信息化会计系统控制对会计人员的挑战及对策

孙丽丽

摘要：会计作为一个信息系统，对内能够向管理层提供经营管理的诸多信息，对外可以向投资者、债权人等提供用于投资等决策的信息。会计系统控制主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等进行的控制。而在信息化环境下，很多工作都可以通过计算机来完成。因此，信息化会计系统控制的特点及对会计人员的要求都较传统内部控制有较大变化。

关键词：信息化 会计系统控制 挑战 对策

1 信息化会计系统控制的特点及发展趋势

我国《企业内部控制基本规范》第三条将内部控制定义为：“是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的，旨在合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实可靠，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略的过程。”在会计工作中，由于诸如客观因素、主观原因等可能会对会计信息系统产生影响，从而影响会计信息的真实性、可靠性，影响会计信息需求各方的决策。因此无论是在传统手工环境下，还是在会计信息化环境下都必须通过行之有效的内部控制来加以预防以减轻其危害。世界上因内部控制失控导致倒闭的例子很多。如美国《财富》500强中排名前100位，美国第二大电信公司——世通公司就因为其内部控制长期处于失衡状况而于2002年年末破产，成为美国历史上最大的破产个案。由此可见一个恰当、制衡的内部控制系统的重要性和必要性。信息化会计系统是指将会计信息作为管理信息资源，全面应用计算机、网络通信为主的信息技术对其进行获取、加工、传输、应用等处理，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。使用电子计算机进行会计核算，是电子计算机代替手工对会计信息进行加工、处理及对外报出会计报表的系列过程。会计信息化是会计领域的一场技术革命，它对会计理论、会计实践等诸多方面都产生了深远影响。由于计算机对数据的处理具有快速、准确、高效等特点，它的引入使得会计信息的产生更为及时，充分保证了会计信息的时效性，提高了会计信息的使用价值。但会计信息光有时效性是不够的，一份高质量的会计信息必须是客观真实的。只是信息化会计系统控制较传统手工环境下有其自己的特点及要求：

1.1 内部控制的范围有所扩大。在信息化环境下，各种会计数据均以记录、文件形式存储在磁性介质上，实现了“无纸化”存储。内部控制的重点由传统环境对人的控制变成对人和计算机的双重控制，内部控制的范围渐趋扩大。

1.2 内部控制的要求有所提高。在传统会计环境下，会计信息以凭证、帐簿、会计报表等形式进行反映，这些数据若被修改，可以从会计人员的笔迹和印章上分清责任。数据载体的不易修改性使得内部控制较易实现。实现信息化后，“有形”变“无形”，对存储在磁性介质上的会计数据进行不留痕迹修改在技术上是可以实现的。如果缺乏必要的内部控制，则会计数据受到非法操作的风险必然增大。因此信息化会计系统控制的要求大大提高。

1.3 数据的高度集中使得失误蔓延快。手工会计系统的数据处理是分散于多个部门，由很多人一步步地完成审查、核算、监督的，所以一个失误往往在下一个环节被发现并被告改正。但实施信息化后，数据实现共享，数据高度集中，处理速度也很快，所以当一个小小的错误出现后，会很快蔓延到其他的部门以及以后的处理程序，造成不可估计的损失。

1.4 内部控制成本加大。信息化会计系统的数据处理突破了原有的封闭式，呈现出开放性、共享性、分散性的特点。利用互联网的优势可实现内部控制的宏观化，扩大内部控制的范围。但网络环境的开放性使信息的不安全性加大，增加了信息管理成本。

网络化、可视化将成为信息化会计系统的发展趋势。“可视化技术，即运用计算机图形学和图像处理技术，将数据转换成图形或图像在屏幕上显示出来并进行交互处理的理论、方法和技术，可使系统中不同的信息使用者可随时点击自己的角色，进入操作界面，分别查看决策指标的指标值和对应的交互图表。”随着信息化会计系统的广泛应用，学习如何帮助企业做出有效决策成为财务人员的发展方向。

2 信息化会计系统控制对会计人员的挑战及会计人员的对策

综上所述，信息化会计系统控制有其自身独到的特点，而对会计人员则提出了新的挑战。作为新时代的财务工作者，我们唯有接受挑战，扮演好信息化会计系统控制中会计的角色。

2.1 从事会计工作的人员，必须取得从业资格证书外，还应取得计算机等级证，能取得英语等级证就更好了。计算机与英语密不可分，学会英语，可以帮助会计更好地操作、驾驭软件，使它真正成为会计的得力助手。同时时常阅读网络、反黑客等书籍都是必不可少的，它们可以帮我们时刻识别系统风险，可以自行处理的自行处理，不能处理的报告计算机网络管理维护员，使风险及时修复，避免造成更大损失。如果领导给力，能够经常组织各种培训，那会计就享福了，一定要抓住机会好好充实自己。要记住在信息化环境下，会计不仅仅是一个财务工作者，而是一个复合性人才，任何知识对我们会計而言都是有用的。

2.2 会计系统是为确认、汇总、分析、分类、记录和报告企业发生的经济业务，并保持相关资产和负债的受托责任而建立的各种会计记录手段、会计政策、会计核算程序、会计报告制度和会计档案管理制度等的总称。信息化环境下无疑使这一切变得更加高效、快捷。原来需要人为控制的环节，可以更多依赖软件、网络。因此设计选择一套功能齐全、性能良好、便于操作的软件是内部会计控制的一个重要环节。至于是自行设计、还是外购，那就要根据成本效益原则衡量。软件在内部会计控制中的重要作用可通过它的功能来说明。一套会计核算软件至少要有以下几方面功能。

①原始凭证甄别功能。②根据审核无误的原始凭证，编制记帐凭证并据此复式记帐。确保帐证、帐帐相符。③按月结帐功能。防止提前或延后结帐。如要提前结账，系统可温馨提示：主人，还未到月底，请恕不能结账。如月底仍不结帐，系统可提示：主人，该结账了，否则后面操作无法完成。④年底结账以后编制年度财务报表。⑤根据财务报表数据计算各个财务分析指标，并据此评价企业业绩。

上述有些功能要实现还必须有外围设施和相应程序支持。如原始凭证甄别功能，我们可借鉴银行大额结算把客户身份证扫描入电脑以确认其身份的方法，把本企业相关业务完善的原始凭证扫入电脑建立图片库，当具体业务发生时可与之比较，不完善的项目给予提示。同时应把本企业相关业务涉及金额通过市场调查以数据区间的形式建立数据库，当具体业务发生时，通过搜索引擎看原始凭证金额是否在合理区间内。数据库中还应体现特殊业务的比率，如招待费等占全年收入的比重。该项业务累计支出已超额，系统应予提示：已超过法定数额无法办理。数据库中的相关数据，还应根据市场变化及时予以调整。第5项根据财务分析指标分析企业业绩，系统的分析有其固有的局限性，仅限于具体数据而缺乏对宏观经济形势、同行业发展态势、行业景气度等因素的考虑，因此需要我们对其分析结果加以补充完善。

2.3 保密意识更要提高，以前信息都是纸质的，只要妥善保管一般情况下不会发生差错。而信息化则是无纸化，稍有疏忽就可能造成数据丢失。因此时刻不忘备份很重要，当然软件也可设计此类提醒。如在关闭系统时可提醒：要备份吗？此外，设置且时常更换密码是必须的，这点还要企业提供支持，设置一名计算机管理维护员，防止各种病毒入侵盗取密码及重要会计信息，这名维护员必须有良好的职业操守，较高的业务能力。同时企业还应采取限制接近措施。即无关人员不得使用专职会计人员电脑，会计人员自己也要提高警惕，一旦要离开电脑必须关闭系统。

2.4 通过网络这个平台了解更多的财经资讯，掌握行业动态，使财务分析报告更真实反映企业实际，更好地满足各方面对信息的需求。同时对企业中存在的问题特别是内部控制方面，提出积极有效的改进措施，真正成为管理层的得力助手。

信息化是动态发展的，科学技术日新月异，一定会有更多、性能更加完善的软件为我们内部会计系统控制设卡、把关。而科学技术的进步，必然促使会计人员不断提高自身素质、修养，使自己永远立于不败之地。

参考文献：

[1]中华人民共和国财政部.企业内部控制基本规范（财会[2008]7号）.

[2]胡凌云.会计信息化环境下的内部会计控制[J].审计与理财，2009（2）.

[3]王舰，朱玲霞.可视化——会计信息的未来展现[A].会計设备，2010（4）.