見面 透明 信任 如何讓公司的會議更高效？

余曉文

網路發達的當下，廉價（甚至免費）的視訊會議、即時通訊和電子郵件等無處不在。借此，在家工作，甚至是在辦公室以外的任何地方辦公似乎比以往更容易、更有效。

但最近，一直視電子溝通為業務生命線的雅虎，突然宣佈禁止員工遠端辦公，稱遠端辦公妨礙合作，降低工作效率，此舉引發諸多好奇。

網上已經廣泛披露了雅虎全球人力資源總監Jackie Reses的內部備忘錄的細節。根據這一內部備忘錄，雅虎認為遠端工作對合作不利，同時降低工作的速度和品質。備忘錄中還說：「做一個雅虎人不僅僅要做好日常工作，更重要的是要互動和體驗；而互動和體驗只有在辦公室才能完成。」

「面對面」好處多多

作為一個研究組織心理學的學者，新加坡國立大學商學院教授理查·阿維對「面對面的會議何時和因何種原因很重要」這一主題做過大量研究，所有這些研究為個人和公司更有效地開展工作提供了參考。

「儘管電子溝通有很多好處，尤其就降低成本而言，然而使用電子溝通手段開會也有很多缺點。在使用電子手段時，存在很多分心的機會，比如：其他的工作、查郵件、不相關的對話和其他分散注意力的事情。尤其是在家工作時，與會者通常不會像他們的同事想的那樣（或他們的管理者希望的那樣）參與到會議當中。」理查·阿維指出，更重要的是，從心理學的角度看，面對面會議有幾個積極的方面，這些積極的方面是利用電子溝通的手段召開的會議無法實現的。

「也許面對面互動最明顯的好處就是：面對面。」理查·阿維認為，通過面對面會議，與會者能夠積極參與，同時觀察其他與會者的口頭、非口頭行為和其他細微的差別，比如：面部表情、手勢和用其他方式無法捕捉到的動作。這些對於建立理解和合作都是很重要的。對於團隊內部會議是這樣，對於由不同團隊或不同的公司聯合召開的會議，亦是如此。而電子溝通的劣勢是會帶來潛在的誤讀，如一些俏皮的短評可能容易被誤讀為反對或徹頭徹尾的攻擊。

社會動物溝通不可或缺

與此相關的是，在同一地點辦公能夠滿足人類的一個原始需求。「作為社會動物，我們需要與其他人接觸，與他人隔離是有害的。郵件和電話會議不太可能滿足這些需求，儘管微信等社會網路現在非常流行。」理查·阿維說，事實上，對一些社會網路的大量使用顯示，也許人們更加渴求社會朋友，而這一需求在他們日常的「現實」工作和個人生活中卻無法得到滿足。

人們通常提到電子溝通有一個好處，那就是，電子溝通能夠使參與者不需要在同一時間做出反應。也就是說，參與者可以在自己選擇的時間做出回復，從而能夠按照事情的輕重緩急做工作安排。「這可能有損決策的速度和品質。反之，面對面的互動則要在同一時間進行，可能有利於做出更快更好的決策。」

心理學家的社會交換理論特別強調交換關係。根據這一理論，人際關係視為個體之間相互欣賞的交換。通過在同一地點工作，與會者或團隊成員還能夠建立交換關係，包括談判、好感、承諾或理解，但這些交換關係不太容易通過電子溝通的手段實現。

透明信任建立有效商業關係

「面對面的關係亦能幫助個體之間建立透明和信任的關係，其效果要遠遠超出其他形式的溝通。」理查·阿維強調，信任是建立有效的商業關係的重要組成部分。信任可以通過重複的互動，如正式「會議」或閒聊等其他形式加以建立。「這不是說電子溝通不可以建立信任。但研究顯示，通過電子溝通的方式建立信任要花更長的時間。」

大量的研究也證實，通過面對面的接觸，員工能更好地了解其是否適合現在所處的公司，以及能否成為公司決策過程的重要組成部分。在辦公室工作，員工亦能通過觀察其他員工的行為和情緒了解公司的相關規範、企業文化和運營方式，這些因素對於增強團隊和公司的凝聚力是很重要的。時間價值（比如按時上班）、公司權力層、公司提倡的行為和不提倡的行為等資訊都是至關重要的，不在辦公室辦公很難輕易地了解這些資訊。

激發創新 意外收穫

事實上，在辦公室工作還會產生一些意想不到但可能非常有利的結果，比如在辦公室閒聊可能會成為突破性創新的源泉。

雅虎的備忘錄也指出：「有些極佳的決策和見解來源於走廊和咖啡廳的討論、會見新面孔和即興的團體會議。」這種即興的討論和會議不太可能通過電子溝通的方式實現，因為電子溝通會更加強調具體的話題。比如，即興的討論能夠讓員工之間分享資訊、情緒和工作方法，相互之間獲取和給予支援，這是其他的手段無法達到的效果。因此，在辦公室工作存在很多心理上的益處，這些益處很有說服力，能夠支援雅虎禁止遠端工作的舉動。

綜上所述，對於電子溝通和面對面交流，與其強調非黑即白、非此即彼的討論，不如強調尋求兩者的最佳組合，以便實現公司的長期目標，這樣對公司才最有利。