浅谈事业单位档案信息化管理的问题及对策

刘 晔 颜维安

随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，各行各业的信息化程度和水平都得到空前提升。档案信息化建设的内容主要包括三个方面：一是档案信息管理标准化；二是档案信息存储数字化；三是档案信息利用网络化。其中，档案的数字化和档案信息网络化是重点，人才和软件是关键，设备硬件是条件，前处理是基础，社会化利用是目的[1]。

1 档案信息化管理存在的问题

1.1 缺乏专业的信息化管理人才 档案的信息化对管理人员提出了更高的要求，不仅要精通传统的档案业务，而且要掌握信息化、网络化技术。目前大部分事业单位的档案管理人员都非档案专业出身，只是通过培训取得档案工作职业资格。有些人员在实际工作中并没有深入学习专业知识，对新出台的文件法规不甚了解，单位也没有给予更多的培训与交流的机会。

1.2 缺少高性能的管理设备及网络 一是档案软件功能覆盖面小。事业单位档案信息化建设起步虽然较早，早已使用软件进行收文和归档工作，但是仅停留在档案信息搜索的阶段，档案管理未形成系统化。此外，软件搜索仅用于文书档案，科技档案并不适用，搜索的便利度和实际的效率并不理想。二是缺少高性能的硬件设备。很多事业单位在建造档案室的时候，没有充分考虑对电子档案的管理，缺少特殊存储设备，在一定程度上影响了档案信息化的进程。三是尽管也在推行“无纸化”办公，多数单位OA自动化办公系统仍尚未实施，档案信息网络化、系统化建设受限。

1.3 档案信息安全未被重视 有的事业单位尚未建立健全档案信息安全管理机制，工作人员档案安全意识和保密意识不强，思想政治素质不高，常常忽略对档案信息的审查。此外，还存在技术问题、电脑病毒、黑客攻击等因素的影响，对档案信息安全造成很大的威胁。

2 提高档案信息化管理水平的对策

2.1 加强档案人员培训 储蓄后备人才 档案管理人员作为档案的直接执行者，其专业技术水平的高低，影响着档案信息化建设的程度。因此，对于档案管理人员的选择与培训尤为重要。首先，要选择责任心强、学习能力强、专业水平较高的人员担任档案管理员。其次，加强档案管理人员的培训，使其不断学习并掌握必要的网络知识和信息技术，根据利用者的需求和单位的实际情况，区分轻重缓急，分批分步骤地选择那些具有保存价值、且使用频率高的档案先行数据化，提高资源利用率。

2.2 更新档案管理设备 建立管理网络 “工欲善其事，必先利其器”，良好的软硬件建设和管理环境是做好档案信息化建设的前提和保障。一是要以OA办公自动化系统和内部局域网建设为基础，以互联网主页建设为重点，建立全功能的信息中心，把档案信息资源软硬件建设纳入单位长远规划中。二是配齐档案信息化管理的硬件设施，根据单位的具体情况投入资金购买扫描仪、监控系统、档案密集架、底图柜、磁介质档案存储设备、可连接电脑的打印温湿度记录仪等硬件设施。

2.3 保障档案信息安全 提高防范意识 档案信息化是档案信息资源开发利用的高速公路，尤其要处理好发展和安全之间的关系。一是完善事业单位档案信息安全管理体系。修订单位信息管理制度，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库信息资源的安全。加强对电子文档归档工作的监督、检查和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效。加强内部局域网与外网管理，做到两者相隔离，严格安全保密程序。二是开发利用档案信息资源和网络系统建设。要提高工作人员信息安全意识，防止信息泄露，确保档案信息安全和系统安全。三是严格执行《保密法》、《档案法》和《电子档案移交与接收办法》等法律法规，强化安全防范意识，做好安全保障工作。

1 蒋郁新. 档案信息化建设的思考[J]. 兰台世界，2005，11：24-25.