国际文献交换绩效考量及其提升策略

张 玲

（山东财政学院图书馆，山东 济南 250014）

张 玲 女，1970年生。本科学历，副研究馆员。研究方向：图书馆流通和阅览。

国际文献交换是图书馆文献资源建设的重要途径之一。通过国际文献交换这一手段，图书馆能够最快捷地获得国外图书情报资料。为此，作者从国际文献交换水平提升的角度出发，就如何有效提升国际文献交换绩效水平做了深入的分析，以期为提高国际文献交换工作的秩序，保证文献交换双方的利益提供参考。

1 国际文献交换绩效的内涵及属性分析

绩效指的是组织期望的结果。不同领域对绩效的认识和理解是不同的。国际文献交换绩效指的是：正在实施的国际文献交换行为的执行状况，以及国际文献这一交换行为的结果。国际文献交换绩效由于其特殊性，使得其很容易受到各种因素的影响，这些影响因素包括国际文献交换战略、国际文献交换服务水平等。国际文献交换绩效有其自身特有的属性：首先，在国际文献交换过程中，绩效水平受到多种因素的影响；其次，国际文献交换绩效是多方面的体现；再次，国际文献交换绩效是一个动态变化的过程，因为各种因素的影响会导致绩效水平的变换；最后，国际文献交换绩效作为文献交换投入与文献交换产出的比较，需要通过价值分析来衡量绩效水平。

2 提升国际文献交换绩效水平的意义

图书馆在参与国际文献交换市场过程当中，文献交换能力的稳定性会受到大致4个方面的影响：

首先，短期行为这一影响因素，表现在文献交换主体仅仅重视眼前工作，而忽略了图书馆的长远发展，因为资金不足等问题，而使得文献交换主体缺少与对方进行长期合作的勇气。

其次，文献交换参与者的责任意识有待提升，由于国际文献交换的参与者是世界不同国家交换单位的工作者，这些人员不乏兼职做文献交换工作的，这就很容易产生责权缺位的问题。文献交换者为保证本单位的使用而使得交换对象的利益不能够得到保证。

再次，文献交换工作实施之前，交换单位的内部管理对交换风险的认识、控制等不足。文献交换者在维护本单位的实际利益的同时，容易忽略对交换单位的信用评估及内部管理情况的了解，造成文献交换前的准备和文献交换中的管控不够到位。

最后，国际文献交换过程中产生的失信等问题不能够得到应有的违约惩罚，这是因为国际文献交换的失信惩罚机制不够健全导致的，不健全的惩罚机制降低了文献交换失信的成本，导致失信行为的发生。

3 国际文献交换绩效计划的类型

制定交换计划是国际文献交换行为的一种预想，通过预先制定的各个环节，实现国际文献交换的目的。国际文献交换计划的本质是对文献交换目标和文献交换方法的预先安排，所以文献交换计划成为国际文献交换管理的主要部分。国际文献交换计划的管理是有不同类型、层次的。从文献交换计划的时间上，可分成长期计划、中期计划、短期计划等3种形式，这3个层次的计划相互配合、相互依存，构成了国际文献交换计划管理系统。

3.1 国际文献交换绩效运作计划

运作计划能够很好地协调国际文献交换系统的各个部分，运作计划多数情况下是短期的，即特定时间的文献交换目标。在信息系统不断发展的环境下，国际文献交换计划含有更深层次的内容，其中预测行为是国际文献交换规划、国际文献交换系统二者相互协调的基础。信息系统一方面保证国际文献交换运作计划的产生，另一方面保证为绩效分析提供准确的预测和指导。

3.2 国际文献交换绩效运作的表现

首先，国际文献交换运作计划能够实现对国际文献交换系统的有效调整。在文献交换系统调整运作计划的过程中需要重视两方面因素的影响：一是在对交换文献分配预算时，要重视同新的文献交换时产生的运作成本，需要把这一新增的运作成本从预算的文献交换运作费用中区别开来，即不能将其看作是正常的运作预算。二是为了能够更好地保证文献交换用户的需要，可能在这个过程中需要增加国际文献交换运作的费用。

其次，国际文献交换运作计划的绩效目标。国际文献交换绩效的目标，大部分是按照即将实施的交换行为、国际文献交换的规划预测、文献交换管理资金投入等几个方面的因素而组织制定的。国际文献交换绩效目标只有同交换活动的计划相互结合，才能够保证交换特定目标需求的有效结构。

再次，国际文献交换运作计划的预算与实施。当国际文献交换运作计划程序确定对国际文献交换系统做出修正、确定绩效目标、绩效计划等以后，就要开始实施预算行为，以保证国际文献交换运作计划所需的各项费用。

3.3 国际文献交换用户服务的绩效

国际文献交换绩效可划分成两个方面，即国际文献交换服务质量维度和国际文献交换服务产出维度。国际文献交换服务质量维度借助安全性和响应性对此作出有效的评价。而国际文献交换服务产出是借助使用者的满意程度、文献市场的情况作出评价。以文献交换的视角分析，对用户提供的服务是文献交换活动的产物，对用户的服务水平是保证交换之后能否留住用户的主要因素，对用户服务水平的影响是保证文献交换单位市场占有率和交换成本的基础。文献交换用户服务是文献交换参与双方完成的一个实践过程，这一实践过程保证了文献交换的服务增值。其次，构建科学的用户服务评价指标，在对用户服务绩效评价的过程中，对当前的用户交换作出评价。在用户交换文献或者享受图书馆文献服务时，只有表示满意或者极为满意的条件之下，才能够实现满意的情况。

4 国际文献交换绩效水平的提升策略

4.1 加强对国际文献交换内部因素的控制

在国际文献交换管理结构里面，国际文献交换的组织结构、国际文献交换的程序、国际文献交换的信息系统等因素，都与国际文献交换绩效的成果关联在一起。因此，这就要求国际文献交换组织结构要适应交换组织目前的发展状况，保证国际文献交换的重点内容，在组织的人力资源、组织文化、交换观念创新、组织结构等方面，借助科学的规划来创新组织管理的形式，保证交换绩效水平的提升。其次要不断提升国际文献交换程序同文献交换目标的有效结合程度。

对国际文献交换供应商的管理，要求按照国际文献交换的需要，保证同文献供应商之间的良好合作关系。通过积极、有效的沟通来获取良好的国际文献交换管理效果。做好文献供应商的管理是为了更好地提升所获得的文献质量，以保证国际文献交换绩效水平的提升。加强对国际文献交换流程的有效管理，保证国际文献交换各方的需求。通过对国际文献交换市场做出全面、深入的分析，及时获得更多的交换信息及交换部门的情况。制定科学、合法的国际文献交换策略，保证文献交换结果的有效性和公平性。加强对参与国际文献交换人员的管理。通过有效的前期培训，保证参与交换的员工具备高度的责任感、超强的沟通协调能力和专业素质，为国际文献交换绩效水平的提升提供保障。

4.2 优化国际文献交换绩效水平的外部因素

由于世界上各个国家的政治环境、经济水平、历史状况等存在着差异，这就造成了国际文献交换经济发展的环境、发展类型等出现一些客观的差异，给国际文献交换带来了经济的不平衡。因此，从国际文献交换的成本控制分析，首先要对经济环境的影响作出战略分析，因为经济环境对交换战略的制定与实施会产生直接的影响，如文献交换费用的不足将会对文献输出经费产生影响，对文献引进经费也会产生影响。政治因素也是影响国际文献交换绩效水平的主要因素，特别是对国际文献交换的长期发展产生不良的影响。文化作为一个国家发展的内在表现，对国际文献交换产生的影响是客观存在的，因为每个国家文化环境的差异，使得国际文献交换单位在进行交换工作价值确定和判断的时候容易产生差异，进而对文献交换的成本控制产生一定的影响。因此，在国际文献交换实施之前，要综合考虑这些影响因素，进行科学规划，以保证国际文献交换绩效水平的提升。

4.3 构建科学的国际文献交换法律体系

国际文献交换作为一种市场行为，需要遵循市场经济运行的规律，以健全的法律法规作为保障。纵使当前国际上并没有构建适用的法律法规，在交换行为实施的过程中，需要每一个交换参与者在追求最大利益的同时，以道德为准绳，弥补法律环境的不足，保证国际文献交换双方的收益。作为国际文献交换的组织和实施者都有权利和义务，都应了解并自觉遵守国际文献交换的相关法规，保证交换行为的合法性，促进国际文献交换绩效水平的有效提升。

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