企业人事档案管理的问题与对策

2013-04-09谢美霞

山东水利 2013年12期

关键词：档案管理人员工作

谢美霞

（山东水利工程总公司，山东济南 250014）

企业人事档案管理的问题与对策

谢美霞

（山东水利工程总公司，山东济南 250014）

随着经济社会的快速发展，企业内原有的档案管理方法越来越不适应形势的发展，主要表现为内容不充实、人员不专业、管理体制不畅通等。究其原因，主要涉及企业工作人员思想认识不到位、相关制度不落实、管理人员责任心不够3个方面。鉴于此，本文从转换观念意识、落实规章制度、构建责任考评工作机制3个方面切入，对解决当前企业人事档案管理工作存在的问题提出了探讨性建议。

人事档案；建设管理；水利企业

企业人事档案管理工作不仅是人事管理工作的重要组成部分，更是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国企业人事档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但是随着经济社会的快速发展，原有的档案管理方法越来越不适应新形势的发展。如何使当前的人事档案工作顺应当今经济社会的发展要求，已成为档案管理人员面临的重大课题。

1 存在的主要问题

1.1 内容充实性问题

现代企业管理制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项重要内容也要完善起来，他能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。但是，由于档案管理意识薄弱，许多企业的档案管理人员在搜集档案信息时随意性较强，不能定期督促相关人员上交近期材料；干部职工大多不懂人事档案管理的具体要求，并且过于信赖单位档案管理人员，认为相关工作不需个人操心。因此，许多员工档案袋内仅保存着一些学生时代的原始材料，干部履历表、入党志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映员工基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档。相关材料的缺失，易导致档案管理工作相当被动。

1.2 人员专业化问题

许多企业没有专职档案管理人员，在整理档案时经常机动安排兼职人员突击完成工作任务；有的虽有专职人员，但要么人手不够，要么缺乏专业技能。这样就造成了一些问题：一是工作质量低下。由于部分企业的档案管理人员属于兼职人员，处理自己业务内事情的同时再兼顾档案工作，责任感不强，工作效率和质量往往不高。二是归档不及时。由于兼职工作人员精力有限，很多时候往往会忽略档案材料的收集整理工作，很多档案材料散落堆积于档案室，从而导致个别同志的档案材料缺失，给以后的职称评定、职位升迁、绩效考核、综合考评等工作带来麻烦。三是操作硬件设备的能力较低。许多企业工作人员的人事档案仍然保留着手写材料的状态，对扫描仪、电脑等设备操作不熟练，从而导致单位档案缺乏电子版。

1.3 管理体制的问题

随着企业用人机制愈加灵活，越来越多的企业根据本单位的实际需求，不断调整用人策略，采用各种方式的劳务合作，企业与新进员工之间往往不采用人事档案的约束手段，而是采用协议、合同等方式固定双方的劳务关系。对员工来说，他们的就业思想非常灵活，员工为求个人发展，跳槽现象成为相当正常的事情，但是旧单位为维护本单位利益而不放弃人事档案的情况也时有发生，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况，不能充分发挥档案管理为经济社会发展服务的社会职能。

2 主要原因分析

2.1 思想认识不到位

关于档案管理工作，许多企业存在一种认识误区。认为企业的主要任务是赢利，是创造更多的经济效益，所以，企业的工作重点只有一个——抓好业务生产，而档案管理工作，可有可无。正是在这种思想引导下，许多企业档案管理意识淡漠，缺乏基本的档案管理知识。干部员工在填写档案时不重视、不认真，书写不规范，填写不标准；书写用笔也是五花八门，涂抹严重，辨认不清。

2.2 制度落实不到位

建章立制，是所有企业都会强调的重点，但是，在实际操作中，有令不行、有规不依、有章不循的现象屡见不鲜，规章制度成了摆设。企业领导很少拨付专项资金去建档案室、购买专项设备，因为他们认为这样做不会创造任何效益；对档案管理人员来说，档案随处置放，缺乏责任意识；对档案拥有者本人来说，少数干部人事档案由本人保管，甚至有些干部对自己的人事档案存放何处都不知道。干部档案管理的相关规定落实不到位，导致档案管理工作形同虚设。

2.3 工作责任不到位

责任心是一个干部思想品质、工作作风、精神境界的具体体现，更是做好干部档案管理工作的本质要求。由于档案管理部门长期从事一项反复性较强的工作，易使人烦躁或松懈，加上单位领导不太关注档案部门，缺乏细化的绩效管理，使得部分工作人员责任感淡薄，不关心人事档案的内容完整性问题，既不会积极主动地把相关材料收集归档，也不会按照业务规范化要求对档案进行分类，更不善于操作硬件设备，不学习现代化管理手段，工作中怕麻烦，图简省，不严格执行规章制度。

3 解决问题的建议

3.1 转换对人事档案的观念意识

要采用多种宣传手段，加强宣传力度，让企业内部，包括决策者逐渐了解档案管理的一些基础知识，提高职工对《中华人民共和国档案法》的认识，让每一个人都认识到档案管理是反映员工基本素质的一个重要方面，是企业选贤任能的重要参考。在此基础上，要将档案管理工作纳入企业战略发展规划当中，极力做好档案管理工作与企业人才培养规划相结合的大文章，提高人们对档案工作的了解、认识和重视，切实转换对人事档案的观念意识。

3.2 把各项规章制度落实到位

抓好制度落实，采取内外都要抓、内外都要硬的方法。所谓外，就是要建立科学的监督考核评价体系。具体来说，就是企业内部在制定年初计划时，一定要把档案管理工作的考核评价工作列为全年工作计划之一，年中、年末两次督查考核，用行政的方法提高全单位对档案管理工作的重视程度。所谓内，就是要建立科学的动态管理体系。

1）档案管理工作人员要主动争取硬件配备资金，建好档案室，购买专项档案工具。

2）档案管理人员要在及时归档的基础上，对流动职工的信息采取定时搜集、定向搜集、跟踪搜集、补充搜集等办法，与流动职工签订相关协议，以契约的形式明确双方责权利，确保流出或流进人员的档案完整无缺。

3）要定期督促单位职工填写当年个人取得的荣誉、证件等信息，以便及时归档。

3.3 构建责任考评工作机制

责任心的提高可以依靠自律，但更需要他律——建立责任考评工作机制。建议参考以下3种办法：

1）把档案管理人员的工作质量与个人年终考核挂钩，工作质量的评定标准要公示，既要明白易懂，又要结合工作实际、量力而行，还要简单易操作。

2）把档案管理人员的服务态度与个人年终考核挂钩，要在考核打分表中单列服务态度一栏，分为“优秀”、“合格”和“不合格”3个等次。

3）把群众评价与档案管理干部的升迁挂钩，只要是超过30%的整体评价不合格，企业就要采取一票否决制，拒绝提拔任命。

总之，档案管理工作关系个人切实利益，关系企业人才发展大局，企业理应上下一心，从“档案强国、档案强企”的战略层面提高认识，着力把人事档案管理工作做到位。

（责任编辑张玉燕）