档案馆数字化建设的现状与思考

陈英霞

摘要：数字化建设是现阶段档案馆发展的方向。随着数字政府上网工程和公开现行文件服务中心的建立，档案馆的数字化建设已成为各界关注的热点。数字化建设仍然暴露出一些值得注意的现象，需要我们认真思考。馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化为我们的生活带来更多的便利，在实践中，无论是管理方面还是技术方面，这些巨大优势都激起业界档案数字化的热情。

关键词：档案馆 数字化建设

1 档案数字化建设现状

1.1 数字化文件的管理不到位

目前，还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索，对业务系统（如：OA系统、财务系统、生产管理系统）生成的文件，虽然实现了馆内的信息处理与共享，档案馆建立了计算机局域网，但实际上难以实现电子文件的各项细致操作。

数字化加工多采取委托加工的方式进行，但第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程中产生的元数据（可简单的理解为文件著录、背景、结构等方面的信息）进行完整、全过程的记录，导致数字化文件的元数据大量缺失。无法维护档案电子文件真实性、完整性和有效性。

1.2 数字化技术标准与实践仍在交替发展中

《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施为数字化加工提供了技术层面的指导，但是具有比较大的宏观性，在实际工作中，数字化技术已有了新的发展。以图象数字扫描格式为例，《纸质档案数字化技术规范》规定图像文件扫描格式除了Tiff、JPEG以外，还可以存储为PDF或其它格式。但是随着信息技术的发展，已产生许多更加先进的图像格式。如：JPEG2000与传统JPEG格式相比，压缩率高30%左右，且向下兼容，优势明显，也可以成为数字化的标准格式。

可见，标准与实践运用仍处在相互促进，交替发展中。档案数字化应该以统一的标准为基础进行，但要制订统一的标准又需要比较成熟的数字化工作实践。其结果是数字化工作开展的越早，“学费”交得越多。如何在数字化过

程中，最大程度地减少不必要的损失，仍是值得研究的课题。

1.3 数字化建设目的不明确

许多档案馆对档案数字化建设缺乏正确的认识，对各级档案馆而言，档案数字化建设仍然是一个新问题，或者是为了达标进行数字化，仅仅建立了档案机读目录，利用者并不能得到档案全文，档案原文的查询利用仍需在库房中进行。或者是为数字化而数字化，缺乏规划、忽略效益，盲目将档案全部数字化。实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案，或者是虽然进行了数字化的工作，馆藏档案不愿意开放或者到开放年限还不开放，强调保密，该公布的不公布，传统“重保管轻利用”的思想依然严重，数字档案的功效很难发挥，无形中增加了工作量，同时，这部分档案数字化没有现实意义，浪费了有限资金。

2 档案数字化建设的思考

2.1 做好鉴定工作，按需要进行数字化

从目前来看，数字化加工的主要目的是以利用为主，保管为辅。但是必须承认相对于图书数字化而言，档案数字化利用率依然很低，因此“以用定扫，按需扫描”是目前档案数字化可取的发展模式。长春市档案馆实施的“档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字档案利用同步”的路线，产生了很好的效果和影响，值得参考借鉴。

如何才能做好档案的鉴定、筛选、开放工作呢？以下经验可供参考：一是对需要抢救性保护的珍贵档案数字化；二是对具有经济、科技、文件价值的档案数字化；三对本馆特色的档案数字化；四是对需求大的档案数字化；五是对编研资料数字化；六是对开放的档案数字化。

2.2 有重点地建设数字档案馆

数字档案馆的建设不应该全面铺开，应该有重点地建设。以延长石油集团企业为例，首先把集团公司档案馆作为重点来建设，因为无论从档案馆基础设施、电子文件的接收管理、数字档案保存和安全、人才的培养上，集团公司档案馆都相对完善。

2.3 贯彻前端控制原则

文件的生命周期理论认为，文件的产生、处理、归档、保管、利用、鉴定、保存和销毁全过程中，文件在“归档”之前属于前端，之后属于后端。为了有效维护其真实性、完整性和有效性，必须先实行“前端控制”才可以，由于电子文件易复制、易修改、易删除的特点，前端控制是实现电子文件管理的重要保障。笔者认为应当从两个方面进行电子文件的前端控制。

2.3.1 为保证无论是原生型还是间接型的电子文件，两者都能发挥其作用，需要对“元数据”进行记录，从制度要求电子文件移交或纸质文件数字化工作，制定“数字化加工流程规范”、“电子文件管理办法”等工作制度和技术措施。

2.3.2 档案工作人员要参与业务系统的设计，配合设计人员做好“元数据”的编制工作，实现自动记录电子文件生成、处理、归档管理过程中各环节工作的背景信息。实现对电子文件的自动收集，业务系统与档案管理系统之间建立无缝链接。

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