浅谈信息时代的外贸企业管理

【摘要】人类已经进入了“信息本位制”时代，各国外贸企业的管理也步入了先进的信息化轨道。我国外贸企业必须紧随时代的要求，才不会被淘汰，而各方面业务的提升必须辅以相应的企业管理手段的改进。本文探讨了信息时代和外贸企业管理的特点，在此基础上，分析信息时代中我国外贸企业管理的不足之处，并进一步提出改进的建议，希望对于信息时代外贸企业管理体系的构建有所帮助。

【关键词】信息时代；外贸企业；企业管理；信息化管理

外贸企业业务的地域范围非常特殊，是在国际和国内之间进行业务往来，因此必须时刻调整自己的各方面能力，适应国际和时代的需求，才能够将业务顺利的开展下去。

一、信息时代和外贸企业管理概述

（一）信息时代及其特点

信息时代是当前时代的一个代名词，在这个时代中，在一定范围内摒弃了原始手工作业和传递，优化了简单的机器作业和沟通。计算机硬件以及各种软件逐步普及，成为这个时代的工具，信息量、信息传播和处理的速度以及信息应用的程度成为这个时代的主要劳动对象之一，并且均以几何级数的方式在增长。在这个时代，经济飞速发展，且伴随着新科技的涌现和经济全球化的推进。

（二）外贸企业管理的特点

外贸企业是从事对外贸易（进出口）的企业。具体说来，它是按照合同或者契约的要求，如期提供给贸易关系人合格商品的中介服务组织。该类型企业的顾客距离较远，甚至不曾谋面，因此对顾客要求的识别和满足过程主要体现在保证单、证、货一致的基础上。根据此经营特点，在管理方面一般按照过程方法的管理思路，对每个业务部门以合同履约的服务过程为主线进行质量以及配套设施、人员方面的管理。管理的内容主要包括资源管理、实施受控情况分析、通过监测分析内部及外部顾客的满意度等，经过管理进一步找到改进的途径和方法，以实现业绩的不断提升。

二、信息时代下我国外贸企业管理的现状

目前，我国已经全面进入了信息时代。在这个信息高速运转的时代中，业务往来的先进性、信息系统的技术性等问题对于外贸企业的管理有着很大的冲击。目前国外的外贸企业在信息化方面已经非常先进，其进步主要体现在“信息高速公路”的发展上，体现在具体的信息网络化的建设上，而我国在此方面还较弱。

（一）行政管理机构臃肿

对于外贸企业来说，行政管理机构永远是一个服务体系。他的业务本质上就是为了外贸企业获得利润最大化而对于日常经营进行相应的配合工作。对于这种服务机构，虽然在一定程度上类似于大脑的指挥地位，但是也不易过于庞大，违反成本-效益原则。在信息化的今天，很多工作都是通过信息系统和软件操作一蹴而就的，这就更不需要大量的繁琐的人工性操作。因此目前我国外贸企业普遍存在的行政管理机构庞大的问题有待于解决。

（二）信息化管理不到位

目前，我国很多外贸企业在信息化管理方面起步较晚，软件技术相对落后，问题频出，主要集中在以下几个方面：企业商品和样品等这些内部资源没有得到充分的共享，使得外贸企业与采购商下订单或者给客户发样品时因一些小的问题而发生丢单现象；历史信息存档不完善或丢失，导致以往业务无迹可寻，老客户流失或者无法适时地总结工作经验和教训；业务员报价、合同、单证、邮件开发客户中的开发模板等外贸业务流程及企业形象不统一，业务不够规范；在无监控管理系统的前提下管理者无法掌控每单外贸业务的进展情况和问题；中小型外贸企业人员流动较大，辞职的外贸业务人员的客户资源未能得到有效的利用及回收。

（三）管理人员素质有待于提高

信息时代的要求就是速度、高端技术与业务的有效结合，以形成先进的工作效率。这个过程所需要的工具主要是计算机软件。但是我国外贸企业中管理人员对于此方面认识不足，他们认为当前的软件已经够用，甚至担心接受新的软件会使自己还要进行学习，比较麻烦。这些都将使管理人员的信息化管理的工作能力受到影响，越是不愿意接受新的软件，管理工作素质就越差；而越是管理工作水平有限，就越不爱接受新的技术，如此往复，恶性循环。

三、信息时代外贸企业管理对策

（一）国家和政府加强对外贸企业信息化管理的支持与督促

外贸企业信息化管理程度的提高不但可以使得企业自身利润增加，从而提升政府的利税创收和外汇收益，而且外贸企业时常会代表一个国家的形象，在与国际接轨的今天，其业务能力是否跟得上世界经济的步伐，体现了我国经济实力的强弱和科技进步的现状。

1.鼓励外贸企业管理软件的开发

大力支持外贸企业管理软件的开发工作，甚至可以以国家的身份进行投资开发项目，为信息化时代的外贸企业管理工作搭建技术平台。

2.从制度上引导外贸企业实现信息化管理

国家政府部门除了在相关文件中明确规定外贸企业必须实行信息化管理和其信息化管理的等级层次以外，也可以在与其接洽的业务中，要求外贸企业必须采取某些信息化方面的工作流程，才能完成对接。这样在一定程度上可以督促其加速管理的信息化进程。

（二）外贸企业自身的努力

信息时代要求外贸企业用现代信息技术全面的改革公司管理体制，提高其工作效率、市场竞争力和经济效益。

1.精简管理机构，优化管理队伍

外贸企业的员工数量一般较少，在信息时代的要求下，应该尽可能的将人工成本转移到软件技术成本中去。这样不但可以减少工作量，也可以提高工作效率和业务准确度，摒弃当前外贸企业的各种失误。因此实现信息时代的外贸企业管理，首先要建立起一支信息业务熟练、高精尖的管理人员队伍。

2.增强与时俱进的意识，及时采用先进的管理软件和技术

当前业务的要求使外贸企业的管理，必须从最开始的纯粹的邮件管理扩展到报价、订单、单证等业务层面，并逐渐转变为针对整个企业的信息化管理，最终实现提升企业管理效果、增强竞争力的目标。这就要求企业在购买外贸软件时，已经不可以单纯的考虑“价格”这个因素，因为价格较低带来的软件落后现象会使外贸企业的工作得不偿失。多功能、多种外贸解决方案的外贸管理软件（例如：艾诺科RichMax）迎合了外贸企业管理的特点，以企业主要业务管理为主线，融入业务流，实现了业务管理、财务管理以及客户关系管理、OA、智能综合分析等业务协同化管理的整合，可以不断促进企业的管理创新，提高其核心竞争力。

综上所述，互联网时代的到来，信息技术和通讯技术的迅猛发展，信息高速公路遍布国际贸易市场的各个角落，这些都带领着我国外贸企业进入了信息管理的时代。构建外贸企业信息化管理模式，提高其管理能力，可以优化交易流程、整合企业资源、加强业务监控、规避贸易风险，进一步创造更为广阔的贸易空间，具有深远的意义

参考文献

[1]百科名片.外贸企业http：//baike.baidu.com/view/961871.htm.

[2]刘文华，刘厚俊.后金融危机时期我国外贸企业管理创新研究[J].世界经济与政治论坛，2009（04）.

[3]孙思模.浅析我国外贸企业经济管理的信息化[J].中国商贸，2012（10）.

作者简介：王东升（1976—），男，山东龙口人，大学本科，经济师，现供职于山东省龙口市商务局，研究方向：外经贸研究及企业工商管理。