工程项目信息管理浅述

孙 莉

（中国建材国际工程集团有限公司，上海200063）

近些年，在工程建设领域，我国不断从工业发达国家引进先进的管理理念，在工程实践中也取得了不少成绩，但工程信息管理仍然是较薄弱的领域，信息管理的方法和手段大多停留在传统的管理方式和模式上，项目参与各方的信息管理水平有待提高。随着我国在工程建设领域的一系列法律法规及管理规范逐步完善，对工程项目管理要求越来越严格，对项目的信息管理要求也越来越高。

1 信息管理定义

传统项目管理对信息管理称作资料管理或者内业管理，主要是指工程资料的收集、整理和存档，定义范围比较狭隘，而工程信息远比工程资料范围广。所谓信息管理是指信息有效获取、存储、存档、处理和交流等，目的是通过有效地信息管理辅助项目做出决策，并为项目建设的增值服务。

信息管理是涉及工程项目全过程的管理，同时也是涉及到工程项目各参与方对工程的管理，而不仅仅是传统意义上从合同签订后才开始的资料管理。就一个完整的工程项目而言，全过程包括决策阶段、实施阶段（设计准备、设计、施工和物资采购过程等）和使用阶段，参与方包括投资方、建设方、总承包方、设计方、施工方、供货方和项目使用期的管理方等。

2 信息管理在工程项目不同阶段的侧重点

大型工程项目的全寿命周期长，变化因素多，合同关系复杂，涉及信息种类繁多、数量巨大，因此做好工程信息的管理工作是一项艰巨的任务，不仅需要专职信息管理人员具备专业素质，更重要的是要有负责任的态度及足够的耐心。项目各个阶段侧重的内容不同，项目信息管理也有着不同的着重点。

2.1 项目决策阶段信息管理

从项目建设意图的酝酿开始，直到项目立项都属于项目决策阶段，其信息主要有项目前期调查研究的原始资料、项目建议书、可行性研究报告等。决策阶段的信息主要用来确定项目的定义，信息收集得越全面详细，项目定义越准确。决策阶段的信息管理工作主要是来自投资方，虽然这个阶段的信息管理工作只涉及投资方，若一旦项目进入实施阶段，决策阶段的信息对项目的实施起着非常重要的指导作用。例如投资方和建设方可以据此有效控制投资和掌握项目使用的时间目标，工程总承包方、设计方、施工方可以了解项目实施的组织、建设原则、成本目标、进度目标、质量目标等重要信息，为项目实施打好基础。因此，投资方从一开始就要建立起信息体系，为项目的顺利开展提供有利保障。

2.2 项目实施阶段信息管理

项目立项后进入项目实施阶段。实施阶段的内容范围广、时间跨度大，主要包括设计准备、设计、施工、物资采购、动工前准备等阶段。实施阶段是参与方最多的阶段，其中工程项目总承包模式下的总承包方从项目进入实施阶段开始参与，要负责所有的设计、采购和建造工作，最终向业主交付一个设施配备完整、可直接投产运行的项目，因此信息管理工作对于总承包方尤其重要。从工程项目管理角度出发，总承包方管理任务主要有安全管理、合同管理、信息管理、进度控制、质量控制、项目总投资和项目承包的成本控制等，项目信息就是从项目管理过程中产生的。

从众多的工程实践中发现，合同是各方参与工程最重要的依据，合同在签订后生效，项目执行要依据合同，合同信息是工程实施阶段信息管理工作的重中之重。首先在合同签订之前，对合同进行格式审查，如合同的合法性、完整性等外在形式，格式审查通过后进行内容审核，重点是工程范围、合同价格及付款、合同工期、双方的权利、责任和义务、风险承担划分、争议解决方式等。我国大多数企业普遍忽视了对合同签订前的审查工作，为急于拿到项目草草签订合同，这样反而为以后合同的执行埋下了很多隐患。合同签订后，应设专人进行合同信息管理，分析合同内容，主要是分析合同中可能存在的漏洞和风险，解释有争议的内容从而制定风险对策。合同和合同分析出的信息是工程管理实施的重要依据。因此合同分析后，应向项目各级管理人员进行合同信息交底，使全体项目管理人员对合同主要内容的理解达成一致，明确项目的各项目标和任务分工等，避免信息沟通不畅或传递不及时，这样大家在项目实施初期就能树立全局观念的统一思想，使各项工作协调一致。

竣工验收是实施阶段最后一项工作，是对工程建设工作的全面考核，面临向项目使用阶段过渡，因此其承上启下的作用不能忽视。传统项目管理中往往忽视了信息管理的重要性，甚至没有专职人员负责，很多项目是在竣工验收阶段才集中补充资料，这样做一方面不能真实反映工程建设过程，另一方面也失去了项目信息管理存在的意义，因此从事项目管理必须从思想上重视信息管理的重要性。竣工验收阶段的工程已经是建设完成的工程，因此参加验收的专家只能通过检查工程资料来了解工程建设过程，若项目实施过程中信息管理到位，工程验收时就能够及时并有条不紊地提供验收所需资料，不需耗费很多精力，且由于所有信息都是在项目过程中据实收集整理的，因此所提供的资料能够真实、详细地反映出工程建设的全过程。只有这样竣工验收工作才容易进行下去，避免了因资料造假、修改资料等状况造成竣工验收反复拖沓。

2.3 项目使用阶段

工程项目交付给投资方或建设方，项目才进入到使用阶段。在使用阶段会利用到大量项目实施阶段形成和积累的工程信息，也会形成大量新的信息，信息管理工作此时仍未结束，信息管理是涉及整个项目全寿命周期的。

3 信息管理的重要性

信息管理关系到项目全寿命过程的方方面面，从信息角度看，任何管理活动都是信息的来源，同时信息也是各项管理工作的基础。因此，做好项目的信息管理工作，对工程项目起着非常重要的作用：1）能够显著提高工作效率，提高企业管理水平，增强市场竞争力；2）为项目提供大量信息，为项目决策提供有力支持。

4 结 语

尽管信息管理只是工程项目管理的一个方面，但信息管理与项目进度控制、质量控制、成本控制、安全控制等各项管理工作息息相关。为了提高我国工程项目信息管理水平，需要从观念上改变对信息管理的看法，只有这样才能在工程管理信息化的道路上见到曙光。

［1］ 赵雪峰.建设工程全面信息管理理论和方法研究［M］.北京：中国建筑工业出版社，2001.

［2］ 潘炳玉.建设工程项目管理［M］.北京：化学工业出版社，2009.