中学档案信息化建设的问题与对策

吴崇宁

在信息技术发展的时代，传统的中学档案管理已不能满足当前中学管理工作的要求，这就要求中学进行档案信息化建设，实现信息化管理，以顺应时代发展趋势，从整体上提升中学管理水平。

一、中学档案信息化建设的问题分析

1.缺乏正确的认识

对于档案信息化建设，许多中学领导和管理人员都存在认识上的误区。不少人认为中学档案信息化只是单纯地把纸质文件数字化，还有的人认为，作为教育部门，教学才是学校的主要工作，档案管理可有可无，结果使得许多档案管理人员缺乏现代档案管理及利用意识。

2.没有统一规范的管理标准

尽管教育主管部门出台了一些管理标准，但仍不能适应档案信息化快速发展的步伐，学校的许多管理标准仍需进一步规范。如学校档案馆藏数字化标准、档案网站信息系统设计及应用标准等。

3.缺乏有力的基础设施

中学档案进行信息化建设，必须投入相应的现代化电子设备，但许多学校经费不足，基础设施较为薄弱，影响了信息化建设的顺利进行。虽然不少学校已引进了比较先进的档案信息管理系统，但由于领导不够重视或经费等问题而影响了设施的使用。如档案信息管理系统虽然得到了推广，但使用功能单一，系统中的全文著录、文件管理、资源网络共享等功能仍处于待开发阶段。

4.档案信息的数字化程度不高

近几年，国家教育机制日趋完善，中学的办学格局也出现了较大改变，如规模日益扩大、档案信息量不断增加等。这在一定程度上增加了档案管理工作的压力，尤其是采取数字化方式处理一些存在重大历史价值的档案原件。然而，受技术因素的制约，一些查阅次数较多且利用频率较高的档案资料仍未实现数字化，影响了档案资源的高效利用。

二、加强中学档案信息化建设的策略

1.注重档案信息网络化程度的提高

现阶段，随着办公自动化技术的不断发展，单纯地使用档案管理系统已不能满足管理要求，必须将档案管理与校园网连接起来，使它成为数字化校园系统的一部分，并和其他软件系统相连，形成一个大的信息网络，最终达到资源共享的目的。结合软件系统特征建立的接口程序，能够在档案管理系统中导入每个软件系统的相关数据，将它连接至校园网之后，便能对学校区域间的信息进行网上查询与传递。

2.对档案信息数字化资源进行有效建设

中学档案室应对一些利用率或历史价值较高的馆藏档案进行数字化管理，即采用扫描等方式把档案信息录入到磁盘、光盘等存储器中，使信息转化成数字化，以实现对档案信息的数字化建设。如学生学籍档案、考试成绩、课程设置等档案均有较高的利用价值，档案室应注重对这些档案进行数字化建设，使之成为通过计算机便可快速检索或查阅到的档案信息。

3.重视档案管理队伍专业水平的提高

档案工作者的素质将直接影响到数字化档案馆的建设，是数字化档案馆建设的重要环节。在进行档案分析时，既要准确把握文件类型，对其进行正确分类，又要结合利用者的需求，尽量提供更多的档案信息。因此，作为一名新时期的档案管理人员，不但要有传统的档案管理知识及管理技能，还要具备网络管理、数据库管理等管理技能，以满足档案管理工作的需要。

4.对档案进行标准化管理

在当前的网络环境条件下，要想实现档案信息的自动化与网络化，必须先实现档案的标准化。所以，档案室及有关信息服务部门必须根据国际或国内的档案管理标准，并结合当前的发展趋势，制定符合自身发展的档案管理标准或规范，保证档案管理工作能够有序进行。如果要实现对中学档案的标准化管理，则应在校园信息化建设的工作中加入档案标准化建设这项内容。此外，中学还应结合本校的实际情况，制定科学的发展计划、长远计划及管理制度，才能让档案信息化建设得以顺利进行。

三、档案管理在中学管理中的意义

学校档案展现的是一个学校各方面的资料，涉及学校的教学、管理、研究等多方面的内容，是一个学校的真实写照。通过档案，我们可以了解学校的发展历史、学生情况及管理水平等；可以总结长期以来的各种学习活动及管理情况，促进学校的建设与发展。

（作者单位：江苏省连云港市东海县双店中学）