新时期文秘人员文书管理的技能

胡娟

摘 要：21世纪的中国已经进入了一个全新的信息时代，在新时期的背景之下，文书管理水平的高低直接决定了文书档案的有效性和完整性，集中体现出文书材料的价值归宿和精神实质，成为单位中的主要工作环节。文秘工作者又是文书管理的重要执行者，因此，如何提高文秘工作者的文书管理技能，成为新时期内人们所面临的重要问题。

关键词：文秘人员 文书管理 技能

论一、前言

各个单位在其工作范围内各司其职，其中的一个重要岗位就是文秘工作者。文秘工作者在承担综合服务和行政事务等方面事务的同时，还需要进行文书档案管理这一重要工作。作为文书档案的管理人员，文秘工作者决定着文书档案和文书管理工作的质量，只有提高文秘工作者的综合素质，分析研究出加强文书管理的对策，才能有效提高文秘工作者的文书管理技能，提高单位内工作的效率。

二、文秘人员需具备的文书管理素质

（一）良好的道德修养

文秘工作者作为单位领导的得力助手，需要进行处理涉密文件、起草各种文稿、记录会议摘要等文书档案管理的工作。其中会议记录需要文秘工作者在会议过程中将会议的主要内容和组织情况记录下来，用文字的形式重现会议情景。因此，文秘工作者在记录过程中要做到忠于事实和忠于原意的记录要求，不允许出现断章取义、增删会议内容、更改会议决定和记录者添加个人观点的现象。文稿的起草则需要经过初稿、修改和定稿三个阶段，因此，文秘工作者在掌握文稿草拟的要领、公文的基本格式的同时，还需要正确认识时代形式，不断提高自身的认识与觉悟，能够按照上级要求和现行政策起草文稿，并快速准确的完成文稿任务。

（二）一定的业务能力

文秘工作者在处理公文和规范起草方面，需要具备一定的业务能力，不断学习和接受党的相关政策和方针，深入了解现行法案的政策界限与精神实质，坚实公文写作的基础，储备有关的知识内容，具体化的总结出上级领导传达的意愿和精神实质。通过认真的谋篇布局，以清晰明了的构思合理裁剪文稿，拟定得体的提纲，突出文稿的重点内容。另外，文秘工作者还需要对文稿进行润色和提炼，在日常生活中积累、梳理、归类和加工工作素材，通过自身过硬的业务能力，以敏锐的分析判断能力和政治观察能力保证文稿布局的合理性和规范性。

（三）较强的责任心

责任心是优秀人士所必备的品质，较强的责任心不仅是一种素质，更是一种习惯。文秘工作者在工作中不但需要具备良好的道德修养和一定的业务能力，还需要较强的责任心，才能够很好的胜任工作，从根本上提高文书档案的管理工作，达到良好的文书管理效果。文秘工作者只有具备较强的责任心，才能够正确认识到自身职位的重要性，端正对待工作的态度，以单位目标为己任，切实做好上级领导安排的工作。因此，文秘工作者需要具备强烈的责任心，最大限度的发挥自身的主观能动性，力求快速、准确的完成上级布置的工作任务。

三、加强文书管理的对策

（一）转变文书管理观念

领导干部在计划经济的体制之下过于依赖文书档案，社会文化、生活、经济和政治在政府全能控制内纳入到领导计划中， 计划经济体制在很大程度上能够简单快速的达到社会整合的目标，但由于其特有的指令性特点，致使领导干部对发文产生严重的依赖心理，极少运用其他行政方法解决问题，一味的追求多、全、齐的表面材料，投入了大量的人力和物力。这种计划经济时代遗留的行政观念严重影响了文秘工作者对文书管理的有效运用，不可避免的造成文书贬值的情况。行政管理体制影响下的文书管理出现职责混乱和机构臃肿的现象。因此，相关部门需要建立起行为规范、运转协调、办事高效的行政管理体系，转变领导干部待遇文书管理的观念，加强文秘工作者的文书管理技能。

（二）加强文件管理的立法工作

在过去几十年的时间里，相关部门制定了众多有关文书规章的工作制度，在日常实际的工作中也发挥出了相当重要的作用，可是由于某些因素的影响，其强制力和权威性都存在严重的缺陷。由此看出，为了确保文书的价值、质量和效力得以体现，所以文书立法的成立成为现今所面临的重要问题。文书立法不仅仅是大大减少发文数量和保护文件雪崩问题，同时也能够确保文书在运行时组织路线保持规范。此外，文书立法也需要规定发文时的层级资格，对不该发文的主体阻止其参与。降低了文书在运行时路线的阻隔，切断大部分垃圾、信息发生源，清除信自和通道中的堵塞物，机构的改革、职能的转变与文件立法有机的结合一体。

（三）制定合理的文书经费管理体制

首先，有关部门要对现今信息化文书管理中存在的经费问题进行科学的论证，为控制行政成本制定一个较为科学的标准，其次是加强和改善管理文书的相关措施，再而就是增强审计监督。审计机关是对财政中财务收支进行监督的专业机构，在对行政成本的拧制工作时，确保要发挥出对其的制约监督作用。政府机关的相关领导必须在各项预算中加入文书管理经费，通过人民代表大会的严格审批，并且严格执行，以便文秘工作者更好的做好文书管理工作。

四、结语

文秘工作者作为单位文书档案管理的重要工作者，必须具备良好的文书管理技能，在具备较强的责任心的同时，还需要不断完善和加强自身的道德修养水平和业务能力，在自身岗位上履行好自身职责，做到在其位，居其职，最大化的实现文书档案管理工作的效益，在完善自身的同时成为一位优秀的文秘工作者。

参考文献：

[1]者玉华.文书管理工作存在的问题与对策[J].中国科技博览，2012（6）：180-181.

[2]姜平平，代亚松.秘书职业发展趋势对高职文秘教学改革的启示[J]. 职业教育（下旬刊）. 2013（03）