论人事档案管理

■徐宁慧 河北钢铁集团宣钢公司运输部

人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础，是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案管理工作必须严格执行国家有关档案保密的法规和制度。

一、人事档案的特点

档案信息的专业性强。人事档案是记录职工个人在工作期间的经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，记载的信息具有很强的专业性。

档案内容划分细致。人事档案的内容涉及履历材料；转正定级、改变工种、工资变动审批材料；考核鉴定、自传材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、民主党派及社会团体材料；培训学习材料；选拔、任用及免职材料；其他可供组织参考的材料。包括九大类，十九小项。

人事档案的保密性。人事档案涉及一些职工个人隐私，在管理上一定要严格遵守档案的保密制度，坚持原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事，不得泄露档案内容，确保人事档案的安全性。

二、当前人事档案管理中存在的不足

1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够

长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要不丢失、不毁损，能够应付查档、调档就可以了，对档案工作不重视、不关心，人员培训、场所经费落实不到位，档案管理工作自然也就做不好了。

2.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手较多，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。管理手段也比较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，容易造成档案毁损，直接影响到档案的完整与安全。

3.人事档案收集工作力度不够

由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

4.人档分离的情况愈加严重

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

三、对目前人事档案管理的几点建议

1.健立健全科学合理的人事档案管理制度

对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须要进行改革，及时建立更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案

管理理念更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，经常深入各科室之中，主动了解情况，收集档案资料，并要求员工如实填写履历表，客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。

3.注重人事档案材料收集

提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

为夯实人事档案基础管理工作，适应和满足现代企业管理需求，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，建立人事档案的数据信息库是人事档案管理的发展方向。数据信息库在建立职工基本信息的基础上，将职工的一些常用信息，如：直系亲属、文化程度、年龄构成、工资等级、社会保险交纳情况、资质证书和劳动合同等项内容做相关链结，并实行动态管理，定期对职工的个人信息进行及时更新，保证职工个人信息的及时性和准确性，方便和迅速地查阅职工信息。又因人事档案的材料收集多为纸质材料，经常查阅易损毁，人事档案数据信息库的建立，实现了人事档案纸质与数据格式并存，既避免了职工档案容易损毁的现象，又大大提高了档案的利用效率。

档案工作是一项严密的工作，并且将职工档案管理规范化、制度化、科学化，能够更好的为企业生产经营和发展提供可靠的信息数据。在今后的档案管理发展领域还有更多的发展创新空间，有待于我们进一步的探索创新。