安徽省科技报告体系建设探讨

朱静薇，杨恒宇，殷 明，郑章琴

(1.合肥工业大学，230009;2.安徽省科学技术情报研究所，合肥230001)

科技报告是指科技人员在科研活动中，按照规定的格式编写，对其所从事的科研、设计、工程、试验和鉴定等活动的进展、实际过程及具体成果进行客观记录而成的特种文献，内容叙述详细，实验数据完整，具有很高的文献资料参考价值和使用价值。科技报告系统的建立有利于加强收集，跟踪和管理与科学研究活动相关的信息，有利于查新，避免和减少重复建设以及国家有限资源的浪费，有利于促进跨部门、跨行业和跨区域的科技信息资源交流和共享，促进科技成果转化和科技经济发展。科技报告制度是国家创新体系的基本保障和重要支撑条件。全国科技创新大会通过的《关于深化科技体制改革 加快国家创新体系建设的意见》［1］强调:整合各类科技资源，强化科技资源开放共享，加快建设科技文献、科学数据等科技基础条件平台，建立统一的管理数据库和科技报告制度，提高公共科技服务能力。安徽省科技创新大会也强调深化科技评价和奖励制度改革，建立科技报告制度，推进科技资源开放共享。由此可见，建立科技报告制度体系，对推动安徽省及国家科技进步，加强科技创新能力建设，提高核心科技竞争力具有十分重要的意义。本文在认真研究国内外科技报告制度的基础上，针对安徽省科技报告制度的现状，对安徽省科技报告制度体系建设进行探讨。

1 国内外科技报告体系研究现状

科技报告是指未公开发表的内部文献，包含科技活动中重要的科学数据，属于一种灰色文献，它以其基础性累积资料而成为国家重要的战略信息资源，反映一个国家或地区的科技创新能力、科研实力和水平，一直受到各国政府和科研人员的重视。世界上每年出版的科技报告达到80万件，反映了科技领域的最新进展，成为各国科技活动的重要组成部分。

目前，美、日、英、德、法等科技强国都根据本国国情，建立了较为完善的科技报告体系，促进科技报告信息化、规范化建设，并在一定条件下，开放共享科技报告资源。其中，科技报告最完善的系统是以美国政府为代表。1945年，美国成立负责科技报告管理的科技报告出版局，且出台了一系列科技报告法规制度，将科技报告工作作为一种强制性的政府行为予以实施，从各个环节确保科技报告管理与服务的有序和稳定。美国著名的四大科技报告体系包括国家航空航天局NASA报告、能源部DOE报告、国防部AD报告及商务部形成的PB报告。世界各国科技报告总量的80%都是此四大报告产生的，是促进美国科技与经济发展的重要支撑［2］。1995年，美国研究制定了《科技报告:元素、组织及设计》国家标准［3］，规划并给出了科技报告组织框架及具体结构，对每项内容、关键点及格式都给出了明确的说明及具体的要求。1997年，为便于对科技报告的编写、组织、格式及利用等进行统一规范和管理，美国国家标准研究所颁布了《科技报告编写的格式和创建》标准［4］。另外，美国法律还要求:在联邦政府财政资助的各级各类科研项目管理中，都必须向联邦政府提交合格的科技报告，在项目合同书上明确提交科技报告的类型、格式、数量和期限，作为项目验收的必备条件。其目的是促进科技信息资源共享和科技进步。

在我国，从20世纪60年代起，虽然以钱学森为代表的多位科学家公开呼吁建立国家科技报告体系，但由于对科技报告制度建设工作重视不够，我国科技报告体系建设进展缓慢。80年代初，一批老科技专家退休，他们在科研过程中所产生的科研数据、科研进展及科研成果，几乎没有按照相应的编写规则撰写科技报告，从而导致很多科研项目及活动不能持续开展。1992年，中国科技信息研究所开始对中国科技报告体系建设展开研究，并制定了《中国科学技术报告编号》、《中国科技报告管理办法》等国家政策法规和标准［5］，但由于当时政策和经费缺乏等原因，该工作未能及时完成。1998年，国防科技报告工作纳入《中国人民解放军装备条例》［6］，其后我国国防科技报告工作逐步进入法制化、规范化建设阶段，且取得了一定的进展。2009年，我国就科技报告的编写、组织、格式规范等制定了《科技报告编写规则》(GB/T7713.3－2009)国家标准［7］。但目前我国除国防科技报告体系外，其他科技部门的科技报告分散在各部门，有的已经流失，被转化或再开发利用率很低，造成资源极大浪费。由于我国至今尚未形成统一的科技报告制度，缺乏相应的科技报告政策法规保障体系，缺乏开放共享机制，各相关科研项目管理部门缺乏统一管理与协调，造成科技报告各自为政，特别是在国家层面上缺乏顶层整体规划和统一部署，缺乏有效的运行机制;缺乏有效的激励和约束机制。因此，建立统一的国家科技报告管理体系、政策法规及共享体系成为当务之急［6］。

2 建设安徽省科技报告体系的重要性

目前，我省正处在推进科学发展，深化改革开放，实现全面转型，加快建设美好安徽的关键时期，科技创新与发展既面临机遇，又面临各种挑战。安徽省年均科技经费投入已达数百亿元，2011年，科技经费投入排名全国第十位。在科技报告建设方面，安徽省科技情报研究所及安徽省科技厅已做了一些基础性工作，形成一批科技成果档案资源及部分科技报告雏形，但因缺乏统一的科技报告制度及政策法规保障体系，在管理方式上还比较原始，导致科研活动过程中没有及时形成相应的科技报告，或者科技报告资源分散，甚至流失，以致利用率较低。2012年9月，安徽省委、省政府《关于深化科技体制改革 加快区域创新体系建设的实施意见》［8］中特别强调:构建全省科技条件平台，完善科技管理制度，深化科技评价和奖励制度改革，加强全省科技资源平台及信息服务网络建设，推进科技资源开放共享。因此，研究安徽省科技报告体系，有利于实现我省科技资源的优化配置，促进我省科技信息资源交流和共享，以及科技经济的发展。

3 安徽省科技报告制度体系的设计

科技报告体系建设，是一项规模庞大的系统性工程。在管理层面上涉及到管理体制、政策法规以及积累整理、归档制度等问题，在技术层面上涉及到科技报告的标准格式、技术规范、开放运行等问题。鉴于此，本文拟从省科技报告的政策法规管理体系、标准规范体系、开放与共享体系以及收藏和服务体系构建安徽省科技报告体系。具体设计内容如下:

3.1 构建安徽省科技报告政策法规管理体系

服务保障，政策先行。作为特种文献，科技报告资源的有效开发、组织以及存取有赖于完善的管理政策和法律法规。要从根本上保证科技报告体系建设的系统性、准确性和完整性首先就要制定相应的政策法规。综观国内外科技报告建设与服务历程，政策、法规等制度建设是其成功的关键因素之一。目前，从国家层面上，科技部、教育部、中国科学院及国家自然科学基金委等系统，从省层面上，科技厅、教育厅、科研院所、高校等都涉及到科研项目管理任务，但关于科研项目的管理很多均没有要求提交标准的科技报告，缺乏统一计划、管理和领导。因此，需要设立安徽省科技报告管理办公室，负责制订科技报告管理的方针政策及管理原则，研究制定并颁布实施《安徽省科技报告制度管理条例》，对省科技厅、教育厅及高校、科研院所的科技报告进行统一管理，将科技报告工作纳入整个科研管理流程中，确保各单位所产生科技报告的提交，确立科技报告信息资源的战略资源地位。

3.2 构建安徽省科技报告标准规范体系

科技报告的标准规范体系不仅利于科研部门的管理，而且还利于科技报告共建共享。科技报告标准规范体系的研究制订首先要满足科技活动及其管理规则的需要，满足安徽省科技创新和科研创新的需要。因此，科技管理部门要借鉴国内外科技报告的经验，从管理的目标定位、原则、方法、基础术语到具体实施过程，研究制定一套具有国际兼容性和可持续性的科技报告标准规范体系。科技报告标准规范体系包括科技报告、编号规范、撰写规范、权限管理和安全规范、组织与存储规范、检索规范、系统技术规范、数据格式统一规范、服务规范等各个方面。根据需要，应优先制订科技报告编号规范、撰写规范、数据格式规范、保密规范、分类规范等核心标准，同时也要考虑到由于科研项目是由不同的部门管理，因此，要制定开放式标准规范体系，以便交流对接。无论是科技厅、教育厅及其他部门管理的科研项目，各部门、高校及研究院所均要按照统一的规范格式执行。

3.3 构建安徽省科技报告收藏和服务体系

我省科技活动进入活跃期，产生了大量科技资源。科技报告数量越来越多，管理和保存要求也不尽相同，在加工、收藏、保管和服务范围等方面存在较大差异。因此，研究设立安徽省科技报告收藏与服务集中机构，专门负责省科技报告保存和服务工作的具体实施，明确各自科技报告的收集方式和收藏地点，可建立省集中收藏管理与各部门、各地方分布收藏相结合的组织层次，构建安徽省科技报告收藏和服务体系。在收藏方面，采用分层收集、分类逐步汇总的模式完成科技报告的收集，科技管理部门根据科技计划、科研工作、学术活动的内容和特点，构建安徽省科技报告管理中心，及由部门行业、高校、科研机构科技报告管理中心组成的科技报告收藏体系。在服务方面，按照集中检索、设限受控的原则，对涉密涉限信息和公开信息采取不同的管理及服务模式，可建立开放服务反馈机制，实现信息沟通与文献传递，建立科技报告服务管理信息网络体系，实现科技报告收集、管理和服务全过程的数字化、网络化和集成化。

3.4 构建安徽省科技报告开放和共享体系

科技报告资源的开放共享是支撑科技发展和技术创新的重要基础。科技报告的开放共享服务涉及到知识产权、技术秘密、国家安全等诸多问题，应按照集中检索、分布获取、分级保障、设限受控的原则，充分发掘、开放科技报告，促进学术交流，推动科技创新的潜力，对公开、涉限、涉密科技报告进行分层分级服务，促进科技报告尽可能地实现开放和共享。因此，要构建安徽省科技报告开放和共享服务体系。合理确定科技报告的共享范围和保密级别，分类汇总高校、科研院所、企业等部门科技报告信息，依托安徽科技信息网，建立省级科技报告信息共享数据库，形成科技报告的查询检索系统，向科研人员开放科研信息和科学数据，建立开放式的科技报告系统，集加工、发布、查询、检索、开放、共享等功能于一体的服务体系。

4 建设安徽省科技报告体系的对策建议

科技报告制度体系建设涉及因素很多，不可能一蹴而就。我省对科技报告的管理起步较晚，几乎是一张白纸。目前我省已进入科研活动活跃期，科技资源越来越丰富。因此，尽快建立安徽省科技报告制度，是推动省科技计划管理改革及科技创新的重要举措。本文针对安徽省科技报告体系建设现状，在分析国内外科技报告制度建设的经验与启示的基础上，提出如下对策建议:(1)统筹规划，加快建设安徽省科技报告体系。我省应强化顶层设计和制度建设，设立集中与分散相结合的科技报告管理组织机构，分步、分阶段推动省科技报告制度建设和实施;(2)建立科技报告可持续发展的机制。国外的实践经验表明，只有对科技报告资源进行充分开发利用，才能建立科技报告可持续发展的机制。科技报告的收藏与服务工作是一项公益性事业，政府在人力物力各方面应给予适当扶持;(3)建立科技报告内部出版发行体系。根据科技报告特点，分为公开、内部、涉密等不同类型，建立内部出版发行体系，便于科技报告的收集、传播、利用和交流;(4)建立科技报告提交约束与激励机制。科技报告是科研成果的一部分，在国家及省科技管理政策中必须明确纳入科研管理程序中。将科技报告工作纳入科技评价体系和科技人员业绩评价体系。建立有效的激励机制以保证科技报告的提交质量，可以部分项目为试点，探索建立“十二五”期间安徽省科技报告的集中加工、收藏、统一管理和应用服务体系，探索科技报告服务新模式，建设省科技报告示范工程，探索科技报告体系建设的实践模式。在此基础上，逐步将示范工程积累的管理经验推广，加快建设安徽省科技报告制度体系，为推动科技创新，促进安徽科技进步的发展提供更加有力的科技支撑。

［1］中共中央、国务院.关于深化科技体制改革 加快国家创新体系建设的意见［J］.中国科技产业，2012，(10):8－14.

［2］贺德方.美国政府科技报告管理和服务体系研究［M］.北京:机械工业出版社，2006:8－10.

［3］张爱霞.美国能源部科技报告管理和服务现状分析［J］.图书情报工作，2007，(1):89－92.

［4］石 蕾，袁 伟，刘 瑞，李 健.中美科技报告制度建设对比分析与对策研究［J］.管理现代化，2012，(4):120－122.

［5］邹大挺，沈玉兰，张爱霞.关于建设中国科技报告体系的思考［J］.情报学报，2005，(2):131－135.

［6］郭学武，朱 江.开放科技报告服务体系建设刍议［J］.情报理论与实践，2011，(9):82－84.

［7］中华人民共和国国家标准GB/T7713.3－2009.科技报告编写规则［M］.北京:中国标准出版社，2009.

［8］中共安徽省委安徽省人民政府.关于深化科技体制改革

加快区域创新体系建设的实施意见［EB/OL］［2012－10－11］.http://www.ahkjt.gov.cn/topic/kjcxdh/webinfo/2012/10/1343201347575087.htm.