仪器设备购置中提高采购竞争性的策略探究

2013-04-10王云平

实验室研究与探索 2013年2期

王云平，李勇

（南京航空航天大学国有资产管理处，江苏南京 210016）

0 引言

随着科学研究的逐渐深入，对相应仪器设备的要求也逐步向高端、综合、定制方向发展，其中，许多大型仪器设备通过规范的采购程序得以添置。根据国家《招标投标法》和《政府采购法》以及《招标投标法实施条例》，超过规定的采购金额的标的需通过招标或者竞争性谈判的方式确定。招标或者竞争性谈判都是带有竞争的采购方式［1-6］，对于采购人比较有利，但是在招标和谈判之前和之后的工作对于提高采购竞争性也是同样重要。

目前高校仪器设备采购主要分为四个阶段［7-10］：论证立项阶段，招标采购阶段，合同执行阶段，到货验收阶段。论证立项主要从购置必要性、经济性等方面考虑，采购和招标方式也是论证立项需考虑的重要内容之一。招标采购要按照国家的“两法一条例”以及所在单位制定的有关规定细则来执行，其中招标文件的编制、评标细则等是招标采购是否成功的关键。合同执行阶段主要是落实招标采购的标的内容，要严格按照招标规定的技术和商务条款签订合同，并定期抽检乙方货物的制造和工艺状况，以保障甲方权益。到货验收阶段则要严把质量关，技术指标和服务条款是否落实是主要检验内容，也是对于招标采购环节竞争性的保障。

1 论证立项阶段

论证立项阶段是提高竞争性的第一环节。论证立项要在该学科已有研究基础上，探索进一步发展所需要建设的硬件平台，并充分考虑硬件平台搭建的架构、成本、与现有设备的兼容性，尽量避免重复建设，又要考虑所新添置设备的经济性。比如做机械结构的所有专业都需要疲劳试验机，也知道国产试验机在质量工艺和精度上与国外先进的试验机有差距，但是不是所有的机械结构专业都一定要买国外名牌的试验机。①要考虑所在专业的研究基础和水平，必须要最好的试验机才能满足研究需要，②要考虑采购进口高质量试验机的成本。

论证立项时还需要考虑拟添置设备的市场供应情况，是独此一家还是有三家以上可供选择，如果是独此一家，需慎重，因为单一来源造成了没有竞争性，也就有可能造成独家垄断，价格谈判由厂家说了算。如果是三家，则在论证立项时要逐一调研三家所供货物的技术指标状况，提取共性指标，并在论证立项时立场公正，避免体现倾向性。上报拟添置设备时只报共性的、重要的指标，比如试验机只报20 t或者40 t指标，在招标采购实施时提供中立的立场，厂家为了中标必然要拿出最大的诚意和优惠度，从而提高竞争性。

因此在论证立项阶段，提高竞争性的手段包括：采购设备的国别选择，是进口设备还是国产设备;拟采购设备的品牌供应商状况，是只有一家还是有多家可供选择;单一来源的，一定要慎重，不作为优先上报项目;有三家以上的，论证后上报的指标只包括共性的、重要的指标，有倾向性的指标坚决删掉;另外对于需要多期建设的项目，在前期项目建设时，更要考虑指标的共有性和兼容性，以便给后期建设提供宽广选择，防止过于倾向于一家的尴尬局面。

2 招标采购阶段

招标采购是项目建设实施的重中之重［11-12］。对于金额比较大的仪器设备项目，多采用招标方式。招标方式分为公开招标和邀请招标，有些金额更大的项目，还采用代理招标的方式。不论哪种招标方式，招标文件的制定、公告范围、评分准则、评标人员都对竞争性产生影响。

2.1 招标文件编制

招标文件应由经验丰富、熟悉产品技术、了解市场行情的专业人士编制。招标文件应包含可能对招标结果产生影响的所有因素对应的条款。如招标标的物名称，也即公开招标的公告名称，应选通用避免选用太专业的名称，如示波器，避免采用诸如图形图像采集、数据演示模块等，如试验机，避免采用材料试验系统、高性能疲劳试验系统等，如一些高端服务器集群，名字中至少应包含“高性能计算”和“集群”等关键词;核心指标和一般指标的设定非常有艺术性，经过论证立项的共性的、重要的指标作为核心指标，投标厂家不可偏离，偏离就会废标，而个别厂商具备的、对仪器设备使用带来较大方便的指标可作为一般指标;一般技术指标可以有一定倾向性，但不能数量过多，即保证了招标人的权益，又对竞争性也无太大影响;招标文件应规定投标人的资质条件和业绩要求，资质条件和业绩要求会降低招标时的竞争性，以保障招标人的基本权益为宜，条件要求宜宽不宜窄;招标文件应规定投标报价基于的付款方式和价格条件，是100%预付（100%T/T），还是装船付90%验收10%（LC），是到岸价还是离岸价等等，这些是投标人编制投标报价时所需要的条件，影响报价，应该是对所有投标人都一致，进口设备一般推荐90%、10%信用证方式（LC）。

2.2 公告范围

招标有邀请招标和公开招标方式，供应商较多且货物相差不大的适用于公开招标方式，通过公开招标可促使有更多的厂家来报名，但有些货物供应厂商之间差距较大，为了避免“鱼目混珠”，而采用邀请招标方式，即只邀请产品相差不多的厂家来投标，其实对于竞争性并不一定产生负面影响，有时候反而更有竞争性。公告应发布在国家规定的有效媒体上，通过扩大知晓面，提高竞争性。

公告的内容除了前面讲的标的物名称外，至少应包括资质条件和业绩要求，投标截止时间等。为了提高透明性，标的物的技术指标也可一起公告，这样所有潜在投标人通过技术指标的了解，会知晓招标货物的技术状况和层次，从而提供符合要求的产品。中标公告除了公告中标厂家外，同时公告中标价格，这样即使潜在投标人没有投标，但由于招标货物和技术指标公告清楚，行业价格其实是公开的，中标价格不能太离谱，这样对于投标人添加了一种无形的限制，同时对于极少数可能存在的串标和围标是一种有效的遏制。

2.3 评分准则

根据商务部令2004年第13号《机电产品国际招标投标实施办法》，国际招标（泛指面向国际供应商并以国际通用货币报价）一般采用最低评标价法，并规定了最低评标价的计算方法，为了提高竞争性，一般应注意几点：核心条款必须以星号（*）标识，核心条款偏离或无技术资料支持的，一律废标;针对一般条款，①规定可以偏离最高项数，② 规定每偏离一条则在投标价上加上折算的数额。核心条款和一般条款的评分设定很有技巧，核心条款要包含共性的、重要的技术指标，一般条款则通常设定不一定所有厂商具备的、对仪器设备使用带来较大方便的指标。一般条款数量应根据调研的情况来定，即不能太多，这样容易导致大多数投标人废标，更不能过少，造成给评标造成困扰，选不到性价比高的产品，定好一般指标条目后，要细心设定每偏离一条所对应的价格成本，比如投标总价的1%或者2%，对于结果的影响也不同。

而一般的国内招标则多采用综合打分法。综合打分通常包括技术、价格、商务、质量和信誉、业绩等条款。其中价格分建议采用量化指标，通过量化手段避免投标人报价的随意性。比如价格分满分为40分，则每个供应商的价格分计算公式为：在满足招标文件要求的投标供应商中，取有效标书中报价最低的为40分，其他报价的价格分为—最低价/其他投标报价×40。有时候，为了避免恶意低价中标，价格分满分不以价格最低者为参考，而是选所有投标人投标价的平均值作为价格满分，投标报价高于或低于评标基准价均扣分，如每高1%扣0.5分，投标报价低于评标基准价，每低1%扣0.25分。

2.4 评标人员

评标委员会应为5人以上的单数组成，其中技术、经济方面的评委不少于三分之二。由于国际招标多采用最低评标价法，不用打分，评标委员会的主要工作是评价标书的技术指标是否响应或偏离，核心指标需要支撑材料或鉴定证书，一般指标更需要评标专家熟悉产品技术状况，因此最低评标价法的评委主要工作是做技术评判，在选择评标专家时，基本都应选技术方面的专家。对于采用综合打分法时，价格分采用量化公式后可以由工作人员计算，其他指标如技术、质量、信誉业绩中，通常技术分占到这部分的三分之二以上，技术评判仍然是最重要的，此时专家应以技术专家为主，配以1～2位质量或者经济方面的专家即可。

因此在招标采购阶段，提高竞争性应注意的问题包括：招标标的物公告名称尽量通用;核心指标和一般指标的数量比重和对应分数设定;资质和业绩条件宜宽不宜窄;确定合适的招标方式;标的物技术指标一起公告;确定合适的评分准则并将价格分量化;评标应以技术专家为主。

3 合同签订阶段

为了提高采购效率和质量，签订合同是重要的标志性环节［13-14］，合同文本具备法律意义，是对采购人的权益保护的最重要的凭证，也是对招标确认条款的进一步细化和固化，因此做好合同管理，对提高采购竞争性具有同样重要的意义。

3.1 合同类型

学科建设经费采购的仪器设备基本上分为两类：①货架产品，是在市场上比较成熟的产品，或者已有固定型号和性能指标的产品，生产厂家已具备流程生产线，质量工艺和标准比较稳定;② 专门定制产品，需要根据甲方要求定做，承制方需要投入专门人力物力开展研制，基本没有建立流程生产线，质量管理体系不够稳定。对于这两类设备，存在购销合同（买卖合同）和技术合同两类。对于货架产品，签订购销合同毫无疑问，对于定制产品，则可以签订购销合同或者技术合同。购销合同对于甲方和乙方的责任和义务比较清楚，对于甲方权益的保护比较充分，而技术合同则由于存在技术开发失败的风险，对于双方的权责划分存在着矛盾的隐患，而且一旦签订技术合同，法律也在一定程度上承认甲方对于技术开发失败所应承担责任的义务。对于学科建设经费所购置的设备，与科研经费存在区别，不用来购买对方技术，只要对方所提供的产品满足甲方要求即可。所以从保护甲方权益来讲，合同类型一般要选择签订购销合同，并在招标文件中注明。

3.2 签订附属技术协议

主合同签订购销合同后，为了明确技术指标，建议再签订技术协议作为购销合同的附件。技术协议除了包含甲、乙双方招投标文件所反映的所有技术指标之外，双方还可以进一步明确在招投标文件中没有明确的的技术条件，招标文件因为要照顾所有投标人所列指标有限，因此对于确定了中标人以后的合同来讲，双方所签订的合同必须所有指标都很具体明确，将技术方案和进度安排一并列入。

3.3 分段付款和留取质保金

国内购置设备付款方式一般采用“3-6-1”或者“3-3-3-1”分段付款。“3-6-1”指签订合同后首付30%，货到验收后付60%，其余10%作为质保金在验收后1年支付，“3-3-3-1”是指签订合同后首付30%，提货或到货付30%，验收后付30%，其余10%作为质保金在验收后1年支付。可以根据合同签订的进度要求，甲方到乙方生产现场去查验设备制作进展状况，保证生产过程按照双方约定进行。10%质保金在设备运行1年后才支付，保证了设备验收后能有一段试运行期，经过1年的运行，设备也基本达到了稳定运行状况。

3.4 出厂前检验

采购人务必要求乙方提供出厂检验证明［15］，表明所提供的产品已经在乙方按照合同约定要求进行质量管理并满足合同要求，如果质量有问题，也方便追踪溯源，提高乙方履约的责任意识。

因此在合同签订阶段，提高竞争性的有关因素包括：合同类型一般选择购销合同，签订附属技术协议，分段付款并留取质保金，索取出厂证明等。

4 到货验收阶段

验收主要分为三个阶段：开箱验收、技术质量验收、资产验收。开箱验收应依据合同条款，对仪器设备进行逐项检查，包括表观状况（如外包装是否破损、仪器设备本身是否有破损锈蚀等）、单证资料（如产品使用说明书、参数图表、出厂证、产品合格证、质量检验证、保修单、装箱清单等）、仪器设备名称、型号、规格、产地、价格、数量等。质量技术验收应严格按照合同条款、技术协议及产品出厂的主要技术指标，逐项验收仪器设备的各项功能，考核仪器设备的稳定性、可靠性和安全性，对厂商编写的验收报告（含调试记录）进行审查。验收时应严把数量和质量关，设备及配件应数量一致，技术指标条款要逐条核实，不符合合同或者技术协议要求者务必整改。技术较复杂或者合同额度较大的项目可聘请专家参与验收，提高验收质量和权威性。

资产验收是在开箱验收和技术质量验收的基础上，由学校资产部门组成验收小组实地验收，查看设备运行和使用状况，运行正常者给予通过并办理固定资产，资产验收是采购工作的最终环节，资产验收通过则意味着采购工作的完成。

因此，在到货验收阶段，把好数量和质量关，是对前面三个阶段提高竞争性措施的最终落实和保障，应检验设备及配件与合同一致，技术指标要逐条核实，尽可能聘请外面专家参与，组织学校层面的资产验收等。