别让办公毁在鸡零狗碎上！

刘龙静

不妨想象一下，在没有用Outlook或者Foxmail之类的邮件客户端软件之前，我们用浏览器登录邮箱似乎没觉得有什么不方便。但是只要当你一旦用过，就再也受不了每天登录网页版邮箱了。

新工具层出不穷，最好用的却不必掌握太多太复杂，以下都是些小清新软件，足以应对你平时办公的基础需要，这回真的要走起来了哟！

像作图大咖一样玩转图表

在信息图如此走红的今天，想象一下，假如你能够在月度报表上，轻松用一张图表把你整月的工作重点清晰地梳理出来，领导看了会不会对你刮目相看？

那么，是时候了解一个小巧而专业的绘图工具了。

实战难题：怎么做图表？创意在脑子里，实施路径千百种：你可以用Excel中的绘图功能；高手还能用Photoshop来个绝对的个人定制版。但是地球人都知道，Excel的绘图功能不够智能，用起来“槽点”太多；PS这样的神器也不是每个人都能轻松掌控，强行使用，伤神又伤心。

解题指南：

·在线图标绘制工具Lovely Charts

其主要特色有两点：一是提供吸引人的图标；二是确保让这些图标对齐，相信用Excel绘制过图标的同学都在对齐这件事上伤过脑筋吧？Lovely Charts的好处就是提供了对齐工具，可以让你选择项目，然后强制对齐。另外，Lovely Charts还有一个非常直观的编辑模式，让你可以通过拖拽就能复制元素。（访问网址：www.lovelycharts.com）

·小巧免费的流程图绘制工具Diagram Designer

它功能丰富、小巧易用、速度快、支持中文界面、有模板库，并且支持导入导出常见图片格式，能够进行幻灯片播放……对大多数用户来说，无论是画流程图，还是设计界面，或者做一些简单的演示都够用了。更重要的是，它还能下载语言支持包，解决英文不好同学的使用困扰。（下载网址：h t t p ： / / m e e s o f t . l o g i c n e t . d k / DiagramDesigner）

用PDF保卫个人形象

过去有“字如其人”的说法，一手好字就是你的名片，现在写字的机会已经很少，你给出的文档，也就成了个人的“职场名片”。从求职简历到工作报告，在对外界提供文档时，PDF文件的优势就得以显现了。

别以为PDF只是专业人士的使用专利，对于普通人来说，PDF格式的好处在于通用和美观。当你把文章转为PDF格式之后，读者无论使用什么操作系统，都可以正常阅读，并且对方在屏幕上看到的与你看到的完全一样，不会有断行不一致或者字体不一致的困扰。

别着急，其实你所需要的只是一个“PDF打印机”，用来把其他文件转化为FDF，而不是想象中的那种“PDF生成软件”，因为对普通用户来说，那种操作太过复杂了。

实战难题：你是否会遇到这样的尴尬：精心排版做好的Word文档发送给对方后，因为对方电脑的字体库、软件版本等原因，出现断行和字体不一致等状况，让你的排版变得乱糟糟？甚至，还可能因为对方使用的操作系统和你不同（比如现在如此多的移动平台）而不能阅读。

解题指南：

·最熟悉的MS Office

就是咱们每天都打交道的Word、Excel等等，在保存文件的时候，选择“另存为”，文件格式的下拉选择菜单中，有一项是“PDF”，选择它，然后确认，一份“稳定”排版的PDF文件就生成啦。

·PDF打印机pdfMachine

支持嵌入字体、支持中文、还能提供水印。让你能够把其他文档、网页、图片等“打印”成你自己独有的PDF文件，并且，网站上还提供了在线版本，可以在不安装软件的基础上，让你能够在线转换文档为PDF。（下载地址：www.pdfmachine.com）

复制粘贴也是技术活

形容一个人的工作太过枯燥初级，我们常会说，每天只在“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。但是你可知道，这看似简单的复制粘贴其实也是技术活。

实战难题：Windows自带的剪贴板每次只能容纳一条记录，这意味着，如果你在工作中需要重复剪贴好几段不同的文字或图片，就只能不停地重新复制，然后粘贴。

解题指南：

这时候你需要一款增强工具来“升级”你的剪贴板，它们能够帮你实现如下目标：

1.最多支持9条剪贴，按数字键就可直接调用。

2.不仅支持文本，也支持图片，没有其他工具的时候，也能兼做图片收集器。

3.热键操作方便，多次Ctrl+C后，在需要粘贴的地方呼出热键就可以选择粘贴条目。

4.关机后剪贴内容不消失。

5.支持固定内容（模板）作为剪贴条目，比如常用信息：地址、签名档、电话、E-mail等。

6.可以进行顺序粘贴。比如在填写一个表格的时候，有8个字段，可以方便地将依次复制的8条内容填入其中。

以下是两款实用的免费剪贴板增强软件。

·经典的剪贴板增强软件CLCL

其特色在于可自定义菜单，能最大限度满足个人使用习惯，并且还能在弹出菜单上显示图片，非常适合在图像编辑软件中使用。（官方网站：http：//www.nakka. com；下载汉化版搜索“CLCL汉化”）

·占用内存更小的ClipX

可以通过菜单清除历史记录，这一点比CLCL更为方便。（官方网站：http：// bluemars.org/clipx；下载汉化版搜索“ClipX汉化”）

重复工作一键搞定

不知道你是否计算过，自己有多少工作每天都在“重复”操作。比如说，每天上班第一件事，登录公司的ERP系统；在即时聊天软件中，告知别人你的邮箱地址；更多的一种情况是，假如你正在做一个会议的邀请工作，需要将标准的邀请函发给很多的不同收件人，同时在每封邀请函中准确对应以被邀请人姓名……

实战难题：你有没有想过，让这类的重复性工作简化到一键解决？比如，要登录公司的ERP系统，只需按一个键，电脑就会替你依次完成如下工作：打开浏览器、输入网址、输入用户名和密码、回车，完成登录过程。当然，如果你的想象力足够丰富，还能简化更多的重复工作，只要你学会使用AutoHotkey。

解决指南：

·靠脚本文件来实现自动操作的AutoHotkey

千万不要被“脚本”二字吓到，其实脚本就是一个txt文档，只要简单学习一下基本的命令，编写一个不复杂的脚本就已经绰绰有余。而以后每次使用的时候，只要调用一下脚本文件就能实现一键操作，是不是也算是一件一劳永逸的事情呢？（下载地址：http：//www. autohotkey.com/）