文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探

江晓旭

（南京晓庄学院，江苏南京211171）

文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探

江晓旭

（南京晓庄学院，江苏南京211171）

文秘在现在的企业和党政机关中发挥着无可取代的作用.因此在对文秘的聘用和对其考核时要注重对其必备素质的考量.首先需要良好的文字水平和能力，还要具备文秘需要的基本修养和技能，除此之外，还要注重对其政治素养和职业道德的考核，以及其创新意识的关注，只有实现秘功效的最大化，才能保证整个的公司机关的工作的正常高效运转.

文秘人员；文书档案管理；必备素质；探究

1 文秘在党政事业单位中的重要地位

文字秘书无论是在党政机关部门之中，还是在企业和事业相关单位之中，都占据着重要的位置.文字秘书在这些组织机构企业中的作用，不仅仅是进行抄写收发的工作，还要对一些事务性的工作进行及时的处理，还是公司机关部分领导的得力助手和工作参谋.在一般的中小机关之中，或者是在企业事业的单位之中，文字秘书还负责进行文书和档案管理的工作.对于文书的档案管理的重要价值，重要在于对档案管理的质量的把握，而要实现档案管理的质量控制，主要取决于文字秘书和一些文档管理者们的自身的素质和能力.因此，文字秘书人员要做好文书管理的工作就需要不断提高自身的能力和素质，实现管理的科学合理和有序.因为文书管理这么复杂和重要的工作，在对文秘的选择和任用中要充分考虑到对其素质和能力的考核和提高，只有这样才能实现其在相关公司职能部门效能的最大化.

2 文秘素养要求

2.1 文字水平和能力

一般情况下，对秘书的聘用和选择，首先要考核的就是其文字水平和能力.需要秘书具备知识广博，拥有精专的知识涵养，这是秘书素质的重要构成部分.作为文字秘书，首当其冲的就是和文字打交道.要在平时的工作中进行一些文字和会议的记录，对会议进行记录、抄写，还要负责对文件和报告的起草等工作.上面提及的会议记录，是一个有文化沉淀公司繁荣的历史资料和文献，如果在这些工作中，由于文秘本身的语文水平不够，在对会议进行记录时出现一些错记和漏记的情况，即便是文秘对相关的会议的内容进行了适当及时的记录，但是如果出现字迹潦草等情况，就会给以后的查阅造成不必要的麻烦.对文稿进行起草工作，是文秘的工作中主要的部分.当然在实际的文书起草的过程中，通常是由文字秘书和相关的领导通力合作完成的.有些时候是在领导的亲自口授下，秘书进行记录和整理，有的时候，领导提出要点，和秘书进行讨论协商完成，然后由秘书个人去搜集查阅相关的资料和信息，对观点进行推敲，形成文稿.还有些情况是领导只给出一个题目，其余的对提纲的编写，以及相关的资料的收集，对文稿进行初步的起草到后来的修改，都由秘书独立完成.在这个过程中，文字秘书不仅需要对稿件进行谋篇布局，还需要在稿件的写作中，对相关的内容提出自己的观点和看法，供领导参考，还可以在初稿的写作中加入自己的想法和观点，最后让领导自己的抉择.

从上面秘书在会议记录和文稿的酝酿写作中的重要作用，可以知晓秘书的文字水平和能力在其工作和公司组织里面的作用是多么重要.因此在对其聘用和考核时，要特别注意对其文字水平和能力的考核，并在不断的工作中对其进行提升.

2.2 政治素质和职业道德

秘书的政治素质主要包括秘书的政治方向以及政治立场，还有一些政治观点，对政治的鉴别力和对政治的敏锐性的能力的总和.政治素质是秘书的素质的核心部分.一个党政机关和企事业单位的秘书，首先得保持自己的政治方向和国家和公司的方向一致，在一些政治事件中的观点持有，以及相关的政治的敏锐性等方面需要和所在的部门和公司保持一致性，只有从政治方向上保持向心力，才能在工作中从整个的团队的利益出发，守护团队的利益，做到工作有责任感，对自己所做的事认真负责.在我国这个社会主义的制度下，秘书人员的政治素质显得尤为重要，无论是在党政机关的工作中，还是在国有大中型企业乃至事业单位中工作的秘书，都应该具备良好的政治素质和修养.

至于秘书的职业道德，这是秘书所从事的秘书职业工作所必备的.职业道德是社会道德在秘书从事秘书工作中的具体体现.在秘书活动的长期实践中，不断的在践行这个要求.秘书工作具有特殊性，要求在工作之中注重忠信以及实事求是的精神，如果不具备这样的素质，就无法胜任秘书的工作.秘书在从事相关的职业活动时，要注重恪守自己的职业道德，规范自己的操作，不断提高自己的政治素养和职业修养，不断锻炼，向着品质高尚恪尽职守的秘书方向迈进.

2.3 文书档案管理技能

现今的许多的机构设置中，由于出现人员编制的一些局限，诸多的机关和企事业单位对文档的管理工作往往都是由秘书来进行兼任.由于受到相关的档案管理的规定的制约，对文档的管理工作是隶属当地档案局领导.基于以上的限制，文秘对档案的管理工作，就要依据档案管理的党性以及实践性和科学性的要求，遵循一些文书档案管理的原则，不断提高自身在文书管理方面的素养和技能.文秘兼任文书的档案管理的工作，主要涉及到对文书材料进行立卷，还包括对文书档案的收集和整理，以及相关的鉴定和检索工作，还要做好相应的保护和对一些信息的统计等这些复杂繁琐的工作.这一系列的环节之间既存在连接的地方，又有相互制约和限制的地方.实现利用的便捷是中心环节.其余的环节都是为了实现利用的便捷服务.做好文书档案的管理工作，能够给本部门或本单位的其它工作做好服务，这是文书档案管理人员的根本任务.文书是机关工作的有效参谋，是企业单位历史的有效凭证.是进行科学研究的必要的基础条件.其在企事业单位和党政组织里面的重要作用不言而喻.

现在的机关文书的管理工作基本实现了文档室的管理，这样的文档室在小的机关之中，具有综合性的作用.不仅仅是实现对文档的管理，还具有进行人事、科技、会计等档案管理的功能.这样的情况让内容更加丰富，工作起来就更加的复杂.这就要求需要供给大量的资料给机关的工作运用资料创造足够的方便.还要实现提供资料的迅速和准确，这必然增加工作的难度.正是具有这样的情况，就要求相关的秘书人员，要充分掌握文书档案管理的理论和业务，以及娴熟的技能等，做好一名合格的，科学的档案管理者.

2.4 文秘本身基本素养和提高

随着时代的加速发展，生活的节凑越来越快，这就要求实现管理的科学和合理化.现今的许多企业对文秘的要求越来越高，秘书的职务不仅仅是一个单一的环节，还要对上面提及的文书档案进行科学合理的管理.这就要求秘书要不断的提高自身的素质和技能，面对繁琐的事务，首先需要良好的心理素质.面对领导的要求和自己手中不断的文件和文书档案的管理，我们可以说秘书是个“杂家”.不仅要做好相应的文字工作，还要负责文书档案的整理和管理，这就需要秘书在工作中摆正心态，要有耐心，有强力的抗压能力.这也是文秘修养的一部分.

其次，文秘要养成礼貌待人的习惯.对自己的同事和相关的客户，要以礼相待，做好公司的形象宣传.树立企业良好的形象和整体的高素养.还要热情和负责任的对待自己的工作.做好相应的准备和管理，做好领导的好助手和好帮手，辅助领导进行文字稿件的写作，以及做好相应的文书档案的管理工作.要把公司和企业当做自己的家，热爱自己的岗位，并乐于在其中奉献自己的力量.还要做到对自己的工作负责人，用细致耐心的方式对待工作中的细节.按照领导的要求和需要进行必要的准备和管理工作，为企业的发展和资料的检索提供便利，还要为企业的发展和企业文化的塑造和维护做必要的了解和思考.这既有利于自己的文稿的写作，也助于对公司机关的了解，做到文字写作的实事求是，以及档案管理的有序和科学.

除此之外，文秘还要养成微笑接待的习惯.领导的客人最好及时礼貌的接待.做好自己的分内之事，还要不断的提升自己的文化修养，提高自己的内涵，和公司机关的发展进步携手并肩，实现自己知识的不断更新，还要养成不断学习的习惯.实现自己知识的提高和运用设备管理技能的提升，提高做事的效率和质量.这些都是秘书基本修养的题中之义，需要在实际的工作中不断提高.

2.5 文秘人员的创新意识

中小企业的文书档案管理一般由秘书兼任，这就对秘书的能力提出了更高的要求.而文秘本身的修养会直接影响到文字稿件的质量和对文档管理的水平.文秘的工作和文书管理的工作，既有区别更有联系.尤其是在业务上，文秘的个人修养对文档资料的价值和对文书资料的管理起着重要的影响.近二十几年以来，文书档案管理有了长足的进步和发展.但是文书管理的队伍建设的任务还很艰巨.尤其是基层的文书管理工作和管理者的水平与时代的要求和发展速度存在着极大的不匹配.突出的表现在，能够胜任秘书和文书管理工作的人员数量极少.有些企业和组织对文秘的要求不高，对其技能和素质没有跟随时代的步伐，没有有效的提高.这就导致许多的文秘的素质与实际的需要之间存在极大的差距.根据时代不断发展的要求和实际的需要，在对文秘的挑选和任用方面需要下大力气.要选择专业相关的基本素质良好的文秘来从事文秘的工作，还要对他们进行定期的培训，还要做好对文秘技能和素质的定期考核，实现差罚优奖的措施.文秘人员也要做好与时俱进，做到知识的及时更新，和技能水平的不断提高.

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1673-260X（2013）09-0128-02