浅谈民办高校如何加强文书管理

郭伟民

摘 要：本文主要阐述了民办高校文书管理应该从质量管理、数量管理、时效管理、物质要素管理4个方面加强管理，从而使民办高校办公室文书管理工作步入正规化、规范化、科学化，以促进整个学校管理水平的提高。

关键词：民办高校；文书管理

1 要加强文书的质量管理

一是把好政策关。民办高校出台的文书，不能违反现行法律法规和教育方针政策，应以《教育法》、《高等教育法》、《民办教育促进法》等法律法规为依据，符合国家的教育方针政策。因此，民办高校办公室文秘人员应认真学习国家的法律和方针政策，提高政治理论水平，使出台的文书具有合法性、严肃性。

二是把好体例格式关。首先文种要用准。国家党政机关的文书处理工作法规对文种的使用有明确规定。2012年4月16日中共中央办公厅国务院办公厅联合颁布了新的《党政机关公文处理工作条例》，规定党政机关的法定公文种类为十五种，其它事务性公文具体到各行业，文种数量不尽相同。表达什么内容用什么文种，都必须符合规定，不能乱用。其次格式要规范，做到公文构成要素齐全，公文标题规范、准确等。在民办高校公文处理中，公文格式不规范的现象很常见，有的文种使用不当；有的上报的公文不注明签发人；有的公文发文字号中“〔 〕”写成“[ ]”等，这些都不符合规范和要求。

三是把好文字关。文书的内容要充实，篇幅要短，文字要精简准确。但在民办高校办公室的文书工作中，有的内容空洞，空话套话多：有的公文语言文字表达不准，逻辑混乱，层次不清，缺乏条理性；有的在文书稿本以及文书处理单上书写的文字随意简称，不规范、不清楚等，这些都会影响文书的质量。

四是把好缮印质量关。缮印文书要做到格式规范、文面清晰、整洁，防止漏页、多页，避免出现正文与印章、成文日期分别印在两页的概况，未经严格校对的文书，不得付印。

2 加强文书的数量管理

第一、求实。即文书处理坚持实事求是，要将行文要求和公文处理规定进行的原则体现公文处理的每一个阶段和每一个环节中。如起草文书事实材料要真实，一是一，二是二，不夸大，不缩小；文书中提出的意见和措施要实事求是，切实可行，具有可操作性。对内容空洞、无实际意义的文件坚决不发。

第二、求简。即公文的篇幅力求简短，做到“一文一事”。一般而言，报告、请示在千字左右，某些事务性通知，几十字甚至两三句话即可。除了特殊需要如撰写调查报告、工作报告之外，上三五千字乃至万字的公文是不多见的。这就要求民办高校办公室的秘书人员在拟稿前要吃透校领导交拟意图，使拟写的公文简洁明了。

第三、求精。即要求民办高校办公室秘书人员要严把公文审核关，做到行文精简。可发可不发的公文坚决不发；对能够采用电话、面谈或现场办公等方法解决的问题，可做书面记录，不必另外行文；能够通盘解决或综合处理的问题，可一次性发文，不要零星行文；只要求少数部门或院系知晓、执行的文件，不要普遍下文等。

3 加强文书时效管理

第一、正确处理文书处理过程中的急缓、主次关系。进入民办高校办公室的文书一般要及时迅速的处理，不能延误。紧急文书必须在拟稿之前就确定紧急程度，做到急件要件先拟、先审、先印、先发。对重要公文和紧急公文，在拟办和批办时应当提出明确的办理时限。当然有些公文的处理要讲究适时，即要限制在一定时间之内，不是越急越好。如教育部、教育厅等上级机关的规定和重要文件精神要逐级传达，有层次地运转，处理过快或过慢都会给民办高校工作带来被动。

第二、正确处理好主动与被动的关系。民办高校办公室文秘人员作为学校领导的助手，工作具有一定的被动性，在日常工作中不能超越自己的地位，反客为主，但是在文书处理过程中也应发挥积极主动性的作用。不仅要广泛深入了解学校各部门的工作情况，了解文件运转处理的全过程，还要尽量争取参与教学与科研管理等活动，做到心中有数。要认真做好文书处理过程中的催办工作，如催拟、催印、催发、催阅、催批等，对紧急而又重要的文书需要有关职能部门或院系承办的要重点督促检查，及时了解和反馈承办的情况，反对拖拉、积压不动的不良作风。

第三、正确处理安全与效率的关系。民办高校的文书处理中，也有一些文件属于内部文书或秘密文件，如还没正式确定的人事任命的名单、学校财务资料等，具有不同程度的机密性。因此，在确保文件安全保密的前提下，尽可能运用计算机网络、OA办公系统等拟写、修改、校对、打印、传递文书，以提高工作效率。

4 加强文书物质要素管理

第一、文书拟稿用纸和印刷用纸，以及其它需要立卷归档的文书处理用纸等，其质量必须符合永久保存的要求，纸幅规格应该符合国家标准。如新颁布的《党政机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》明确规定，我国公文用纸的要求是国际标准A4型纸。其它公务文书的用纸也应该参照这一标准。

第二、文书的拟写、修改、审核、签发、拟办、批办等应当使用钢笔或者办公专用的水笔，墨水应使用不易扩散、便于保存的蓝黑、碳素墨水，不得使用易扩散、褪色、不宜保存的墨水。不要使用传真机收发重要文书，其显字材料不能永久保存。

第三、做好文书的平时维护和归卷。已经办理完毕的文书应该及时归卷，不能乱堆乱放，以免遗失。未办理完毕的文件可临时放入相应的文件夹，并标注目录。秘书人员对所管理的文书要勤整理、勤翻阅，发现缺件、缺页、破损等问题，要及时寻找原因，予以解决。

民办高校文书管理作为民办高校秘书部门的一项基本职责，只有从文书的质量、文书的数量、文书的时效、文书的物质要素等方面加强管理，才能不断提高民办高校秘书人员文书管理的水平，从而提高整个学校的管理水平。

参考文献

1 向国敏.现代秘书实务[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2005

2 贺安杰.公文处理的几个具体问题[J].当代秘书，2000（1）

3 范义琴.谈高校文书处理工作中的问题与对策[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2003 （12）

4 林纪华.浅议高校文书档案管理[J].赤峰学院学报（自然科学版），2011（6）

（责任编辑 陶明莉）