浅谈数字档案室建设

焦建华 石星

湖北省疾病预防控制中心档案信息化建设已经开展十几年，档案信息化建设取得不断的发展，为档案工作服务于疾控事业提供重要保障，并日益成为本单位档案工作的重点工作之一。随着档案信息化进程的加快，数字档案室已经成为档案信息化建设的重要目标。

一、数字档案室的基本定义

数字档案室是指运用数字设备和技术，收集、管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统，是以档案目录数据库和全文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案室。

对数字档案室的理解，有不少人认为数字档案室就是纸质档案的数字化加工，这是一种理解的误区，纸质档案数字化加工只是数字档案室建设的一部分。数字档案室不仅仅是简单的建立一套档案管理系统，也不是仅仅完成纸质档案的扫描即可，它是按照信息化环境下档案工作的新要求和新特点，通过多个部门的协同、配合，从档案管理体制、标准规范、信息化基础设施、档案数据资源采集、管理和开发利用等方面全面变革传统的档案管理模式，建立一套管理现代、服务便捷、流程一体的全新的档案管理模式。

二、数字档案室建设的必要性

1、数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求。数字档案室建设对推进档案信息化建设，加快本单位数字档案室建设的步伐，促进档案室的档案信息化进程，更好地为本单位各项工作发展服务，有着重要意义。

2、数字档案室建设是电子政务建设的必然要求。随着信息技术的迅猛发展，电子政务是发展的趋势。档案工作承担着维护档案的完整与安全，便于利用的职责，它是政务工作的一种，因此将计算机网络技术应用于档案领域，提供在线信息服务，实现电子化管理势在必行。

3、档案数字化已作为一项业务建设项目列入省档案工作规范。湖北省档案局《关于印发〈湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法〉的通知》（鄂档[2012]194号）中，对基层档案室的档案数字化作了具体要求：如创建档案工作湖北省AAA级的单位必须实现“利用计算机、网络提供高效、便捷的档案查询、远程利用”。因此档案工作规范管理更上一层楼，就必须做好档案数字化工作。

三、省疾控中心数字档案室建设现状

1、建立了适合数字档案室建设的档案管理体制。省疾控中心为加强档案工作的统一领导，保证档案工作落实到位，成立了档案工作领导小组，并根据工作变动适时调整领导小组成员，组长由单位分管办公室工作领导担任，成员由各所处室领导担任，负责指导、检查档案工作，及时解决工作中出现的问题。把数字档案室建设写进《档案管理规范》，并纳入《CI管理手册》中，保证了数字档案室建设有法可依、有章可循。

2、加强数字档案室的软硬件平台建设。本单位建立了OA办公系统，实现无纸化办公，并将世纪科怡档案管理系统与OA办公系统集成，在OA上建立档案查询系统，全院职工均可坐在办公室高效、快捷的查询利用档案，实现档案信息资源的最大共享。

3、加强数据库建设。一是建立档案目录数据库。建成1950年至2011年室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，实现档案目录的100%数字化。二是定期开展档案数字化加工工作。为更好地服务于本单位各项工作，与湖北省档案咨询信息中心签订协议，定期开展档案数字化加工工作。对扫描加工的原文及其他电子版原文均严格进行核实，并对挂接后的数据，分门类进行抽检，抽检合格率达到100%，逐步建立2001年至2011年文书档案全文数据库。三是加强电子文件的积累和归档。逐步建立电子文件归档制度，开始了电子文件的积累和归档，这都为数字档案室建设提供了资源保障。

4、加大硬件投入。近几年，省疾控中心加大档案信息化的投入，配备档案专用服务器及相应的存储设备，档案室也根据实际需要配备计算机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜等档案信息化设备。这为数字档案室的建设提供硬件支持。

四、省疾控中心数字档案室建设存在的问题

1、文档一体化管理还需加强。必须依托OA办公系统，完成“文档一体化子系统”建设，根据数字档案室设计要求做好电子文件封装、档案报送、利用查询系统等功能，改造成为符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理子系统。

2、电子文件的管理有待进一步提高。对于电子文件管理，要按照文档一体化、全程管理等原则，统筹和优化文档管理流程，加强对电子文件的前端控制，在信息系统需求分析和功能设计阶段就充分考虑电子文件的积累和归档要求。

3、数字档案和电子档案的网上接收有待进一步规范。加强对加工、接收的数字档案或电子档案实行网上移交和接收，建立科学安全的保管存储体系。

4、档案数字化还需按照一定的规程和要求开展。为保障档案信息安全，在进行数字化加工过程中按照目前我国已出台档案文献数字化的一系列标准和技术规范，如《档案文献数字化工作导则》、《纸质档案数字化技术规范》等。

5、人员素质有待进一步提高。当前档案室存在人才缺乏的状况，特别是既懂档案管理、又能熟练掌握现代化技术的复合型人才，此外，对电子档案的重要性认识不足，需要转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现思维方式的转变和观念的更新。

（作者单位：湖北省疾病预防控制中心）