浅议干部档案管理工作中常见的几个问题

卢亚智

摘 要：干部档案是干部信息的重要载体，是把握人才的主要信息源。加强对干部档案的管理是新时期组织、人事部门工作的一项重要内容。但在干部档案管理工作中仍存在着一些问题，只有发现问题，重视问题，才能解决问题，从而提高干部档案的管理和利用水平。

关键词：干部档案 管理 问题

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）03（c）-0-01

干部档案是记载和反映干部信息的重要载体，是把握人才的主要信息源；是组织、人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料。加强对干部档案的管理是新时期组织、人事部门工作的一项重要内容。近几年来，虽然干部档案越来越受到重视，但在实际工作中，干部档案管理工作仍存在着一些问题有待改善。只有发现问题，客观对待问题，才能更好的解决问题，从而提高干部档案的管理和利用水平。总结起来，比较常见的问题表现在以下几点。

（1）重视程度不够，缺少专业培训与

交流

干部档案管理工作是一项枯燥、繁琐且默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩，很多人都认为管理档案工作就是抄抄写写、“看堆儿、守门儿”的活儿。近年来国家对干部档案的重要性认识虽然有很大提高，但重视程度仍然不够，对待档案工作也是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，没有把这项工作真正列入到议事日程；现在，很多人都不愿从事这项工作，人员流动频繁，更缺少专业的档案管理人员。

（2）材料收集工作比较被动

多年来档案材料缺失是一種不可避免的普遍现象，2010年我省对全省干部人事档案进行全面核查，发现各县区都有不同程度的档案材料缺失现象。造成这种结果有一定的历史原因，也有一定的人为因素。以前对干部档案管理不是很规范，对档案材料收集归档也是糊里糊涂，送来就接着，不送也不要，甚至是送来随手一放，时间长了，就不知道哪里去了。有的单位不知道哪些材料该归档，甚至攒到一起当废纸卖了。近年来，虽然对干部档案有了很高的重视，制定了健全的收集归档工作制度，但执行起来还是有一定的难度，主要是因为档案材料的收集工作没有预见性。如果下属单位不送交档案材料，除常规的年度考核表、调资表以外很难掌握该单位还有哪些未送交。有时只能通过一些材料的体现，比如考核表上的政治面目项填写了“党员”字样，学历项填写了“大专”、“大学”字样，如果档案里没有党员材料与相应学历材料，才向本单位催要，造成档案材料归档不及时。还有个别的几年、甚至几十年前的档案材料刚刚归档，给档案的装订、抄写工作带来很大的

麻烦。

（3）归档的材料不够真实和准确

干部人事档案材料应是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，因为个体在填写档案材料的时候比较随意，填写完毕组织部门又不能一一查对，致使很多干部档案中“三龄两历”不一致现象较为严重。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

（4）档案材料制作不规范

按照档案整理标准，干部档案中每份材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐（四面齐）。须统一使用16开规格的办公用纸，大于16k的要裁剪、折叠，小于16k的要托裱、缝纫；对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如各种评优表彰、职务任免、职称、警衔、军衔晋升、业务进修、学历提高等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，稍有不慎，就会切掉边框或文字，造成档案材料的缺损。由于A4纸的普遍使用，有人提出干部档案变成A4制式，这固然在用纸上方便了很多，但新问题又出现了，以前的16k制式怎么办？

（5）档案转递不遵照规定

《干部档案工作条例》明确规定：干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。但在实际工作中，一些干部调动或转任后，经常会出现调入单位的档案管理部门只是程序化的向调出单位的档案管理部门发调档函，交由干部本人提取本人档案，办理相关手续，并不派专人来取；而调出单位的档案管理部门不派专人送，只是把档案密封，加盖公章，交给干部本人自带到调入单位的档案管理部门，认为密封条上有章不会有问题。这相互间的怕麻烦，图省事，不但不符合规定，还给干部档案的安全性带来很大隐患。

（6）档案管理的电子化受制约

随着科学技术的不断发展，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥出来，虽然也配备了计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等设备和干部人事档案管理软件，但在实际操作中存在着一定难度，如果采用复印、扫描、缩微、摄像等技术不但需要投入大量的人力、物力、财力，更为主要的是漫长的时间，如果单拿扫描处理为例，需要把所有档案材料一页页拆开、放平、反正页扫描、然后再装订，这看似简单的事情，一天可能也完成不了一卷。如果现存几千卷干部档案，算一算得多少时间呢。所以很多单位只是把档案序号检索输入计算机，调阅档案时仍是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，又经阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。2012年国家建立了全国公务员信息库，这对无纸化阅档、掌握干部信息提供了方便，也是干部档案电子化管理的总趋势。但信息库需要有专人保管与维护，稍有不慎就会泄露干部档案信息，违反保密规定，而且随时要更新档案信息，否则信息库的信息资料会“过时”，看似先进的现代化“武器”，常年失修也会变成一堆“废铜

烂铁”。

总之，干部人事档案管理工作中的诸多问题的形成，虽有历史原因、人为因素，但归根结底，干部档案工作仍没有到被重视的高度，怎样把干部人事档案管理工作制度化、规范化，信息化，不但是我们每个档案管理工作者奋斗的目标，也是我们应该认真思考的问题。只有不断采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，才能逐渐摆脱目前干部档案所存在的问题，有效地保护和利用档案，更好地为干部工作服务。

参考文献

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