.资料整理与施工进度不同步

隐蔽工程经监理验收以后，应立刻填写验收记录表，并做好签证手续。而现在许多工程往往几天后才办理以上手续，出现隐蔽工程验收记录表内的验收日期和实际的验收日期不符；部分工程验收迟延；由于工程开工后事务繁忙，工程资料的整理往往被搁置，不能做到及时记录，甚至工程完工后才加以整理。

2.分包单位的施工资料不规范、不达标或不齐全

一些大的工程项目施工时，常常将其中的一些工程分包出去，甚至分包给无资质的施工企业，由于这些分包单位往往不具备独立整理资料的能力，导致该部分工程完工时，技术资料整理不规范或者资料不齐全的情况时有发生。

3.资料分类组卷不规范

按照施工资料组卷规程，施工资料应按单位工程分类组卷。可是很多时候，因为很多工程是交给同一个施工组完成的，就导致同种资料多单位使用的情况，负责整理资料的人员，一人负责多项工作，出于惰性不负责任，导致施工单位不按照单位工程组卷的情况时有发生。

三、如何做好建筑竣工资料的整理工作

1.根据施工组织合理安排整理资料和进度规划工作

建设工程资料是反映施工项目、施工质量、施工进度情况的第一手资料，所以建设工程的资料一定要根据真实情况来完成。但是部分施工组不注重平时的资料收集，到了工程项目都快要竣工验收了，就开始胡子眉毛一把抓赶工造假，造成因竣工资料不全而耽误了工程竣工验收时间。要杜绝以上该情况，应做到：

（1）要落实责任制，工程竣工的资料要有专人负责

现场的工人不仅仅是对工程的检测与质量保证的资料收集整理，还应该及时把工程的实施进度日志还有每项工作的完成情况资料做好。切不可都放到一起，若验收工程时再完成，通常都会遗漏，从而产生错误。

（2）各个承包单位务必把分部分项质量测评的初始资料做好

为使各个承包单位整理的资料和工程的真实进度保持一致，可以设立专项档案。这样可以避免减少出现工程进度时资料短缺、遗漏的情况。在条件具备的情况下，应指定专人每月将各分包方整理的资料整体收集，这样，就算是有一些项目资料遗漏，可以第一时间补足，及时纠正。

2.要保证工程竣工资料的真实性、准确性和完整性

（1）真实性是工程竣工资料的生命线

现在部分施工组为了抓进度，通常把一些原来的资料稍稍修改名称就再次利用了，以至于使得多个项目资料的检测数据完全相同，更有少数资料员没有去过现场，关于现场的情况完全不了解，等遇上检查验收，凭空杜撰。那些遗漏的资料就采用“后补”方法完成。所以为了保证施工进度资料的准确性与真实性，首要任务就是要求有专职负责的资料员，命令其务必亲自到施工现场，对施工进度的情况完全了解，这样才能让所做资料和施工的真实进度吻合同步，坚决抵制凭空捏造的虚假信息，不然只要工程出现质量不达标的问题，就会造成工程质量分析的误判，造成无法预测的灾难性后果。

（2）工程资料的准确性是工作的关键

关于工程的各个部门，一定要准确地分类，所有数据务必准确计算，绝对不可胡写乱填，也不随意修改，比如，有的项目部做出来的质量评定表，均为满分，一看就是作假了。

（3）确保工程资料的系统性和完整性

要准确全面的掌握工程质量的情况，利用材质和日常施工日志这是一方面，放样资料的测量也是非常重要的。

3.做好分类汇总整理

设立专人负责资料的分类管理。按照单位工程、分部工程、子分部工程和分项工程逐项分类整理。如，桩基工程的资料吧，要按照桩号来做具体分别整理，每根桩的初始施工记录、检查记录、桩身的质量资料一起组卷，组卷要求平行进行，为不交叉进行，以备案目录为据，设立专门的台账，设立台账是为了让工程的真实进度与资料保持同步、完整，更方便检查。

整理工程资料的工作是一项系统工程，它是涉及包含所有专业部门的综合型工作，想要保证工程资料的准确性、完整性、系统化，以及真实反映施工、竣工验收的整个过程，就一定要完善不足，加强建设资料员的队伍，提高各项资料整理水平，以保证高质高量工程资料的形成。

参考文献：

施文俊，杨丽君.建设工程文件归档整理通病浅析.莱钢科技，2004（04）.