新建本科院校实验室信息化管理

2013-04-02谢国雄诸立新

滁州学院学报 2013年4期

谢国雄，诸立新，刘莉，汪俊

实验室管理是高校日常管理的一个重要部分，是一项耗时多、工作量大、强度高、影响教学全局的重要工作。随着高校尤其是新建本科院校建设和管理变革的层层推进，实验室管理也发生深刻变化。现有的管理手段和管理工具已很难处理好规模日益庞大、事务日益繁杂的实验室各项工作。以信息化手段建设和管理实验室是当今高校实验室发展的需要，是建设好和管理好实验室行之有效的手段，将这一工作做好做扎实才能更好地搞好教学与科研工作，才能与当今时代发展的脉搏同步［1］。

1 必要性分析

1.1 各种数据采集的需要

现在知道的需要上报主要数据采集有:实验室信息统计、本科教学状态数据采集、高校基本情况统计表等。各报表尤其是实验室信息是学校教学基本建设与教学状态的基本体现，是学校办学条件、教学质量的重要指标。实验室信息统计的数据报送是每年一项常规性工作。每次统计工作时间紧、任务重，因为涉及所有教学院部和几个职能部门，我校每年都必须加班加点才能完成，这样不仅使本来就繁重的实验室管理工作更加艰巨，而且也不可避出现了遗漏现象。如果建成实验室信息化管理系统，有很多数据就能在平时形成，等到要报送相关数据时就能较快形成。

1.2 实验实训预算项目申报的需要

每年财务部门都要求各院部、各职能部门进行预算申报。实验实训方面的预算，一般都是要先进行教学仪器设备的整体论证，才知道要买哪些实验仪器设备、耗材等。如果建成实验室信息化管理系统，可以通过该系统先向主管仪器设备的职能部门申报拟购计划，从而较快完成预算申报草案。

1.3 实验课排课及实习实训活动安排的需要

现在我国很多高校的实验课排课和实习实训活动安排，大多数都是在理论课排好之后再进行，并且基本上都是纯粹靠人工排课。因为要综合考虑课时量的多少、教师和学生的时间、实验室场地的整体协调及其他各种因素，工作量大，造成排课困难。如果建成实验室信息化管理系统，有很多数据能够通过系统查询，这样可以减少排课困难和加快排课进度。

1.4 实验室管理的需要

（1）目前实验室基本信息收集、文档管理大多数靠手工操作，这样做不仅效率很低下，而且也容易出错。如果建成实验室信息化管理系统，可以实现很多方面数据的计算机自动生成，方便查询、分析和上报。

（2）现有实验室档案资料管理较落后。实验室的建设规划资料、各种技术资料、管理规章制度、教育教学资料等重要资料，一是可能因为缺少场地、文具盒、文件柜等硬件设施，二是因为管理不到位等原因没有统一保存。如果建成实验室信息化管理系统，可以实现电子档案功能。

（3）目前实验室资源利用不均，有的没有得到充分利用，甚至有的一学年下来就没用过多少次；有的则基本全年度满负荷运转。也有部分大型精密仪器在正常的教学和科研以外，还有大量时间处于闲置状态，造成了设备资源浪费。如果建成实验室信息化管理系统，可以方便查询有关实验室、实验设备的使用情况。

1.5 实验资产管理的需要

实验室仪器设备和低值耗材等资产统计难。实验室仪器设备现有国资处的系统进行管理，但低值耗材还没有形成好的管理系统。如果建成实验室信息化管理系统，可以更好的实现对低值耗材的管理，减少资产流失。

1.6 开放实验室的需要

开放实验室是现行高校加强实验教学水平、提高实验室利用率的通行做法，并证明是有效的。但很多高校的开放实验室存在诸多的困难，比如日常管理依靠人工。如果建成实验室信息化管理系统，可以减少这些困难。

2 实验室管理信息化主要内容

一般来说，实验室信息化管理系统起码包含以下主要功能模块:报表功能、实验实训预算项目申报、实验课排课及实习实训活动安排、实验教学和实验室管理、实验资产管理、开放实验室管理。各个功能模块都有相对应的权限管理，只有具有该权限的用户方能使用，系统针对不同层次的用户，根据设置的角色和权限的不同，呈现的操作界面也应不一样。

2.1 报表功能

实验室信息化管理系统须能够自动生成各种需要采集的数据比如实验室信息统计、本科教学状态数据采集、高等学校基本信息统计表等。尤其是实验室信息统计的各项内容，能在平时录入信息，须统计时方便调阅、汇总上报。此外，还要能生成其他自主需要的报表。

2.2 实验实训预算项目申报

包含主要的基本申报内容，可以上传各种申报书。设置各种权限，实验员、实验师、实验室负责人、二级学院分管实验教学副院长、二级学院院长、主管部门各级管理人员。可以通过本系统进行网上申报、审核、会签拟新建或完善项目、拟修理预算等。此子系统应该与财务处系统实现互联。

2.2.1 一般项目的申报、审核

一般项目的申报、审核，主要有院部（直属实验中心）网上申报、主管部门审核等流程。

（1）院部（直属实验中心）网上申报一般流程:实验室负责人提出初步意见，二级学院院长签署意见上报到主管职能部门；

院部（直属实验中心）初步意见（要设置好基本填报格式，可以生产打印格式），主要包含:申报理由（文字论述）、申请资金额度、资金使用分项目列表（设备低值品或耗材名称、主要参数、台套数、单价、小计、合计）；

（2）主管部门审核一般流程:主管部门签署同意或不同意的意见，管理人员归档整理。其中不同意的意见主要有:全校实验实训资金计划内总盘子不够、项目申报理由不充分、其他原因。

2.2.2 大型项目的申报、审核

除了在此系统填报与一般项目的申报、审核相同的信息外（含申报书），审核的过程还要通过专家论证、分管校领导签署意见、校长办公会审定等环节。

2.3 实验课排课及实习实训活动安排

实验课涉及到的上课地点、教师、专业班级、人数、学生姓名、所需要的实验仪器设备、低值品耗材等。

2.4 实验教学和实验室管理

2.4.1 实验（实践）教学管理

（1）教学任务与安排、实验教学计划、实验课表、实习实训与课程设计、实验项目、学生基本信息、教师基本信息、教师工作量计算。

（2）能自动生成学生实验报告的部分或全部信息、教师批改实验报告给出评分评语。

（3）教师、学生上课电子签到功能；教师、学生第二天上课手机短信提醒功能（须另外收费，学生自愿申请开通，默认不开通不收费）。

（4）综合性与设计性项目开出情况论证与汇总。

（5）实习基地管理、实习实训项目管理。

（6）技能考证一项主要有:名称、级别、需要的实验室及主要设备申请、时间、参与学生和指导老师、考证结果。

2.4.2 实验室管理

（1）实验室规章制度、实验室人员结构、实验室管理。

（2）日常管理:教书、学生签到，实验室日志。

2.4.3 实验室工作考核

依据实验室工作考核文件设置相关功能。

2.5 实验资产管理

2.5.1 一般实验设备管理

能进行实验设备帐卡物相符的管理，使用、调用、借用、报废等环节的申报、审批，审批后的出库、入库记录功能。

2.5.2 实验低值品、耗材管理

实现对低值品、耗材的入库、验收、注销、领用、统计查询等功能。

2.5.3 大型仪器管理

实现对大型仪器日常管理、使用情况统计、开放共享管理等功能。

2.6 开放实验室管理

实现对实验室开放、实验项目开放、开放课表查询、学科竞赛、等功能。实验室开放一项主要有:实验室的开放申请管理、审核管理、实验室预约管理及实验室开放情况统计。实验项目开放一项主要有:实验项目开放申请、预约管理，实验项目开放情况统计。开放课表查询一项主要有:提供实验教师和实验室开放课表的查询。学科竞赛一项主要有:竞赛名称、等级、主办方、需要的实验室及主要设备申请、时间、参与学生和指导老师、竞赛结果。