浅论物资编码在医院固定资产管理中应用

2013-02-19葛明峰王高仁朱葆燕朱建霞

江苏卫生事业管理 2013年5期

葛明峰王高仁李杰朱葆燕朱建霞

1 物资编码的产生

物资编码，是将表示物资的某种符号体系或自然语言转换成为唯一的易于电子计算机或人识别与处理的符号体系。它属于信息分类与编码的一个分支，通过对物资的有关属性进行数字化标准处理，从而实现一项物资对应一个编号，为信息化物资管理系统提供基础数据。类似于我们平时生活中使用的身份证号码。

物资编码最早产生于1914年，当时美国海军从图书馆使用的图书卡片中得到启示，对物资进行分类编码，以快速获得物资的有关信息，对物资进行有效管理;前苏联在1971年由原苏联国家标准化委员会技术信息分类编码科学研究院完成了《全苏工农产品高位分类集》代码标准的信息分类编码工作;日本于1975年完成了《日本标准局商品分类》的第四次修订本。我国的物资编码工作始于1979年，国家相关部委、军队共同参与组成了编码标准化机构，对我国各行业信息进行编码标准化研究，形成统一的编码标准，目前最新的物资编码－GB/T 14885－2010－《固定资产分类与代码》由国家标准由财政部提出，国家质检总局和国家标准化管理委员会联合发布，这为我国固定资产管理的信息共享与交换规范化奠定了基础，在全国固定资产普查、统计和建立固定资产管理信息系统及固定资产管理等工作中发挥着重要的作用。

2 固定资产编码的编制原则

2．1 唯一性原则唯一性是代码设计的首要原则。通俗的讲就是编码不能重复，物资编码与固定资产之间要一一对应。

2．2 标准化原则应参照国家标准中有关分类标准体系，设计出层次分明、科学合理的物资编码体系。

2．3 适用性原则各个行业的特殊性决定了固定资产编码应结合固定资产特点来编制。这其中涉及到各行业、固定资产种类、资产管理要求等因素。

2．4 一贯性原则一套固定资产编码系统要行之有效，必须得到一贯遵循。

2．5 可扩展性原则编码的分类标准、属性定义、属性值应可维护，以便将来进行扩充和完善。

2．6 可分析性原则应能满足各类业务统计分析使用需求。

3 物资编码在医院的应用

3．1 国家标准《固定资产分类与代码》目录共分为六大门类包括:门类一:土地、房屋及构筑物，代码范围为01～03;门类二:通用设备，代码范围为6301～6347;门类三:专用设备，代码范围为6801～6899;门类四:文物及陈列品，代码范围为85～86;门类五:图书，代码为87;门类六:家具、用具、装具及动植物，代码范围为90～93［1］。我院的固定资产管理信息系统，依据国标《固定资产分类与代码》分类目录结合现行《医院会计制度》有关要求及本单位的固定资产情况，整理出固定资产分类目录。所有实物资产既建立本院编码，同时又与国家代码相对应联系，便于医院加强对国有资产的统计与监管。其中通用、专用设备由于必须有医疗器械注册证，而医疗器械注册证是国家食品药品监督管理局发放，代码中含有分类信息，有助于医院对医疗设备的分类，因此目前我院对此设备部分执行的是国家食品药品监督管理局于2002年8月28日发布的《医疗器械分类目录》，同时因要向财政部门上报数据，对其他固定资产增加了财政分类字段。

3．2 我院固定资产物资编码具体做法将编码分三部分。(1)时间编码即购入年4位;(2)国家标准的设备物资编码前4位;(3)在国家标准分类下自然排序编码，总的编码数位为12位。其中医用电子仪器－6821、光学仪器及窥镜－6822、医用超声仪器－6823、激光仪器设备－6824、医用高频仪器设备－6825、物理治疗及体疗设备－6826、中医仪器设备－6827、医用磁共振设备－6829、医用 X线设备－6830、高能射线设备－6832、医用核素设备－6833、生化分析仪－6840、化验设备－6841、药房器具－6843、体外循环设备－6845、手术急救设备－6854、口腔设备－6855、病房护理设备－6856、消毒设备－6857、防疫、防护－6860。例如我院2012年7月购入1台西门子MAGNETOM Verio 3．0磁共振系统(影像科/专用设备)，设备编码为201268280002。使用固定资产管理系统后，系统中包含了资产设备的台账信息、核算信息、维护信息及使用信息，并与HIS同步［2］，物资编码由计算机自动生成后，在资产出库时通过标签打印机打印出标签，将条形码标签对应贴在固定资产上，这样可及时了解固定资产的使用状态、存放地点及价值变更情况，做到固定资产管理科学化、规范化、信息化。

3．3 通过资产管理信息系统软件建立固定资产卡片台账根据单位资产管理的需要，内容包括设备编码、设备名称、供货单位、生产厂家、使用科室、购入途径、购入日期、规格型号、价格、使用日期、出库单号、折旧年限、月折旧金额、调入日期、调出日期、报废日期、档案编号、保管人合同编号等［3］。

3．4 我院使用物资编码的效果

3．4．1 在物资管理信息系统的开发应用中，物资编码工作是最重要、最复杂的基础性工作。做好信息分类编码标准化工作，建立一套设计科学、合理的物资编码系统，是整个固定资产电算化工作的坚实基础。

3．4．2 物资编码是每件物资的惟一标识，避免了同一物品不同名称、不同理解现象。有了统一、规范的物资描述，可以减少各业务环节之间为寻找或确认某一物资花费的大量时间。使用后则能快速、准确地定位，方便得多。

3．4．3 物资编码管理体系为我院固定资产采购、存储、领用、维修、盘点、报损等工作提供统一、规范的信息标识，有效地提高固定资产管理的工作效率。

3．4．4 物资编码的使用有利于我院职能部门查询、统计固定资产分布及使用情况，充分利用现有资产，合理调剂使用和再利用现有闲置资产，提高了医院固定资产综合利用率。

4 物资编码在医院使用中存在的问题及处理

4．1 编码分类科学性不足我院物资编码分类使用已近20年的时间，当时因为这方面没有经验和现成的标准，所以就采用了卫生行业个别单位已使用的某种分类编码，随着国家标准及医院会计制度中对固定资产管理相关规章制度的出台，原有的编码分类就显得有些陈旧落伍了，个别地方不规范、科学。处理:首先按国标/《固定资产分类与代码》来分类，国标中没有或分类较模糊、难区分的按单位历史来分类编制，上述两种情况均无法确定的则按同行业成熟做法来实施。

4．2 存在部分重码容易造成物资信息混淆例如因起用新程序时导入数据有偏差原因，医院总务固定资产中学生公寓楼(集体宿舍)的多功能学生床，132余张床中有10张物资编码为重码，在统计及查询时数据就不准确。处理:对已有物资编码、新增编码进行查重处理，将标准物资编码外的其它编码从系统中去除，改用正确的编码。

4．3 编码标准过多问题目前我院的固定资产编码，采用的是国家食品药品监督管理局《医疗器械分类目录》(俗称68码)，随着不同上级部门的统计需要，在财政局、统计局也存在各自分类编码，就是俗称的45码、32码，要求基层单位按不同统计口径提供数据。处理:并行使用，哪一部、局来检查或按要求上报数据，则按不同标准提供基础数据。