风力发电项目档案管理的现状与改善措施

季淑萍

风能是一种可再生的清洁能源，随着我国风电项目建设的如火如荼，风电项目档案管理也需要进一步完善和规范。现通过对几个风电项目档案达标投产验收中发现的共性问题进行分析与探讨，以求商榷。

一、风力发电档案管理现状与问题

在风力发电项目建设过程中普遍存在的问题是：注重项目建设进度，忽视项目建设档案的收集和管理，给整个项目的竣工验收和今后生产维护造成了不可估量的损失。

1.工程项目建设档案管理未与工程建设同步管理

档案管理工作滞后，应归档的文件材料没有根据工程进度及时收集、整理，导致不齐全、不完整，不能按要求达到形成、积累、移交与工程建设同步。

2.工程项目建设档案管理人员配备不足

风电项目工程建设时期普遍不配备专职档案管理人员，一般为临时兼职，导致兼而不顾。多数没有接受专门的档案业务培训，档案知识匮乏，对风电建设过程及风电行业档案管理规范不了解，缺乏档案管理意识；不了解风电工程项目的划分，不知道各参建单位应该形成哪些档案材料，收什么、找谁收都很模糊；无法指导、检查和监督各参建单位档案材料形成管理和质量控制。

3.缺少档案的保护设施、设备

风电项目建设中侧重项目建设，忽略档案管理，多数单位没有配备规范的档案库房和专用设备：如库房、办公和阅览三分开、调控温湿设备等。

4.风电项目工程档案材料普遍存在不规范和缺失现象

风电工程的档案材料不齐全。如：规划许可证；原始地形地貌、关键部位、隐蔽工程及节点的照片；地质矿样、项目报审材料、征地材料、红线图；招投标文件缺少部分评议标过程文件；执行强制性条文的实施计划；管理台帐、部分建筑安装材料试验和检测报告、质量验收签证；设备材料的检验、保管、发放记录等；

工程项目档案材料原件不齐全、不规范。如项目建议书、租征地文件、图纸会审、设计交底等都有复件；施工中使用的表格式文件不规范；施工原始记录、隐蔽工程、质量验评材料、检验报告、验收签证中填写内容不完整；书写材料不规范；签字、盖章不齐全、并有随意涂改和事后编造现象、无签署日期；竣工图的编制不规范，竣工章加盖部位有覆盖原图字迹现象、有代签字现象。

5.档案整理不规范

案卷题名拟写不能简明、准确揭示卷内文件的内容，案卷脊背粘贴及文件装订不牢固、不美观，卷内页码编写潦草，档号编制不规范，如：把甲、乙两个不同项目名称的第一期工程档案，当成同一期项目的两台机组来编制目录代号，这必将导致甲或乙第二期工程的档案目录代号混乱，也给以后提供利用造成不便。

二、造成风电工程档案管理不善的原因

1.地域问题

由于风力发电项目的选址一般在偏远地区，交通不便，与内地沟通不畅，特别是档案管理规范和要求的宣传学习渠道不畅通，不能及时了解和沟通，是导致档案管理滞后原因之一。

2.管理体系及管理制度不健全

工程建设单位组织管理体系不健全，没有设置专门的档案管理机构和档案管理人员，没有将档案管理工作纳入到项目建设的工作程序和议事日程中，没有纳入到各级领导及专业人员的岗位责任制。档案管理规章制度不健全，执行不到位，缺乏完善的约束机制，也是造成风电项目工程档案材料不齐全、内容不准确、整理不规范的原因之一。

3.各参建单位档案责任意识差

参建队伍庞杂，人员流动性大，且素质参差不齐。档案管理意识淡薄，业务素质低和责任心不强，对工程档案的重要性认识不够，只重视建筑工程实体，对档案工作敷衍塞责。

4.建设单位控制措施不到位

建设单位未将档案管理要求纳入合同管理，未制定档案的归档范围和要求，未对施工和监理单位的职责进行明确划分，未对参建单位进行档案业务指导，没做到有效的事前策划、事中控制、事后核查。

三、解决办法与控制措施

1.健全管理体系

建立健全风电项目建设管理体系，并覆盖建设的全过程、全方位。档案管理工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则，把档案管理工作纳入各级领导及专业人员的岗位职责和工作程序，纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系，并建立考核机制，奖优罚劣。设置档案管理机构和管理人员。建立档案管理网络并覆盖各参建单位，明确职责，跟踪收集各阶段形成的文件材料，并负责对各参建单位文件材料形成、管理指导、监督。实现档案工作与风电项目工程建设同步计划、同步检查、同步验收。

2.建立完善的档案管理制度

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002、《风力发电企业科技文件归档与整理规范》NB/T31021及《风电工程达标投产验收规程》，结合实际编制《风电项目工程档案管理实施细则》。明确划分建设单位、勘测设计单位、监理单位、各施工单位、设备供应单位、调试单位、及总包和分包单位的档案文件材料的施、竣工文件的编制、收集、积累、整理、鉴定和移交中各自的责任和范围；明确监理单位职责按《电力建设工程监理规范》将各参建单位形成的文件和案卷质量纳入工程质量监控范围，并负责对各参建单位整理和移交的档案审查签字确认。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及监理文件；明确收集范围、收集时间；明确项目文件、竣工文件和竣工图的编制质量和要求；明确竣工图章的使用及竣工图的审核；明确项目文件的整理、组卷、编目、编号、装订等要求；明确档案的移交套数和移交时间。确保档案齐全、完整、准确、系统。

3.配备与工程项目建设相适应的档案管理人员与设施设备

配备具有一定的档案专业知识和技能、大专以上学历及中级以上专业技术职称的档案管理人员；熟悉风电项目建设的过程，掌握参建单位的职责范围；有较强的责任感及严肃认真的工作态度；配备规范的库房和设备。

4.事前策划、过程控制、事后核查

建设单位首先在立项时就要明确归档范围，在编制招标文件、合同签订时明确文件形成、归档和质量管理要求，明确各参建单位档案管理人员的素质要求，并约定奖罚条款。加强对参建单位工程现场管理人员档案业务的培训和档案法宣传，使每个责任单位和责任人了解其职责、归档范围和质量要求。使档案文件材料形成过程和鉴定验收中有统一的标准和依据。

建设单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案文件材料的形成、管理情况，在进行单项工程验收时，同时验收应归档文件材料的完整与质量，发现问题及时纠正。

监理单位要按照《电力建设工程监理规范》严格监督检查施工过程文件、竣工文件编制和档案整理质量。监理人员在对关键工序进行监理时，同时检查有关原始记录的形成情况和内容、数据的准确性。监理单位在进行工程质量评定时，同时评定文件材料的形成质量和完整性。

在设备安装阶段，建设单位的档案管理人员对设备档案及时控制。要参加设备开箱，随时收集设备档案。

在施工阶段，各单位的档案管理人员在收集纸质文件的同时要注重收集各种载体的档案。如声像、照片、电子文档等。

在工程竣工时，要及时编制竣工图。建设单位、施工单位和监理单位的专业人员要按照现场实际情况及变更情况对竣工图进行核定。

在工程竣工验收时，档案管理人员要对归档文件材料严格审核。如：⑴文件材料的格式要使用统一的国家标准；⑵文件材料的载体及书写材料和装订材料要规范，载体和书写材料必须耐久，装订要规范；⑶文件材料应是原件，如因故无原件时提供单位应加盖可追溯原件存放地的公章；⑷文件材料的内容填写完整，不能空项，如有不存在项应划斜线；⑸文件材料的签名、盖章手续要完备、合法、有效。不可代签名、不可使用手章，并签署日期；⑹竣工图要与成品相符，签字、盖章要清晰、真实有效；⑺声像档案，如照片、录音、录像、磁盘、光盘等要真实有效质量可靠；⑻归档的各种载体的文件材料要根据《风电建设项目文件收集及档案整理规范》科学分类、合理组卷、准确编制档号和案卷题名，以确保归档的文件材料的案卷质量。

（作者单位：大唐河北发电有限公司马头热电分公司）