基于网络环境下加强我国档案数字化管理问题的思考

沈银娇

随着数字化信息时代的到来，数字技术的发展已经涉及到经济社会各个领域，特别是我国档案管理的运用更直接地推进档案管理的数字化进程，而以网络技术信息为出发点，在全国范围内的档案管理基本上都实现了数字化管理。通过数字化管理和运用，有利于促进档案管理的科学化，有利于促进档案管理效率的提高，促进档案管理事业的发展。而当前在网络环境下，我国档案数字化管理存在很多新的问题和挑战，如何加强管理和运用，引起人们关注与思考。

一、当前我国档案数字化管理存在的问题

1.电子档案失真现象严重

电子档案数字化主要是将文件由纸质文字形式转化为电子文字的形式。众所周知，电子文件的一个较大的特点就是其可分离性和易变性，这在档案数字化的过程中是一个相对劣势的影响因素。因为在文档的输入、储存过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰和人为破坏等行为，这些情况必然会导致档案失真，档案本身也就失去了数字化的真实意义。

2.作者权益往往受到侵犯

档案数字化主要是通过现代信息技术手段，将纸质和声像等文件转换为电子档案，并通过网络传输，从而达到档案信息资源共享。档案数字化本身应该获得作者的同意，这样才能保障作者的著作权不被侵犯。而在这一过程中作者本身的权益往往容易被忽视。

3.个人信息保密程度较低

网上侵权问题的主要原因是网络中的档案数字化信息分享的自由度越来越高，最基本的就是通过复制、上传和下载等方式进行信息共享。然而，随着数字化技术的不断发展，对档案数字化信息的保护更加困难。随着档案数字化信息在网络当中的透明化和个人的数字化资料的公开化愈加增强，个人档案数字化信息的保密性则随之减弱。

4.信息技术保障程度较低

由于计算机技术尚处于不断发展和完善的过程中，网络安全技术尚未成熟，加之网络软件本身就存在漏洞，这些漏洞极为容易被黑客攻击，从而非法侵入网络，进行不法行为。同时，由于数字化信息资源的共享性，使得很多信息没受到应有的保护，被随意盗用和篡改。

5.篡改数据行为时有发生

导致档案信息失真的途径主要是信息被增删或者更改。而造成档案数字化信息失真的人为因素主要有蓄意破坏和个人疏忽这两个方面。蓄意破坏主要是人为地抱有某种目的进行修改档案数字化信息，导致信息失真。由于现代计算机病毒的种类繁多、潜在性和破坏性非常强大。所以，很多档案数字化建设的工作环节或层次上都可能会被人为攻击。

二、提高档案数字化管理的对策

1.制定档案法律保障体系

针对档案数字化建设过程中的管理风险以及法律风险，制定相关的法律法规，以强制性手段来保障用户的权益，是最直接的解决办法，这样才能确保档案数字化建设的法律效率，做好档案所有权和档案著作权的确认工作。在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。所有权与著作权是两个容易被混淆的的概念，其实，拥有著作权的个人不一定具有所有权，所以说，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。另外，档案所有权的转让也可以通过捐赠、寄存的形式来把所有权转让给档案馆，否则，也造成侵权行为。

2.提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

3.实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

4.完善纸质档案规范处理

随着社会的进步，大部分档案馆也逐步展开档案数字化建设。由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

5.加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

6.建立档案安全保障体系

随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。

（作者单位：广东省中山市国土房管档案馆）