论基层单位行政事务文秘人员的能力与素养

上杭县自然资源局 叶建年

县级基层机关事业单位的行政事务岗位中的文秘人员，工作具有繁重、复杂、综合、服务、速度、服从等特性，在机关众多岗位中较重要，代表着单位的形象，是单位的笔杆子，领导的重要参谋，广大干部职工后勤保障的管家。文秘人员的选聘及任用，一般都由组织人事部门精挑细选，甚至由一把手亲自严格把关。作为关键岗位的重要人员，文秘人员除了具备强健的体魄外，还要具备良好的心理素质、过硬的政治思想素质以及较高的文化素养等。

一、文秘人员必须具备的基本素养

（一）要做甘于寂寞、乐于奉献的老黄牛

作为单位办公室或综合部门的文秘人员，工作事务繁多，千头万绪，必须做好上传下达、拟写文稿、工作安排等日常工作，还需处理突发事件和接待来信来访人员等。各项事项需逐一厘清并办理清楚，工作不认真出了差错，轻则挨批评，严重的还要承担一定的后果。在机关事业等单位，利用晚上和休息日加班的大多数都是办公室的文秘工作者，正常上班期间，最迟下班的往往都是文秘人员，文秘人员干的活，经常被同事戏称为“脏、苦、累”，领着微薄工资，干着搬运工一般累的活。而且经常要甘当幕后英雄，在鲜花和掌声的背后，都离不开文秘人员加班苦干挥洒的辛勤汗水，许多单位在报刊杂志电台播发的文章及单位发言稿，基本上都是由文秘人员拟的底稿，经过反复斟酌修改而成，而这些讲话稿及发表的文章等往往不允许署上文秘人员的名字，工作特性要求文秘人员只能甘当人梯，不可沽名钓誉，哗众取宠。往往单位在评先评优或提拔人员时，人秘人员因工作岗位平凡，难有突出的工作业绩而往往得不到提名。

（二）要做保守秘密、严于律己的铁士兵

文秘部门是单位的机要部门，文秘人员因为岗位特别重要，涉及秘密的事项多，甚至有些文件在领导尚未审阅前，文秘人员已经先清楚相关内容，这就要求文秘人员严格遵守保密相关规定。

（三）要做口齿伶俐、思维敏捷的真秀才

文秘人员因为工作的特殊需要，经常代表单位或者领导出面待人接物、公务接待、接听电话等，这就要求文秘人员在各种场合着装得体、讲话文明，表达清晰明了、上得了台面，展现单位良好形象。但这并不表示文秘人员可以夸夸其谈展示个人魅力，而是要求文秘人员说话真诚、为人谦和中肯，让人感觉踏实靠得住。在要求待人接物处理得体的同时，文秘人员在接到领导或上级相关部门出的“题目”后，必须具备在规定时间答卷的能力，并且要求文笔流利精准答题，交出让上级领导和同事都满意的答卷。笔者多年文秘工作经验之一就是我们文秘人员办事一定要讲究速度，干净利落，不拖泥带水，做到事前有请示，事后快汇报，办事拖拉是机关行政事务人员办事的大忌。

（四）要做信息灵通、沟通协调的好参谋

文秘人员是单位领导的左膀右臂、重要参谋和助手，对单位的所有工作无一不涉及，上至重要文件的传送与落实，下至机关电灯与水龙头的维修，日常机关工作不仅涉及本机关单位内部管理而且还涉及与上级机关、兄弟部门、下属单位乃至人民群众的沟通协调等，有时文秘人员还需代表领导出面应酬或者出席会议等。具备良好的沟通能力，也是文秘人员的重要基本功。文秘岗位是单位的枢纽，它的沟通作用，从横向看，是做好兄弟部门协调沟通交流，理顺机关各部门之间、协调同事之间的关系。从纵向来看，是与上下级相关联系，传达相关精神，将基层的声音及动态及时反馈。称职的文秘人员是沟通上下协调左右的一座重要桥梁。作为重要的助手与参谋，文秘人员必须跟随领导或者代替领导深入基层进行细致的调查研究，收集相关材料及信息，经归纳整理后提出处理初步建议，供领导决策参考。文秘人员不仅为单位的领导服务，还必须为单位这个大集体服务，除平时注意收集相关部门工作亮点及业绩外，还要及时归纳整理信息向各级部门报送，让上级领导和相关部门及时了解本单位工作动态及所做的成绩与亮点，为单位的宣传工作摇旗呐喊助威。

二、提升文秘人员素养的途径

（一）由单位搭建平台

文秘人员所处的机构或单位，在文秘人员素质提升方面要多方面、多渠道，搭建足够广阔平台，向上级单位如政府机关的文秘部门，推荐本单位文秘人员前往跟班学习，要经常性组织文秘人员参加专业机构组织的文秘相关专业培训，还可以组织各种技能培训，具体集中在社会、法律、经济、计算机、公文写作、现代办公与自动化管理等一些比较突用的技能。通过培训让文秘人员适应各种角色，了解多方面工作情况，尽快使文秘人员锻炼成为全方位人才，而且还要在培训经费等方面予以足够的保证，在制度上予以完善，这样才能让文秘人员像雄鹰在广阔的天空展翅翱翔。

（二）文秘人员自身素质提升

基层单位的文秘人员一般都从具有相关专业的高校毕业生中招录或从文笔比较好的其他岗位人员中选拔，经过多方面培训和工作的历练后，慢慢成熟成长为一名合格的文秘人员。而要逐步成长为一名合格且成熟的文秘人员，必须不断提高自己的思想素质和能力水平，使自己慢慢适应岗位需求。文秘人员日常有一项主要工作就是宣传，不仅需要写一手漂亮文章，还必须能写一手得体的书法，甚至出黑板报等。但是在单位中，由于电脑的普及，一些文秘人员的书写能力水平较低，导致不能完整将工作计划和总结等相关文字予以准确表达，更何况写漂亮的毛笔字和出一期让人赏心悦目的黑板报了。对书写能力方面存在不足，单位和个人必须有针对性地进行培养和努力，经过多方努力，使文秘人员综合素质得到全方位提升，做到文武双全，更有效地开展各项工作。

（三）完善建立相关的规章制度

为了使文秘人员在单位工作干得舒心、干得安心、干得放心，单位需要制定及出台针对文秘人员工作奖惩相关规章制度，为文秘人员制定具体的工作指南。在制度保障上，充分体现奖罚分明，对文秘人员的考核、表彰提拔升职等作出明确规定，让文秘人员工作更有干劲，充满希望。同时，积极向上级人事组织及相关部门推荐，使文秘人员有上升成长的空间和台阶。单位和部门的领导者也必须以身作则，关心爱护身边的文秘人员工作与生活，坚持正确的新思想和新观点，积极传递正能量，鼓励创新立意，要让文秘人员上行下效、耳濡目染进而潜移默化，同时，要以宽容大度的态度爱护文秘文员的辛勤工作，建立容错机制，对文秘人员犯下的小错及时予以纠正并鼓励，让文秘人员充分感到单位的关心、组织的温暖，工作才有动力，才能干的安心、充满上进心。

三、文秘人员素养提升的成效

（一）有助于提高工作效率

机关事业单位的工作主要在于人员具体去抓落实，而上传下达主要抓落实的重要人员就是单位的文秘人员，因为文秘人员是外界及上下级信息传输首要接收员。如果把单位比作一个具体的流水生产线，文秘人员就是关键的操盘手，生产线的运输是否顺畅，生产的成品质量如何，与文秘人员的素养及工作水平高低有极大的关联。单位文秘人员素养高，工作效率就水涨船高，机关事业单位的运转速度就较为顺畅，工作效率也就较为高效，也能较大提升单位的良好形象，使单位各项工作充分受到上级及社会各界的认可。在这方面，一个成熟优秀的文秘人员处理应急突发时间的能力可以充分体现，在突发事件发生之前，必须在思想上引起足够的重视，时刻保持警惕，不麻痹大意而松懈，同时在制度上予以强化完善，做好突发事件的应急预案和相关的物资准备。在突发事件发生后，需立即向上级领导报告，并将上级指示解决问题的措施和方法通知各部门的下级，要求共同配合予以及时解决问题，在行动上予以坚决果断处置，做好安民告示及群众安抚等工作，实现快速有效将事故予以掌控并处置，在处理好突发事件后，必须及时总结事件的经验与教训，形成材料及时上报领导和相关部门。

（二）有助于增强沟通文字能力

文秘人员作为单位的“管家”及领导的助手，妙笔生花及口齿伶俐是其中基本功之一。在成为专职的文秘人员之前，文秘人员接受的教育可能是学校的基础教育或基层其他岗位的历练。只有通过岁月的沉淀及不断的工作磨炼，文秘人员的文字水平及沟通口头表达能力才能不断增强，只有经历了风雨才能见彩虹。在重要的岗位，文秘人员每天都要接触形形色色的人员，有上级领导、外地来宾、兄弟单位人员、人民群众等等，只有具备较高的素养才能笑迎八方来客，接待好每一位来访人员，处理好手头上工作乱麻。文秘人员在写材料时，如果肚子里没有平时积累的素材及相当水平的表述能力，是不可能写出有分量让上级领导及同事认可的好文章的。笔者在刚担任机关单位秘书时，办公室主任安排写一个材料，要求两天内限时完成。苦于胸中无墨，在熬一整夜抽掉两包烟，咬烂笔头后仍然没有写出一段话，抓耳挠腮，确实苦恼。当时心里就想，如果谁能帮我写出这篇文章让我顺利交差，本人愿意拿出一个月的工资给他当作辛苦费。最后因交不了差这篇材料还是由办公室主任亲自完成，自己留下一头一脸的尴尬，肚子里没有墨水的无奈可见一斑。随着时间的推移和水平不断提升，小秘书也变成了大主任，加班熬夜已不再是家常便饭，文章写得好以后，经常在各级报刊发表，单位的信息报送及上稿水平也有较大提升，被上级信息部门经常通报表彰。文秘人员的文笔水平对文秘人员自身素养及单位的形象提升都有一定程度的影响，文秘人员的自身价值也可以得到较完整体现。

（三）有助于当好助手参谋

文秘人员工作为单位及领导的助手，一言一行不仅代表着自身的形象，也无形中代表着单位领导的形象。文秘人员的素质高低也影响着单位领导作出决策正确与否，因为文秘人员提供的佐证材料及依据和建议是领导的重要决策参考。古人言“先谋后事者昌，先事后谋者亡”，古代君主在作出重要决策之前，一般都要听谋士的谏言献策，才会作出决断。明智的君主清楚，要成就大业，必须做好细致的前期调查研究，再根据调查结果进行客观分析判断，经过深思熟虑，广泛征求意见后再决定方针谋略，硬干蛮干，必败无疑。作为重要的“谋士”，文秘人员其素质高低作为对领导的拍板决策影响可见一斑。作为机关事业单位领导的重要参谋，文秘人员也是领导的耳目，有时必须代表领导去基层调查研究，收集第一手资料，倾听基层群众的声音，反馈重要信息。如果文秘人员是心术不正或者素质低下之人，领导有时听进去的极有可能是谎言，甚至“谗言”，进而偏听偏信，或者作出错误的决策，小则伤害同志感情，重则耽误国家大事。因此，作为文秘人员，不仅要行的端坐得直，而且要不断提高素养，做到心正则身正，心静则目明。

四、结语

新时期的基层文秘工作人员，工作有时代的新要求，工作内容涉及方方面面，相当繁杂琐碎，形式多样，各项工作相互交叉、彼此交融。作为一名基层合格文秘人员，对于单位显得尤为重要，必须多方位提升综合能力与水平，提高个人素养，工作认真负责，全心全意为人民服务。