浅谈煤机企业采购产品的质量管理与控制

王瑞萍

(山西焦煤 西山煤电(集团) 机电厂，山西 太原 030053)

2011年以来，西山煤电(集团)公司矿井工作面因采煤运输、支护设备几起质量事故造成了工作面停工停产，这些设备质量事故均发生在外购外协件的采购环节上，不仅使企业蒙受经济和声誉上的损失，同时，由于停产处理质量问题使得原煤生产的经济损失更加巨大。而西山机电厂经过多年液压支架和运输机的制造，工艺、设备、技术不断完善，自制核心产品的质量已经基本趋于成熟稳定，发生质量事故的风险比较低。对外采购产品连续发生质量问题，一直以来困扰着企业管理者，如何减少采购产品环节出现质量问题，成为该厂近期质量管理的一个难点。

1 几起质量事故的原因分析

第一起，液压支架连杆连接销轴批量断裂事故，直接原因是外协热处理工序不当造成，管理原因是外协部门没有严格执行进厂委托检验程序，批量产品未经检验。第二起，液压支架立柱发生自降，直接原因是生产厂家立柱密封件没有严格按图纸要求装配，管理原因是进厂检验时没有按照标准要求，进行检验试验。第三起，胶带输送机蛇簧联轴器实物与加工图纸不附，管理原因是合同标定全额付款后提货，发生质量问题供方不及时处理。

从以上三起事故原因分析来看，发生质量问题有以下几个特点:一是产品外协时采购合同没有附带技术工艺要求;二是产品批量大，发生的质量问题都是同类问题，过程疏于监管，没有严格实行首件检、巡检、完工检等程序;三是采购合同没有对供方质保金要求条款，属于采购合同条文不严密;可能隐含其他方面的原因。说明问题不仅仅是发生在采购产品的质量上，深层次问题是在采购过程的质量管理和监督环节上。通过对当前企业内部采购管理状况的调查，存在着以下问题:

1)采购过程由采购部门独立完成，订立合同时，涉及技术、质量方面的条款缺乏技术和工艺等部门的共同参与和指导，而采购人员大多数都不从事技术管理工作，专业知识储备不足，对供方的技术工艺要求条款提不出问题。

2)企业对采购过程疏于监管、约束与考核。企业没有理顺采购过程的全方位管理流程，不能及时纠正采购过程管理出现的问题。

3)供方的基本信息不能共享，只有采购部门的采购人员了解供方的一些基本信息，但不够全面，质量责任不能共担。

4)对一些长期合作的(外协)供方没有实施生产过程监督检验，忽视了发生质量问题的可能性。

随着煤机企业生产能力的扩大，外购外协产品的量值也直线上升，采购产品的质量必将很大程度上直接影响，甚至决定着整机产品的质量。企业在转型发展过程中，对采购产品、采购服务的过程质量进行管理和控制的意义重大。

2 选择合适的供方

企业根据自己的实际需要对供方进行正确考察分析，从供方执行合同能力、财务状况、质量保证能力、会计制度、组织与管理、职工技术状况是否稳定、对供方的客户资料管理、供方产品适应性、机械设备等能否满足企业的质量要求等方面进行实地考察。按照供方选择流程进行甄选，经供方调查、体系审核、开发样品、样品验证和小批量试用等过程各环节的控制，挑选、采购的产品符合设计和工艺要求的供方，经技术部门、工艺、质检部门、生产部门审核，选出适合本企业的供方，总工程师批准后，由采购等部门执行，采购部门必须在合格供方名录下实施采购。

3 建立多部门参与、相互制约的采购管理体系

企业要细化和完善对采购过程全方位监管，让相关部门参与进来，相互合作、相互制约，主要涉及供方管理部门由技术部门负责将与外部签订标书及技术协议等信息传递到采购部门;采购部门应建立内部质量管理组织机构，专门设立一名专管技术工作的部门领导，负责协调技术、管理方面的工作，审核采购计划、签订采购合同的技术协议;并将采购信息和招标文件传递到技术、工艺、质检、物流中心等相关部门;质检部门根据采购信息和招标文件上的技术工艺要求，编制采购产品检验计划、安排具有能力的检验人员对外购件外协件进行质量验证，出具入厂检验报告作为采购部门付款依据;财务部门按照合同和验收单据进行结算付款。企管部门定期安排内部质量体系审核计划，对采购部门相关联要素进行审核。几个部门对采购流程各环节进行了有效控制和监督，整个采购过程形成相互制约、相互联系的作用，同时采购部门加强对采购人员的业务培训，使其掌握一定电脑操作知识和商务知识，规范采购人员的采购行为，通过对合格供方流程管理，并保持其流程的畅通无阻，提高企业采购工作透明度，减少评价供方时的人为主观判断因素的影响。

为满足顾客要求，全面落实质量责任，对一些制造过程复杂的外购外协件，企业在与供方签订供货合同时，必须签订技术质量协议，采购部门邀请技术、工艺和质检部门参与采购产品技术协议的签订，尤其是外协产品协议中应当明确载明采购产品执行的技术标准、产品图样、技术等级、工艺要求、检验地点、检验方式等，规定产品实现过程的某些或全部的控制方法。必要时，供方应将采购产品的工艺文件与企业专业人员沟通，双方确认。签订技术协议是采购产品订立合同时不可或缺的环节。

4 完善和细化各项考核制度和工作流程

企业应通过制度，约束和规范企业自身和供方的行为，绩效(质量、交货、价格、服务)考核与激励机制相结合的手段，加强对企业、供方的管理，识别产品在设计过程、制造过程、辅助过程、使用过程中需要控制的环节并不断完善改进工作流程，梳理采购管理流程，信息流程，合格供方管理流程等，不断完善供方的评价体系，对供方及企业各部门、各环节实行绩效考核与激励机制相结合原则，坚持做到奖罚分明，制定出严格的绩效考核办法，在原材料采购环节要由思想素质和业务素质高的人员负责，在企业与供方之间的沟通上企业应向供方提供沟通机制，供方认为个别采购人员有不当行为的，可以利用举报电话等方式及时和企业沟通并进行投诉，企业监管部门要定期、不定期主动调查监管。同时制定出原材料采购的质量标准及采购部门考核办法，增加采购工作的透明度。

企业内部应建立健全内部控制监督体系，监督好内部管理的每一个环节，企管部门负责对供方评价、淘汰管理的指导监督，由企管部门牵头组织相关部门对有关的职能部门进行监督检查，将检查结果上报总工程师及厂长。由总工程师在生产调度会上通报。

4.1 严格外购外协件进厂检验

本企业应建立并不断完善进厂检验的控制程序，明确采购、技术质检部门的责任，赋予质检人员进厂把关权利，企管部门检查考核权利。利用ERP 资源管理，传递进厂委托检验手续、质量确认点击手续，未经点击的产品不能进入及办理入库流程和付款。

进厂检验时，除验证供方各种质量证明和检验试验报告以外，应按采购合同和质量技术协议逐项进行实物验证，严格执行抽样方案并保存检验记录。对于有安标要求的产品，必须验证供方取得的产品煤安标志证明。

4.2 产品质量抽检

采购部门业务人员要经常与供方联系，随时掌握采购产品的生产进度，按照产品供货合同和技术协议附件的条款，通知工艺人员和检验人员去供方进行产品现场质量抽检，确认其生产过程是否符合技术协议等有关要求，对一些企业不具备检验试验手段的产品，要求供方提供具有检验资质机构出具的权威性报告。控制供方生产全过程的各个重要环节，才能保证供方产品质量的提高和稳定。

4.3 特殊过程控制的抽查和监督

对关键特殊性能要求的产品，应对供方产品形成过程的抽查时间、频率，特殊过程人员的资格、特殊过程使用设备的确认及过程使用的工艺等提出必要的质量保证要求，经双方认可后执行。供方的检验人员必须对特殊过程的各项参数进行监控，企业要指派专职检验人员进行现场工艺监督，要增加检验的频次。双方特殊过程质量控制的各种记录必须交予企业质检部门备案。

4.4 采购管理流程

采购管理流程应该从制定企业采购付款预算开始，经审批生成采购单，并依据采购单实施采购，直到跟踪、执行付款预算为止。对采购订单流转的各个环节进行准确跟踪，实施全过程管理，保证流程的顺畅。

5 将精细化质量管理体系向供方延伸

加强对外购外协单位的监管，企业可采取对供方使用的原材料指定分供方、按照企业质量管理方法对供方实施管理，要求供方对其分供方进行质量管理等，采取第二方审核等办法协助外购外协单位对分供方进行质量控制。企业制定采购管理程序要细化精确，从对供方的选择、确定到日常的管理，质量控制、服务责任、质量责任及质量改进等都要做出明确规定。按照合格供方的管理程序对供方实行动态管理，年底由供方管理部门组织相关部门对其评定，采购部门应当保存采购产品的检验记录单据，并记录每次检验的结果，提供业绩评审的证据。采购产品领用单位每月向技术部门、采购部门反馈采购产品使用的质量情况，实行零报告。

质量管理部门应对采购产品的质量结果作为企业质量管理考核中供方业绩评审的重要内容实施考核。

6 对采购产品质量信息反馈与处理

企业应当建立采购产品质量的信息沟通渠道，当采购产品过程中出现不合格时，采购部门与供方及时沟通，外购产品要及时退换货，外协产品在检验、装配和使用中出现质量问题。限期予以整改，如供方不配合限期整改的，可申请取消其(外购、外协)合格供方资格。

企业要不断收集生产过程中的各种数据(包括顾客投诉、抱怨)，将问题进行分析后迅速反馈到供方。使其及时处理问题，主动改进产品质量，得到不断持续改进，实现信息共享，最终实现企业与供方的共赢。

质检部对供方整改的时间和措施，必须形成记录归档，作为以后考核的参考依据。

7 结论

通过对采购产品的过程管理与控制，企业对供方提供的原材料、外购外协件的质量能得到较好的控制，不仅供方能为企业控制采购产品的质量，通过合作和制约相互的行为，共享信息，达到互利共赢。企业要针对供方管理不断补充完善细化管理体系。通过梳理工作流程，保持运行中的流程畅通，加强绩效考核及监督管理，充分利用与供方良好合作，将对降低产品成本、改进产品质量、缩短产品开发周期、提高企业效率，提升企业在市场中的竞争力起到决定性作用。