当前高校教职工档案管理中存在的问题和应对策略

杨 阳，赵长祺(承德医学院，河北承德 067000)

当前高校教职工档案管理中存在的问题和应对策略

杨 阳，赵长祺
(承德医学院，河北承德 067000)

档案管理;教职工档案;档案信息化

人事档案管理工作是高校教育工作的重要组成部分，目前，高校越来越重视人力资源管理。在人力资源管理过程中，对个人资历、能力、阅历的了解只依赖于档案资料，在新形势下，沿用过去的档案管理方式已经不能满足当前工作的需要，本文对当前高校教职工档案管理中存在的问题进行了分析并提出了相应对策。

1 高效教职工档案管理工作中存在的问题

1.1 教职工自身档案观念淡漠由于受长期以来传统观念或固有观念的影响，身为高校人事档案工作的对象—教职工，对与自己切身利益相关的档案重视力度并不够，认为与自己的关系不大，也因此对档案收集时需要的各种资料不会主动、积极的予以搜集、整理，并提交给档案管理部门。例如，目前高校教职工为了提高自身的学历、资历，参加了许多出国、进修、培训等活动，但在回到本单位后没有把相关的培训登记表等要求归档的资料送到档案管理人员手中，而是自己保留，他们并不知道这样会严重影响自身档案的完整性，往往直到职位变动需要档案提供相关资料时才会察觉，而此时往往手中的资料也已经遗失。诸如此类的情况时有发生，既影响了高校教职工自身的利益，也对档案管理工作造成了不良影响。

1.2 档案信息化程度不高，效率低下目前，档案管理工作效率比较低，还是纯手工操作，档案材料也全都是纸质材料。当然，这种形式的档案管理方式在最初的社会历史背景下是适合和必要的。由于档案管理工作固有的保密性和独立性的要求，档案管理在相当长的时间里都被认为是神秘的和不可接触的工作，因此这种形式的档案管理方式曾经、并且在现在与未来都有不可否认的优势所在。但是在当前的社会环境下，人事档案的利用成为了更被看重的人事档案管理工作的目的，并且，人事档案的服务性和可利用性也成为了档案管理工作的新重点，这就对档案管理工作提出了更为高效、更为复杂的要求，而原来的纯手工操作和纯纸质档案的形式已不能满足当前社会环境对档案管理工作的要求。作为纸质档案材料，它的原始性、可靠性、完整性是信息化档案无法完全替代的，因此，将来纸质档案材料也有一定存在的必要性，但并不等于现代化的档案管理工作不能将信息化管理、电子化档案作为有益的补充手段，从而提供更为高效和人性化的服务。

1.3 档案资料收集不全且内容空泛当前形势下的高校教职工有很多进修、出国、读研、读博等机会，这也是高校提高人才素质的有益策略，并且高校也加强了高学历、高层次人才的引进。在这些人才的来往与交流过程中，我们发现这些人的档案资料不太完整，有很多进修归来的教职工并没有把新获得的资历、学位等资料补充到自己的档案中，这就给档案管理工作造成了许多漏洞。例如:个人升职过程中，需要提供个人进修、出国的相关资料，而这些本该由档案管理部门提供的资料长时间保存在个人手中，在需要的时候不是很难找到就是已经丢失，不仅对档案管理工作造成了影响，也影响了个人事业的进程。另一方面，档案资料中很多内容侧重于自我评价，因此官话、套话居多，教职工为个人利益考虑所填写的内容多是褒扬之词，很难看出真实情况，这样的资料就失去了作为档案资料最重要的特点—真实性，这也是档案管理工作中必须注意的问题。

2 应对策略

2.1 提高教职工自身的档案观念针对教职工档案观念淡漠的问题，档案管理人员可以通过强调档案管理工作的重要性，加大宣传档案管理与自身利益的联系性，改变搜集档案过程中的主动性等方面加以避免。以此提高教职工对档案管理工作的重视，同时也提高档案管理过程中教职工与档案管理人员的主动性和参与性，这样必然对提高档案管理工作的效率有积极的促进作用。因此，应在档案意识的宣传和培养上投入更大的精力，以提高所有教职工的档案意识并且积极参与进来。

2.2 做好档案管理工作的信息化建设和改革为了使档案管理工作在继承以往工作的有益经验和适应现代化的新需求中健康良性发展，要求在档案管理工作现代化、信息化的过程中谨慎、大胆。谨慎，是考虑到档案管理工作的特殊性和重要性;大胆，是要跟上现代化、信息化的脚步。这两方面缺一不可，没有谨慎，档案管理工作将失去其严肃性;没有大胆，档案管理工作将止步不前、僵化迟钝。在现代化和信息化的要求下，档案管理工作要以更合理的步伐、并遵循档案管理工作自身的特点来进行信息化改革。

2.3 加强档案资料收集工作的完整性和真实性为了避免与克服搜集档案资料时遇到的困难和问题，档案管理工作人员应该严格遵守各项档案管理制度并坚决彻底的执行，对人事变动过程中产生的新资料、新内容要做到心中有数，在收集和整理档案资料时要做到与时俱进，在人员往来过程中把握每一条应该收集的档案资料，应该是主动进行收集而不是坐等教职工将资料送到档案管理者手中。为了改变档案中部分资料内容失真、失实的情况，档案管理过程中应该对部分可供共享的内容进行公开，通过群众监督的方式尽量避免上述情况。针对档案的完整性和真实性的要求，在群众监督和舆论监督双重作用之下公开部分档案资料，以提高档案资料的完整性和真实性。

以上种种措施都是在新形势下档案管理工作需要做出的努力和调整，是为了在保持过去良好的经验和传统的基础上，提供更为人性化和个性化的档案服务而做出的改变，这种改变必将有效的提高和加快高校教职工档案管理工作的进程，为高校的现代化建设保驾护航。

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