电子档案管理及其风险控制分析

李琪

摘要：首先介绍了电子档案管理的现状，指出了目前电子档案管理存在的一些问题，进而有针对性的提出了完善电子档案科学管理的对策。最后对电子档案管理的风险控制问题及控制措施作出了分析。

关键词：电子档案；管理；风险控制

1 前言

所谓的电子档案，就是将电子文件归档之后所形成的档案。电子档案又被称为数字档案，相比于传统的纸质和多媒体而言，电子档案的形式是实时的、在线的、网络化的，依托互联网服务，电子档案可以实现远程访问、跨库关联和检索，具有智能化的特征。但与此同时，由于电子档案仍处于发展阶段，难免存在这样那样的问题，例如档案信息丢失、泄漏、被窃取、完整性被破坏、非授权访问以及网络所传播的病毒等。因此，开展对电子档案管理及其风险控制的研究，显得尤为必要和紧迫。

2 电子档案管理的现状

2.1 对于电子档案的认识仍然存在局限性

长期以来，在一些单位和部门中，少数领导干部对档案工作的认识存在一定的局限性，他们认为档案管理就是简单的对档案资料进行保管，既不是单位的主要工作内容，也不会对单位的发展有实质性的影响。因此，档案管理工作很难引起他们的重视，而对于新兴的电子档案管理工作，他们自然也无法有正确的认识。而同样的，部分基层档案管理人员也对电子档案管理工作存在认识误差。由于没有及时认清电子档案与传统档案之间的区别，他们仍然以传统的档案管理方法和思维来进行电子档案的管理。甚至某些档案管理人员对档案管理的电子化、数字化与网络化存在一些抗拒和不信任的心理，严重地影响了电子档案的归档与管理[1]。

2.2 电子档案的管理范围仍然没有形成统一的标准

电子档案是数字化的档案，其必须通过计算机系统才能得以体现。而目前电子档案的管理范围仍然缺乏一个统一的标准，例如究竟哪些电子文件需要保存、以何种介质保存以及怎样形成介质档案等问题都没有明确的规定。此外，很多单位对于电子档案管理的范围都是从本单位现状出发进行界定，难以进行全面的考虑，这就导致了各自为政、各行其事的局面，进一步使得电子档案管理的标准化、规范化难以实现。

2.3 电子档案的真实性、原始性以及完整性存在缺陷

由于在纸质档案转化为电子档案的过程中，很容易出现失误而导致电子档案资料失真，更为严重的是电子档案即使遭到恶意篡改也很难留下痕迹，因此电子档案的真实性存在一定缺陷；而在原始性方面，纸质档案可以通过文字、图像、印章以及字迹等多种形式来保证其原始性，但电子档案就无法通过上述形式来对其原始性进行保证，这就使得对电子档案的原始性很难检验；由于电子档案的文件信息一般处于流动状态，如果捕获不及时，就极易造成信息的丢失或缺失。此外电子档案的保存形式多种多样，这从一定程度上也导致电子档案的缺失，难以保证电子档案的完整性。

3 完善电子档案科学管理的对策

3.1 建立并健全科学的电子档案管理制度

电子档案的管理在某种程度上可以看成是对各种数字存储介质的管理，简而言之就是对接收而来的各种电子文件进行分类整理、编制目录并进行备份，方便日后查找和利用。因此，要根据电子档案管理的特点、档案管理的相关规范与规定，结合本单位和部门的实际情况，来建立和健全科学的电子档案管理制度，从制度上对电子档案管理工作进行规范。具体来说，要做到电子档案的形成、归档、鉴定、利用等各个环节都有制度可依，并将每个环节的责任落实到具体的责任人[2]。

3.2 转变思想认识并培养出专业的电子档案管理人才

要自上而下的转变目前对电子档案管理存在的一些错误认识，将这些阻碍档案管理电子化、数字化进程的绊脚石都消除掉。各个单位和部门都要从思想上引起对电子档案管理工作的高度重视，必须将电子档案管理工作提到领导的议事日程中去，从而有效加强组织领导。此外，要切实搞好电子档案管理人才的建设工作，努力培养出一批既精通计算机应用技能，又熟练掌握档案管理知识的复合型人才。

3.3 制定科学合理的电子档案管理工作标准及规范

随着电子档案资料大量产生，为了改变目前电子档案的管理范围仍然缺乏一个统一的标准的状况，迫切需要建立起一套科学合理而又严密的电子档案管理标准以及规范。从而将电子档案形成、接收、整理、归档等工作内容用标准和规范确定下来，使得电子档案管理从一开始就是科学、有序和规范的。

3.4 采取有效手段保证电子档案的真实性、原始性和完整性

要采取积极有效的手段来保证电子档案的真实性、原始性和完整性。一方面可以通过身份验证手段，如用户信息加密、用户个人信息验证、电子档案调阅需要输入口令等手段来限定和验证用户对电子档案的访问与调用权限；另一方面在电子档案进行归档时，采取数字签名或者在电子文件储存介质的背面进行签章等方式来杜绝不良分子弄虚作假、以权谋私等破坏电子档案完整性、原始性的行为，最大限度的使电子档案的真实性、原始性与完整性得到保障[3]。

4 电子档案管理的风险控制

4.1 电子档案管理存在的风险

电子档案管理中存在的风险主要表现在电子档案资料是通过互联网进行传输，在传输过程中极易受到互联网服务的影响，出现泄密、伪造、窃听以及篡改等事件。再加上电子档案的信息接收与归档过程中还要面临计算机病毒和网络黑客等多方面的威胁，因此造成电子档案管理中风险重重，电子档案的安全难以得到有效保障[4]。

4.2 风险控制措施

4.2.1 安装安全防火墙。作为单位内网与外部公共互联网的第一道安全屏障，安全防火墙是最基本也是最简单的防御措施。电子档案管理部门必须要安装防火墙，以保护单位内部的计算机网络。

4.2.2 设置入侵检测程序。为了及时发现外部对单位内部计算机网络的入侵，必须设置相应的入侵检测程序，对单位内部的计算机以及网络进行监控，一旦发现入侵行为，就立即报警并进行自动拦截，为电子档案管理提供保护。因此，电子档案管理人员需要经常和专业的网络维护人员进行沟通和交流，以掌握必需的网络知识。

4.2.3 安装杀毒软件。在计算机和互联网的普及过程中，计算机病毒呈现出不断蔓延和传播的趋势，其所带来的危害也日益严重。对于电子档案管理系统而言，计算机病毒会造成系统文件损坏，导致档案资料的丢失。而杀毒软件可以有效查杀计算机病毒，保证计算机系统的安全。因此，电子档案管理人员需要对电子档案管理系统的计算机安装合适的杀毒软件，并进行及时升级，以达到安全防护的目的。

4.2.4 合理利用硬拷贝输出法。电子文件要想做到永久性保存难度较大，因此电子档案管理人员可以通过硬拷贝输出的方法，将单位中那些重要的电子档案资料再转化为纸质档案进行保存。这种有选择性的同时保存电子档案和纸质档案的“双轨制”模式，对于那些重要电子档案的管理而言，具有十分积极的意义。

5 结束语

电子档案的科学管理是一项十分重要而又非常复杂的工作。在对电子档案资料进行管理的过程中，要充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等多方面因素，从单位的实际情况出发，统筹设计电子档案管理的技术方案和工作模式，并采取有效措施，以消除电子档案管理的风险，使之能够长期地处于妥善保管并可随时利用的状态，促进其在企业发展过程中能够发挥更大的作用。

参考文献

[1]马全.电子档案管理的现状及对策[J].办公室业务，2012，7：109.

[2]郑宝珠.电子档案管理工作的几点思考[J].中国新技术新产品，2011，2：382.

[3]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电，2011，12：166-167.

[4]郭建卿.电子档案管理中的风险控制[J].科技资讯，2009，36：251.