试论文秘公文处理工作的改革与未来趋势

符亚萍

摘要：文秘处理工作主要是协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提供服务的一种有效的办公手段，随着办公自动化和档案管理现代化的迅速发展，对机关文秘和档案工作提出了新的更高的要求，文秘公文处理工作的改革的现代化变得尤为重要。

关键词：文秘 公文 改革

当前，我国社会的基本矛盾仍然是生产关系和生产力之间的矛盾，上层建筑和经济基础之间的矛盾。要改变生产关系和上层建筑中一切同生产力发展不适应的部分、环节，就需要改革。中国共产党和国家机关的公文工作作为整个机关工作的一个分系统，作为政治上层建筑的有机组成部分，它在发展过程中不可避免地要出现一些同生产关系和生产力发展要求不相适应的矛盾，而且旧矛盾解决了，新矛盾还会产生。从这个意义上讲，党政机关的公文工作不仅过去，而且今后都需要不断在改革中前进。这一改革势必波及其他社会组织的公文工作，也要推进相应的改革。从我国当前进入全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的新的发展阶段的要求看，对公文工作的改革提出了新的更高要求。

1 现阶段公文工作改革的必要性

1.1 领导实践活动的强烈呼唤 我国正在进行的全面深化改革、全方位对外开放和大规模的现代化建设，给现实生活增加了复杂性、多变性和交叉性影响。面对这种形势，要求领导者不能仅凭个人的经验和智慧去进行领导，而必须将经验上升为科学，实行决策的科学化、民主化。因此，科学决策也就成为现代领导的中心课题。领导进行科学决策，包括选定目标、制定方案、优选决策、实施决策、监督检查和反馈信息等，都离不开秘书部门的辅助，离不开公文及其处理工作充当工具与桥梁。目前，不少领导机关的秘书部门还只偏重于办文办事，存在着“三多三少”，即忙于事务多，研究问题少；起草一般性的公文多，提出高层次的决策方案供领导选择的少；应付眼前事情多，对具有战略意义的长远问题考虑少。这种状况显然不适应现代领导的要求，必须从偏重办文办事转变到既办文办事又出谋献策上来。这就必须提高公文和公文工作的质量，使之能推进领导机关的决策科学化、民主化，并反过来对领导机关管辖的工作及其实践活动发挥强有力的指导、推动和影响作用。

1.2 推进机关作风建设的重要课题 各级领导机关的作风建设，是现阶段面临的重大政治课题。作风建设的核心，是保持领导同群众的血肉联系。为了加强领导机关同人民群众的血肉联系，推进机关作风建设，改革公文工作势在必行。因为公文工作是机关工作的一个工作部门、工作系统，同时又分别同机关其他工作部门、工作系统有着密切联系，在机关中发挥着重要的枢纽作用。通过公文的撰制、传递、处理，把中央和上级机关的指示贯彻下去，把下级机关和基层的工作情况反映上来；把各部門的工作协调起来，才能使机关的上下左右联成一个整体，完成所担负的共同任务，促进各项事业的发展。各级机关的工作人员特别是领导干部，为了用更多的时间和精力深入基层、调查研究，必须克服多年来机关公文工作中存在的拖拉扯皮、办文效率低、“文山”高筑等现象，这样才能为密切领导机关同群众的联系创造条件。所以，应当把公文工作的改革作为机关作风建设的一项重要任务切实抓出成效。

1.3 向办公自动化迈进的客观需要 办公自动化（Office Automation，OA），是从上世纪70年代中期开始在国外发展起来的一个自动化领域。办公自动化是利用先进的科学技术，不断使部分办公业务活动物化于各种办公设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。我国办公自动化大约起步于上世纪80年代初，目前一批自动化设备，如计算机、复印机、传真机、打印机、文字处理机与缩微设备等已广泛使用于许多领导机关，同时中央和地方县以上党政机关的计算机网络化建设也方兴未艾。在这种情况下，文秘部门的一些传统的公文处理的操作方法正在逐步被人机信息处理系统所代替。从而要求公文工作在制度管理上以至公文体式等方面进行相应的改革，包括建立一些新的规章制度，以保证文件的编制和运行、信息的储存和检索的安全、高效化。

2 文秘公文处理工作的未来趋势

步入21世纪，受国内和国外的多种因素特别是经济和科技发展的影响，现代公文和公文工作将进入一个新的发展时期，呈现出以下趋势。

2.1 从事公文工作的文秘人员职业化进一步加强 公文工作是秘书工作的一个重要组成部分，它既渗透于其他秘书工作之中，又在秘书工作系统中处于相对独立的地位，具有自己特殊的工作对象和范围。改革开放以来，随着我国经济和社会的快速发展，各种单位和部门的秘书工作人员形成了相对稳定的、以秘书为社会职业的大群体。关于我国这两类秘书的数量有多少，现在无法精确统计，据相关报刊上的报道，大概有2000万，这支庞大的队伍现在仍在日益扩大。按国家有关文件规定，要在全社会实施学业证书、职业资格证书并重的制度。为了适应秘书职业化发展的要求，国家相关部门发出了《关于颁发<秘书职业技能标准>通知》。按照此通知，在我国部分地区进行了秘书职业资格的培训和考试的试点。此外，中华人民共和国人力资源和社会保障部、中国教育部考试中心，先后将英国伦敦工商会考试局创建的NVQ文秘标准体系和秘书资格证书、英国剑桥大学考试委员会推出的“剑桥秘书证书”引入中国，这也为我国加入世贸组织后秘书人才标准与国际相参照架起了一座桥梁。

2.2 以发展经济为中心内容的现代公文将进一步占据主导地位 十一届三中全会后，我国将工作重心转移到以经济建设为中心的轨道上来，经过30多年的发展，人民生活总体上达到小康水平。这是中华民族发展史上一个新的里程碑。按照党的十八大的有关要求，要继续以经济建设为重心，集中力量，到2020年，全面建设普及十几亿人口的更高水平的小康社会，使经济更加发展，民主更加健全，科教更加进步，文化更加繁荣，社会更加和谐，人民生活更加殷实。公文作为治国的工具，国家在某个阶段的基本战略方针、实施的中心内容决定公文的主导内容。所以，根据以上情况，可以肯定地说，以发展经济为中心内容的中国现代化公文在21世纪可以预见的时期内将继续占据主导地位。

2.3 随着国际合作与交流的广泛开展，中国涉外现代公文将逐步同国际接轨 改革开放以来，我国坚持“引进来”和“走出去”相结合，积极参与国际经济技术合作和竞争，不断扩大对外开放。我国加入世界贸易组织后，进一步融入世界经济全球化大潮。这就要求，中国涉外公文势必要同国际接轨，实现国际化、标准化。在使用这些公文时，一方面，中方要使公文的内容和形式符合国际规则和惯例，尽可能同有关国家和地区的文件规范要求相一致；另一方面，外方也要遵守国际规则和惯例，并照顾中国的语言习惯和公文体式规范。同时，涉外公文的文字都是“双语化”甚至“多语化”，既采用中文书写，也采用英文书写，多边协定还要采用多国文字书写，这也是涉外公文同国际接轨的重要方面。

2.4 随着电子政务建设的发展，公文处理快捷、高效的趋势日益明显 进一步推进国民经济和社会发展的信息化建设，是在对当今世界经济、科技和社会发展变化趋势科学判断的基础上，面向新世纪作出的重大战略决策。电子政务信息化是今后一个时期国家信息化的重点，政府先行，以带动国民经济和社会信息化。同时，為适应电子政务、电子商务发展的要求，规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关方面的合法权益。电子政务建设的目标，是要实现机关办公业务的电子化、自动化和网络化，共享政务信息资源，使领导机关的管理能力、决策能力、应急处理能力和公共服务能力得到进一步加强，大大提高科学决策及宏观管理的质量和效率。因此，电子政务是党政领导机关从管理观念、管理体制到管理方式、管理手段的一场深刻的革命，它正在推动公文工作的变革。

近些年，随着办公业务领域计算机应用的不断普及，掀起了一股“换笔风”，即用计算机录入与编辑处理代替传统的用笔书写和编修。有的进一步运用写作软件，借助计算机进行写作，实现写作的自动化。发展电子政务随着经济和社会的发展进一步得到普及，计算机写作、电子公文、计算机管理等已经在公文处理中占据了重要地位，从而大大提高了公文处理的快节奏和高效率。

参考文献：

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