浅谈海洋功能区划编制文件材料收集工作

黄丽明

（广东省海洋资源研究发展中心 广州 510220）

海洋功能区划（以下简称“海洋区划”）是海域使用管理和海洋环境保护的重要制度，是海域资源开发、控制和综合管理以及编制各类涉海规划的法定依据。其有效规范了海域使用行为，在实现海洋资源的科学合理开发，促进海洋经济全面、协调、可持续发展等方面发挥了重要作用。海洋区划编制档案作为海洋区划研究的历史记录，不仅是海洋区划编制工作的成果，也是海洋区划修编的重要依据，因此，海洋功能区划编制档案工作是海洋功能区划编制研究工作的一项不容忽视的工作内容。海洋区划编制文件材料收集工作是海洋区划编制档案工作的基础，文件材料收集得是否齐全、完整和准确，是保障海洋区划编制档案质量的重要前提。

1 一般研究过程

了解和掌握海洋区划编制研究过程是文件材料收集工作的重要基础。海洋区划编制涉及了多部门、多学科的研究，一般经过准备阶段、组织实施阶段、评审验收阶段和上报审批阶段。

准备阶段：确定海洋区划编制单位，成立编制组织机构，确定工作方案和实施方案等。组织实施阶段：按照《海洋功能区划技术导则》（GB/T 17108-2006） 和《省级海洋功能区划编制技术要求》 （海管字 [2010]83号）的要求，参考现有历史资料和配合实地调查，是基于编制海洋区划的主要途径，一般包括外业调研、内业研究、征求意见等过程。其中外业调研主要通过实地调查和部门走访，收集相关的基础资料、行业规划，了解区域自然情况、用海情况，及各涉海部门用海设想和对海洋区划的意见、建议。内业研究主要是对收集和调查获得的资料进行整理分析，形成基础地理、自然环境资源、海域使用现状、海域使用需求等图件和资料后，编制专题研究报告和海洋区划6项成果（文本、登记表、图、报告、编制说明和数据库）。征求意见是将海洋区划成果发至沿海各海洋管理部门和涉海部门，根据部门意见对海洋区划进行协调和完善。评审验收阶段：召开专家评审会，邀请海洋区划专家对海洋区划成果进行评审验收。上报和审批阶段：省级海洋区划上报省政府审核后，由省政府上报国务院，抄送国家海洋局，审批同意后，由省政府下文印发实施。海洋功能区划文本、登记表、图具有法律效力。

2 文件材料收集的关键

2.1 确定文件材料收集范围

熟悉研究过程，分析可能产生的文件，提出适合海洋区划编制实际情况的文件材料归档范围和要求，是海洋区划编制文件材料收集完整齐全的基本保障。各阶段主要归档文件材料如下：

（1）研究准备阶段。包括海洋区划编制的工作建议、论证材料、请示和批复、组织机构、工作方案和实施方案、任务书、合同、经费计划和管理、工作启动等材料。

（2）组织实施阶段。主要有：外业调研文件材料，包括调研方案、部门走访座谈记录和录音、实地调查情况记录、实地拍摄的照片、工作草图、调研总结或报告等材料；内业研究文件材料，包括基础地理、自然环境资源、海域使用现状、海域使用需求等图件和资料、专题研究报告和海洋区划文本、登记表、图件、报告、编制说明、数据库6项成果历稿以及计划、阶段性总结、与任务委托单位产生的文件材料等；征求意见文件材料，包括成果专家研讨会、部门反馈意见和意见汇总、部门协调会等材料。

（3）评审验收阶段。包括评审验收会会议通知、会议议程、专家名单、会议代表名单、评审/验收意见、专家个人书面意见、工作报告或工作汇报稿、会议记录、会议纪要和音像材料等。

（4）上报审批阶段。包括上报的请示与批复函，海洋区划上政府常务会的相关材料，印发公布实施的红头文件以及批准的正式稿等报批过程产生的材料。

以上文件材料范围涵盖不了整个区划编制研究过程所形成的材料，或者某些材料没有形成，但在收集工作过程中应把握凡在研究过程中形成的文件材料都需要收集的原则。

2.2 明确专人负责收集工作

归档文件材料的收集是指通过一定的方式和方法，将在海洋区划研究活动中产生的文件材料适当集中、妥善保管的一项工作。这项工作贯穿于整个海洋区划编制研究过程中从文件材料形成到归档前的文件管理工作。

要保证收集工作的有效性，就必须保证收集工作的连续性，其主要办法就是设置专人负责收集工作，并且一般安排海洋区划编制课题组的研究人员作为兼职档案员承担相关工作。安排课题组人员直接担任兼职档案员，主要有3个优点：一是作为海洋区划编制文件材料的形成者，能更完整、准确地收集文件材料；二是能及时了解整个海洋区划编制的计划和进展情况，便于及时地收集文件材料；三是能更准确地鉴别文件材料的保存和利用价值。同时收集工作与工作计划应相结合。文件的形成与活动密切相关，任何的活动离不开计划。因此，兼职档案人员要随时了解和掌握海洋区划编制工作的进展动态，这样有利于及时、完整地收集文件材料。

2.3 把握文件材料收集时机

科技文件材料是生产活动的伴生物，是按照科技活动的程序有规律形成的，海洋区划编制文件材料收集人员应该掌握海洋区划编制文件的形成规律和收集规律，抓住文件形成的重要环节或关键阶段，不失时机地做好收集工作[1]。主要抓好6个阶段的收集工作：一是在确定编制单位的同时做好准备阶段的文件材料收集；二是在外业调研活动后应及时收集调研过程中形成的一整套文件材料，每一次调研活动做到有目的而去、有结果而回；三是海洋区划编制工作形成成果时应及时收集产生的每一次重要稿件，主要包括专题报告和6项成果；四是在汇总部门征求意见时应将反馈意见及汇总意见一并收集齐全；五是评审会结束后应及时收集会议相关文件材料，并注意材料的成套性；六是在上报审批阶段不仅要做好本阶段文件材料的收集，而且要为整个项目文件材料的规范化整理做好准备。

3 结语

海洋区划编制工作文件材料收集是海洋区划编制档案工作中的重要环节，只有掌握了海洋区划编制的研究过程，才能明确区划编制文件材料收集范围，才能把握好文件材料的收集时间，切实做好文件材料的收集工作。同时制定海洋区划编制研究人员作为兼职档案人员是确保文件材料收集工作连续和有效的重要保障。但文件材料收集工作仍旧是档案工作的基础，要保证海洋区划编制档案能够更好地记录海洋区划工作的历史，并为海洋管理和相关的海洋科技活动提供服务。海洋区划编制研究人员和相关档案人员还需做好归档文件材料的规范化整理和归档工作，以提高海洋区划编制档案的齐全性、完整性、准确性和系统性。

[1]王传宇，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民出版社，2009：163.