无纸办公环境下文书工作的实效性分析

王蒙

随着现代化科技的发展，办公室文书工作也受到了很大影响，本文通过介绍办公自动化自动化的内涵和含义，阐述了文书工作在办公自动化条件下产生的新的发展，并且探讨了文书工作开展办公自动化的必要性及相关策略。

办公自动化的内涵和意义

在现代化技术不断发展的今天，无纸化办公已经成为了一种必然的趨势。无纸化办公，节省运营成本，只是OA平台主要特点之一。消除渠道不畅、工作量大、工作备份不全、检索不到位、人浮于事等等不利于工作进展因素，也不过是OA在技术层面必需且能够解决的问题。OA在企业内推广运用，目的是提高办公效率，加强内部交流沟通，提高协同办公能力，推进企业信息化建设和管理进程；同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，管理者根据实际情况来调整不合理的环节，为重组更加规范适用的工作流程提供有效的事实依据。提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。

文书工作开展办公自动化的必要性和必要条件

文书工作在科技不发达的时候是一项繁重而且不被人重视的工作，需要工作人员有极大的耐性并且要精神高度集中，会议中不能遗漏领导的任何一句重要发言，对于领导日常工作的行程安排也要面面俱到，这使文书工作人员苦不堪言。科学技术突飞猛进的发展，在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝，办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代，办公室墙边的文件柜被又小又薄的"磁盘"所取代，包括记录，起草，编辑，修改，打印，存档，复制在内的办公室文书常规工作，办公室自动化将大大提高办公效率并且改善办公环境，把文书工作人员从原来繁复的笔头作业中解救出来。用于办公室工作的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。

文书工作在办公自动化的条件下产生的新的发展及相关策略

在办公自动化的条件下，文书工作要想产生新的发展，最主要的就是要转变工作方式，办公自动化形成了无纸化的办公环境，文书工作大多数搬到了网络的工作平台去进行，实现了对于纸、笔以及书籍等信息交换方式的突破，使得电、光、声等信号得以应用于将这些信息快速、便捷、丰富、形象地传达出来。文书工作人员在办公自动化的环境中，对于各种办公硬件的应用实现了转变，纸笔、电话、书本、黑板、办公桌等各种传统工具，现在只需要保留其简单的办公桌，然后，再为办公桌配备电脑、复印/打印机、传真机、扫描仪等设备，便可以充分地保证工作人员顺利开展各项工作。这就要求文书工作人员要增强电脑操作能力，要及时的积极的掌握新的工作方式。比如，企业召开年度预算大会，可以用Excel表格、PowerPoint演示文稿等将所要谈论的信息发布到公司网络平台上，帮助其各部门的工作人员直接地贴近会议。另外，文书工作人员必须树立良好的要求的职业道德以及职业意识，在办公自动化的环境中，加强对于计算机犯罪、网络信息窃取等各项行为的认知，确保自身在利用计算机进行工作时，能够有效的约束自己，并且对各种文件信息进行加密、备份等处理，避免自己因为无意识操作而造成违法的行为，或者是遭遇恶意的信息安全问题

结语

文书工作在新时期实施自动化办公已经成为了一种时代的必然，各个企事业单位以及文书工作人员都要加大对于当前环境下的文书工作的全面研究，以采取有效的手段推动文书工作对于办公自动化的全方位有效实现。

（作者单位：长庆油田矿区事业部泾欣园综合服务处）