如何做好医院档案管理的信息化建设工作

王珊珊

医院档案信息化建设以网络化建设为基础，档案信息资料作为医院信息载体是医院管理的重要组成部分，而信息资料作为医院最为宝贵的一大资源，将直接影响到医院的生存与发展，因此加强对医院档案管理信息化的建设迫在眉睫。

一、医院档案信息化管理的现状

1.工作强度大，任务繁重，缺乏档案管理专业化人员

医院档案管理工作涉及很多方面，包括对现存档案室的纸质档案进行数据化处理；利用文档处理软件对数据库进行规范整理以便检索利用；采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息的安全性；电子文件进行转换升级使其处于可用状态，做到纸质档案与电子文档并存。而做到这些工作要求档案部门人员要有相适应的熟练计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、还要有精通档案业务知识的复合型人才。而目前档案人员大多只懂档案管理，对计算机应用知之不多，信息化技术运用能力不强，开发信息设备功能的能力有限，这在一定程度上制约了医院档案信息化建设的发展。

2.电子设备更新速度快，需要大量资金投入

医院档案部门实行档案库房、技术用房、办公室、调阅室分开；配备了密集架、目录柜、计算机、复印机、扫描仪、打印机、空调等档案设备和装具；整体而言，档案信息化建设的软硬件基础设施建设还很不到位，对档案信息进行安全防护，而更新维护这些硬件设备都需要很大的经费投入。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，其核心是档案信息网络。只有建设先进的档案信息网络才能充分发挥信息化的整体效益。

3.档案管理的相关政策法规不健全，服务方式过于保守

保证档案信息安全的法律法规、规章制度尚未完善，档案信息管理的法律地位尚未确立，信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。而传统的档案管理服务方式过于机械，缺乏灵便性，工作中没有对档案信息进行深层次的开发和加工，这些问题直接影响着档案信息化建设的步伐。

二、加强医院档案信息化建设的措施

针对医院档案信息化管理工作中的现状和存在的问题，应采取以下措施：

1.更新工作方式，提高工作效率，重视人才培养

随着传统档案管理向信息化时代过渡，档案工作人员的角色和职能也随之改变，档案管理人员不仅要在工作方式上进行更新，也要在工作手段上进行改进。计算机已应用于档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索，我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作，比如数码技术、影像技术、条形码技术等，大大提高管理效率和管理水平。

做为一名档案工作者除具备最基本的职业道德、基础文化知识和档案专业知识外，更重要的是掌握现代信息技术和相关领域知识。一是加强信息化专业知识培训，包括电子档案的保管和利用；数字化档案信息的存储和传递等；二是加强行业标准、规范的学习；三是提高计算机运用能力，提高英语水平；四是建立考核机制。

2.创新服务方式，完善档案管理的政策法规

创新档案管理的服务方式，强化服务意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。医院互联网的建立使档案信息资源更加丰富，而档案信息化的服务方式要求是公开的全方位的，服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。在日常工作中通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务，可以多途径地获取档案信息，节省了时间，提高了利用效率。

档案标准化是一个制定标准化与执行标准并重的过程。医院应加强上级档案行政管理部门的各种业务规定，对过去不合时宜、制约档案管理方面的政策加以完善，不仅档案部门和档案人员要遵守执行，医院管理者及相关职能部门也应知晓。

3.完善基础设施维护，加强档案管理的现代化手段

加强以档案信息为核心的档案基础设施建设，加大投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件设施。增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑等硬件设备，设置防火、防盗的自动监控系统，使电子设备即时扩展且易于维护。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，实现档案资源的合理配置和利用，医院建立微机局域网络， 在网络平台上编制一套文书、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样大大提高办公效率，实现了档案资料的网络化应用，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，物尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）