石油科研单位加强采购管理标准化的措施

滕遂林

中海油研究总院 科技管理部（北京 100027）

石油科研单位是石油公司的技术和管理支持机构，对保障石油企业可持续发展、顺利履行社会责任具有重要使命。石油科研单位具有以油气田勘探、开发、工程设计等技术研发及经济评价业务为核心，对外技术交流和技术合作频繁等特征，这决定了其采购工作也颇具特色，笔者根据在石油科研单位从事标准化管理及采购管理的工作经历，阐述了如何将标准化与采购管理有机结合起来，通过加强石油科研单位采购管理标准化来提升采购管理水平，更好地为企业发展服务[1]。

1 采购管理中标准化应用存在的问题

经过几十年的发展，尤其是我国加入WTO 以来，标准化在国民经济各领域尤其是在产品制造和工程设计施工等领域得到了快速发展，但是在采购管理等管理学领域的应用相对薄弱，尤其是在科研单位应用则相对更少，没有充分发挥出其潜在优势。标准化在石油科研单位采购管理中的应用所存在的问题可以归纳为以下几点。

1.1 对标准化的作用和重要性认识不足

当前我国标准化工作在物资产品研发和生产企业最受重视；在技术研发和技术服务企业中，标准化在工程设计和建设单位最受重视，而在科研单位则由于技术研发所具备的前沿性和不确定性等特点，很少有企业将标准化放在工作中的重要位置。在石油科研单位，采购工作主要为技术研发等核心业务服务，与标准化的联系不够紧密，由于缺乏标准化实践而难以认识到标准化的作用和重要性。

1.2 采购管理标准较为欠缺

以国内某大型石油公司为例，该公司虽然在其总公司标准化委员会下设立了采办物流标准化工作组且已运作多年，但是截止到2012 年底，总公司层面颁布的采购管理相关企业标准只有12 部，且2 部为货位规划、验收指南，3 部为物资保管、出库、统计管理指南，剩余7 部均为设备招标技术文件相关要求，可见采购相关标准数量严重不足，没有建立覆盖采购管理各项工作的标准体系，下属单位的采购管理标准化工作水平也参差不齐，总体较为欠缺。

1.3 采购过程中轻视产品标准的选择和控制

由于石油科研单位采购对象以技术类产品为主，相关的技术指标一般对应着不同的标准。在采购实践中，由于采购需求部门轻视对相关标准的甄别比对而导致招标时选择一种标准，而签约时又改用另一种标准的情况时有发生；对于暂无标准遵从的研发工作，招标技术文件中也普遍存在技术指标设置过于粗放、标准不明确等不利于合同执行监督和成果质量控制的情况，这都充分说明了标准化工作力度的不足。

1.4 采购人员标准化意识和标准化知识薄弱

石油科研单位的采购人员要么来自技术部门，要么是学校毕业后直接从事采购管理工作，加之周围标准化氛围不够浓厚，因此，很难意识到标准化对采购管理的重要价值，其自身也缺乏基本的标准化知识，进而制约采购管理水平的提升。例如，采购技术人员由于对产品执行标准缺乏动态的监督和管理，在供应商采用一些已经修订或者废止的标准时却没有及时发现问题；采购管理人员一方面很少使用标准化手段开展采购工作，另一方面很少关注到采购中的标准信息，不会也无力去审查其恰当性。

2 加强采购管理标准化的措施

采购技术人员不对产品标准进行审查或审查不严，将直接导致不规范合同的出现，在出现产品质量问题造成严重后果后，采购方将无法顺利地保障自身的权益；采购管理人员不注重应用标准化开展采购工作，将严重制约采购管理水平的提升，因此，加强采购管理标准化意义重大[2]。

2.1 加强标准化对采购管理的指导作用

第一，要在采购工作中赋予标准化明确、恰当的定位，促进标准化与采购工作的有机融合，可将采购工作依照GB/T 19001《质量管理体系 要求》等标准的要求纳入到本单位的《质量管理体系文件》中，并进行ISO 9001 标准认证，为采购管理标准化奠定了一定基础；第二，应加大标准化知识和重大标准宣贯和执行力度，提高全员标准化意识，力求使学标准、讲标准、用标准的观念深入人心，提高全员在采购过程中执行标准的能力和自觉性；第三，重点指导采购需求单位开展标准化建设，实现需求设计标准化、采购规格统一化、采购标准具体化。

2.2 加强采购中对标准的把握

标准是签订合同的依据，也是采购质量的重要保证。第一，石油科研单位采购对象中没有国家标准、行业标准和企业标准遵照执行的占很大比例，因此，自行开展采购文件编制标准化工作显得尤为重要，在招标文件中必须列明具体、详细的技术指标；第二，对已有标准可执行的采购对象，例如，工程地质和工程物探勘察、陆上终端勘察、工程基本设计、环境评价、安全分析、油品性质化验等服务采购，应在采购文件中列明经比对、筛选、审核后的技术标准、管理标准和工作标准，而不应有“按照国家、行业相关标准执行”之类的笼统约定；第三，应积极开展采购标准体系建设，促进产品标准的日臻完善、标准体系的日渐成熟，逐渐全面、系统地规范采购活动，对此可以选择具有经验或者技术权威的专家定期对标准体系或标准技术指标进行复审，增强标准的实用性。

2.3 开展标准价格库建设，建立标准化定价机制

石油科研单位的采购对象以油气田勘探开发研究、工程设计、钻采工程设备研发服务及相关科研生产软硬件为主，采购成本主要构成有人工费、测试化验费、加工试制费、项目运行费、管理费、税费等，各单位可以根据自身实际情况通过标准价格的制定来提高采购标准化水平。采用纵横向对比、公司类型对比、地域对比等多种分析方法建立标准价格库，例如，按内陆和沿海地域划分制定公司、事业单位、高校的高中初级人员标准人工费率；按二维、三维、叠前、叠后技术要求分别建立地震资料处理、地震资料解释和地震资料处理解释一体化的每km（km）标准综合单价；按不同规格的组块、导管架、生活楼、海底管线等编制工程设计领域每座（根）结构物的标准定额单价标准。标准价格和标准价格库的建立可以为建立标准化定价机制奠定坚实的基础，使采购人员可以通过广泛收集价格信息，深入研究价格动态，及时预测价格走势，开展标准化的成本控制。

2.4 加强采购需求的标准化设计

采购需求设计是采购工作的源头，应充分利用标准化的简化原理，规模化采购结构、型式、规格统一的产品，经济有效地满足科研生产需要。第一，可以在工程设计阶段开展海上平台、生活楼、模块钻机的标准化设计，以实现采购相同的设计服务，进而采购相同的钢材、设施等物资来降低购买成本；第二，在提出软硬件设备采购需求时应尽量统一品牌、统一规格，既可获得规模化采购效益、简化后期管理维护又可大大降低采办管理工作量。

2.5 加强对供应商的标准化管理

采购的成功与否不仅取决于采购方的采购水平高低，还取决于供应商履约水平的高低，在采购方加强标准化建设的同时，亦不可忽视对供应商标准化工作的监督管理，一是要建立标准化的供应商考核、评价等管理机制，实现对供应商的持续、规范管理；二是要加强对供应商开展标准化建设的监督，促进供应商建立标准化工作体系，做到高度重视标准、严格执行标准，甚至要主动改进标准，以提供更优质的产品。

石油科研单位的供应商中高校老师或具有高校背景的公司占了很大的比例，他们在提供技术研发（服务）的过程中，存在主要由学生承担工作且人员流动性大、专业知识和标准化知识均相对有限等问题，为保证采购产品质量，在其履约过程中对其加强标准化指导显得尤为重要。

2.6 实现采购工作流程的标准化

采购工作流程标准化是提高采购效率的重要手段之一，采购管理部门一方面要加强采购相关规章制度和管理标准的制修订，为全面实现采购过程标准化奠定制度基础，另一方面要通过编制《采购人员操作手册》，实现工作流程的标准化，笔者所在的单位2011 年编制发布了涵盖供应商管理、招投标管理、合同管理、采办控制等4 大类23 项业务操作流程的《采购人员操作手册》，在实现工作程序标准化方面收到了良好的效果。

2.7 推动采购文本的标准化

采购文本标标准化是规避采购质量和法律风险、提高采购工作效率的有效的途径。笔者所在单位经过多年努力，编制发布了地震资料处理、技术（研究）服务、工程物探和工程地质调查、数据购买、油品实验的5 大类10 种标准招标书，适用软件采购、硬件采购、材料采购、技术（研究）服务采购等类别的标准技术委托要求，以及数十种标准合同文本，这些标准采购文本在采购风险控制、质量控制和降本增效等方面发挥了巨大的作用。

2.8 提高采购人员的标准化业务水平

第一，要加强对采购需求部门技术人员进行标准化指导，通过对相关标准化体系的宣贯和采购专业化、标准化培训，促使技术人员熟知标准、自觉执行标准，规范采购行为；第二，要组织采购管理人员重点学习国家、行业、企业基础标准及有关标准化管理的各项规定，熟悉、了解标准化工作的基本原理，培养采购管理人员重标准、审标准意识，不断提高标准化采购水平。

3 加强采购管理标准化可取得的效果

加强采购管理标准化有利于有效运用标准化的统一原理、简化原理、协调原理和最优化原理等基本原理，取得出其不意的效果。在石油科研单位的采购管理中加强上述措施的应用，主要可以取得如下的效果[3]。

3.1 有利于规范采购管理

采购管理标准化可以很好地规范采购立项、发收标、评标、合同谈判、合同签订、合同评审、合同执行监督和合同验收及付款等采购工作的各个环节，使其相对简化优化、相互协调统一、实现无边界衔接，进而把握住采购工作的发展规律和客观经济规律，实现对采购活动的科学管理，在科研单位对采购活动进行科学、规范管理是一项基本要求。

3.2 有利于提高采购效率

现代生产和现代管理讲的是效益，效益是一切管理活动的根本目的，而效率是效益的重要指标，采购管理标准化可明显提高采购效率，加快科研生产核心业务的进展，这对石油科研单位尤为重要。第一，标准化明确了采购各环节的工序，使其有序衔接，由于工作的明晰化，可以有效缩短采购周期；第二，采购文件的标准化大大减少甚至消除了重复性工作，加快了采购进度；第三，采购标准化为企业实现采购管理自动化、信息化创造了条件，现代化手段的应用有利于采购效率的提高。

3.3 有利于保证采购产品质量

石油科研单位的研究内容技术密集、资本投入高，确保所采购的技术服务的质量尤为重要。第一，标准化有利稳定和提高采购工作自身的质量，避免因为采购过程不科学、不规范而影响采购产品的质量；第二，严格按标准进行采购、按标准进行检查和验收是采购产品质量符合要求的保证；第三，积极开展标准比对和标准体系建设等标准化工作，有利于甄别和采购更符合科研生产需要、质优价廉的技术研发服务等。

3.4 有利于降低采购成本

第一，在采购需求设计阶段开展标准化设计，统一采购对象的结构、型式、规格或其他性能及规模采购标准化产品均有利于优化成本结构、降低采购费用；第二，运用标准化思想构建标准价格数据库、建立标准化定价机制，均可以使实现低成本采购成为可能；第三，建立标准化的采购控制体系，有利于保障成本控制实施效果。这些措施可以节省更多的资金并投入到科研生产核心业务中，为企业发展创造更多价值。

3.5 有利于防范采购风险

第一，标准化的采购工作流程和采购控制流程能够有效保证采购工作稳步推进，规避影响采购质量的意外情况发生；第二，标准化招标书、技术要求、合同文本，开展采购对象标准体系建设等标准化手段，能够有效防控采购工作中的逾期风险、法律风险和质量风险，进而保证了科研生产所需的技术、物资符合需要，不对科研生产活动造成干扰和破坏。

3.6 有利于采购管理经验的传承

考虑到石油科研单位人力资源的宝贵性和企业采购人员的高流动性，积极开展采购管理标准化，建立采购管理标准、采购工作标准和采购对象技术标准体系的持续建设，有利于将采购人员的工作经验进行不断积累、传承和持续完善发展，进而转化为强大的生产力、创造力，推动企业采购水平不断提升。

4 结束语

企业管理者和采购管理人员要充分认识到标准化工作对解决石油科研单位采购管理工作中存在的瓶颈问题、补齐管理短板所具有的重要现实意义。要努力形成科学合理、标准化的采购制度和采购程序，不断建立完善采购技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系，使标准化思想渗入到采购管理的方方面面，推动采购管理水平的全面提升，助力国内石油企业在应对国际国内错综复杂经济形势中积极转变发展方式，不断提升核心竞争力，实现稳定、可持续发展。

[1]王霞.石油物资采购标准化管理初探[J].商场现代化,2010（22）：35-36.

[2]韦娟.吐哈油田地面工程标准化设计与应用[J].石油规划设计,2012,23(2)：33-35

[3]陈鸥.浅谈改进石油企业物资采购标准化管理的措施[J].中国石油和化工标准与质量,2012（5）：211-212.