浅析办公自动化在现代信息化社会中的重要作用

摘要：随着经济的发展和科学技术的进步，现代企业逐步摆脱了纸、墨、笔构成的文件和对文件传递、处理、管理的方法，办公自动化在现代信息化社会中得到了推广和使用，为办公人员节省了大量时间，提高了其工作效率，其作用逐渐凸显。本文通过对办公自动化在现代信息社会中的重要地位进行详细的阐述，同时与传统的办公进行比较，进而突出办公自动化的优势，引出办公自动化给当代的办公文员带来的新变化，在一定程度上为改变文员的工作方式提供了参考依据。

关键词：办公自动化 信息社会 作用

计算机应用技术发展的速度越来越快，促使办公方式发生变革。运用计算机技术来处理办公室工作成为现代文员必备的技能之一。尤其是九十年代以来，现代化的办公手段普遍进入社会的各个企事业办公室领域，使办公室的文件处理、资料检索、信息传递、电话通讯等一系列工作逐步现代化，给办公室的工作方式和工作内容带来新的变化，因此，办公自动化成为了现代信息社会的重要标志。

首先，我们来看看现代办公自动化在现代信息化社会中的重要地位。

①我们知道现代信息化技术发展飞速，利用计算机使得办公效率更为高效，数据处理更为准确、便捷。而传统的辦公方式，使得企事业办公室对于信息的采集、处理、管理等方面严重滞后现在这个快节奏的社会。

②任何一个企事业单位里面，总是有很多的职能部门，部门之间如果采用传统的办公方式，那么对于最新的统计信息的传达情况与计算机比起来，将要多花费几倍甚至十几倍的人力和物力，使得单位领导无法准确及时的掌握最新信息。

③因为单位的职能部门更多的分散在单位各个不同楼层，办公地点比较分散，使得如果采用传统办公方式会增加通信的成本，并且效率低，但通过计算机及计算机网络，却能极大的改善这种情况，更有利于单位的发展。

④对于一件工作业务的处理上，传统的办公方式会造成流程分散、环节脱钩现象严重。但通过计算机及计算机网络，很多环节可以简略和节省，也减少了人为因素造成的处理速度慢，工作环节脱节，为单位减少了损失。

⑤通过信息化平台的搭建，使得传统的各个职能部门负责的信息，不能很好与其他职能部门进行交互的问题得到了解决，单位的信息不再是孤立的一块，信息的互通有无，更方便了对新信息的更新和旧数据的删减。

⑥利用信息化平台后，现代化的信息存储，避免了旧有的纸质式文件数据管理造成文件过于散乱，时间分布周期过长，无法有效的跟踪利用信息。

⑦传统的办公方式，使得管理者分身乏术，也造成了人员冗余，对信息的交接和传递也带了很大的麻烦，但现代化的办公手段，使得数年甚至更久的信息保存在一台电脑上，方便任何后续管理者进行承接及数据管理，解决了单位对数据管理的局限性。

其次，我们来看看办公自动化给文员工作带来的新变化。

①办公自动化为文员的工作方式带来了变化。旧有的以手工操作和纸笔为主的办公方式被放在了较次要的地位，办公时速度更快，效率更好，信息处理更准确。更适应现代这个快节奏的社会，收到了世界各个行业的青睐。

②办公自动化为企事业单位的制度带来了变化。因为技术的变革，使得领导层能够较快而又准确的看到第一手资料，方便了领导对单位重大事务的决策，使得单位的制度更健全，决策更准确。

③办公自动化使得文员工作变的更科学化、规范化、标准化。现代信息社会，对于文员的工作要求越来越高，不但要有很好的修身素养，还要掌握文秘类知识，各种公文、函、数据报表等技能掌握，更要求对计算机有较好的认知，能够熟练的对办公软件进行操作。因此，通过计算机，使得文员工作流程变的科学化、规范化、标准化，成为现代办公自动化的一个重要特点。

我们国家不但缺少计算机领域中高级技术人才，同时在各个领域中也缺乏相应的办公文员。在我国中等职业院校中，虽然开设了一系列的办公自动化课程，储备了一定数量的办公文员人才，一方面推动了社会经济的快速发展，另一方面也提高了中职院校学生的就业能力，以及自身的竞争力。综上所述，本文认为，在今后应当在计算机基础应用教育中，通过创新教学模式，完善教学内容，在一定程度上不断地研究探索教学方式，同时加大对现代办公自动化人才的培养力度，进而使现代办公人员不断满足社会发展的需要，逐步推进社会改革的信息化进程。

通过上述分析，计算机信息技术作为当代最富有活力和创造力的技术，经过多年的教学实践证明：只有将计算机信息技术学校教学、管理工作进行完美的结合，进而不断大力发展网络教学、建设数字化图书馆，以及建设和完善全面的网络社区服务等，从而形成一流的、数字化的网络环境、教学资源、教学与学习环境、管理手段和后勤服务，才能为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供有力的保障，为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台。在此基础上对加强高校管理、提高教育教学水平、办公人员的培养质量和办公效率等提出了更高的要求。

参考文献：

[1]刘玉兰.浅析办公自动化的应用和发展[J].机械管理开发，2004（05）.

[2]李宾.浅谈企业信息化建设——办公自动化[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011（07）.

[3]李海卉.办公自动化应用探讨[J].价值工程，2010（23）.

作者简介：归瑞利（1979-），男，河南南阳人，助理讲师，研究方向：计算机应用技术教育。