企业物资采购领域合同履行阶段的法律风险及其防控

闫安庆

(中国石化中原油田分公司物资供应处，河南濮阳457001)

采购过程作为供应链中必不可少的环节，对企业收益和经营风险具有巨大影响。其中，原材料或部件的采购成本占据相当高的比例。[1]国有大中型企业物资采购的数额庞大，经济业务往来关系复杂。如石油专用管材是油田生产的重点物资，中原油田每年消耗量在10万吨左右[2]。在市场经济环境下，合同是企业实现物资采购功能、防范风险的最为重要的一个环节。如何防范合同履行过程中的法律风险和经济风险，是企业物资采购部门面临的现实问题。有效识别合同履约过程中存在的法律风险，进而强化防控措施，对提升企业物资管理水平、维护企业整体经济利益具有现实的经济意义。

一、合同履行阶段是企业物资采购领域控制法律风险的重点和关键

企业在处理物资供应合同法律风险的问题上，有事前防范、事中控制、事后补救三个阶段。事前防范主要是指通过仔细审查供应商资质与资信，加强招投标管理，与对方签订一份详细、责任约定明确的合同，以防范风险；事中控制是对合同履行过程的设计和控制，是指对合同履行的全过程进行合法性监管，以及时有效地保护企业合法权利，避免遭受损失；事后补救是指在企业发生法律纠纷或企业合法权益受到侵害时，通过协商、调解、仲裁、诉讼等活动，依法维护企业的合法权益。

随着社会整体法律意识的增强，很多企业已开始把法律风险防控的重心放在事前防范上，重视合同的签订，在合同的谈判及签订过程中，邀请法务人员全程参与，以避免在合同签订时留下隐患。但对于物资采购领域来说，选择优质供应商、签订一份完备的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。合同的履行主要包括交付合同约定的标的物、支付商品的价款等，这一过程中有很多不确定性因素均可能导致法律风险的发生。即使当事人订立合同是希望达到各自的目的，但在实现这一目的的过程中，难免会因当事人非故意行为，或不可归责任于任何当事人的原因使得当事人一方或双方的合同利益不能完全实现或不能实现。

此外，在社会缺乏诚信和信托机制的情况下，企业法律风险防控中的事前防范和事后补救显得软弱无力，难以真正起到维护企业合法权益、避免经济损失的作用。实践中存在过于依赖完备的合同和胜诉的判决书，以致造成很多无法挽回损失的事件。所以，法律风险的事中控制就成为企业法律风险防范与管理工作的关键因素。合同的履行是合同法律效力的重要内容，也是合同法的核心，合同法规定的其他内容基本上都是围绕着合同履行这一环节而产生的，合同法中绝大多数法律制度都要落实到合同的履行中或者与合同的履行有着十分密切的联系。因此，防范合同履行阶段的法律风险，对企业参与市场竞争和健康发展具有重要的意义。

二、企业物资采购领域合同履行阶段存在的法律风险

企业物资采购领域合同履行过程中的法律风险主要指在合同履行过程中，发现对方丧失履行能力或对方出现其他可能违约情形，导致己方生产经营遭受重大影响；也包括在合同履行过程中因己方生产经营上的突发事件或投资战略发生调整而可能发生己方违约需承担违约责任。具体来说主要有以下几个方面：

(一)合同履行资料不全风险

在合同履行过程中，由于合同管理混乱，相关人员缺乏法律意识，不注重合同管理台账的更新和合同资料的保存，没有及时记录反映合同履行的相关数据，一旦发生纠纷，就无法提供足够证据、维护自身合法权益。

例如，在物资采购合同的履行过程中，需方对供方交付的货物办理入库时，未在入库单上注明产品规格型号、具体供货厂家名称等，将来一旦发生产品质量纠纷，需方就无法提供充足证据证明存在质量问题的产品是供方生产，最终导致需方败诉。

(二)行使抗辩权风险

中国法律规定的当事人抗辩权有三种：一是先履行抗辩权，指在双务合同中应当先履行的一方当事人未履行合同义务的，后履行一方当事人有拒绝履行自己的合同义务的权利。二是同时履行抗辩权，指当事人互负债务且没有先后履行顺序，一方当事人在他方未履行之前，有拒绝履行自己的合同义务的权利。三是不安抗辩权，指在双务合同中，应当先履行债务的当事人有确切证据证明对方有丧失或可能丧失履行能力的情形时，有中止履行自己债务的权利。企业在履行合同过程中，如未能及时发现对方出现合同履行异常，就无法及时行使合同救济手段，从而遭受损失。同时，若企业不当行使抗辩权，则可能因行为不当而构成违约行为，给自身造成法律风险。此外，在他人行使抗辩权时，也需要准确衡量其抗辩权是否符合法定条例、程序，以有效维护自身权益。

例如，甲公司与乙公司订立了一份货物买卖合同。合同订立后，甲公司以乙公司另迁新址耗费大量资金可能丧失履行债务能力为名，行使不安抗辩权——通知乙公司中止履行合同。在乙公司提供适当担保的情况下仍然解除合同。双方协商未果，乙公司遂诉至法院，要求甲公司承担违约责任。本案例中，甲公司在乙公司已提供了适当担保的情况下，本应恢复履行合同，但其却解除了合同，从而构成了故意违约。因此，甲公司因不当行使抗辩权构成违约，应承担相应的违约责任。

(三)质量瑕疵风险

在合同履行过程中，卖方交付的标的物存在瑕疵，可能会影响买方合同目的的实现时，买方可以行使解除权。为此，买方应固定相关证据，以便将来追究对方相应的责任。若因为没有规范行使权力导致权利消灭，或者没有取得有力证据，都将给企业带来难以弥补的法律风险。

例如，某省第一建筑公司(以下简称“省一建”)与多裕公司在2011年12月12日签订钢材买卖合同。约定了钢材种类以及付款时间为垫资300万后的第60天内付款。从2011年12月12日开始，至2012年4月14日，多裕公司向对方提供钢材约2000吨，但“省一建”未按合同约定付款。其原因是在合同履行过程中，“省一建”发现钢材存在质量问题，经过多家具有检验资质的检测机构检测证实，多裕公司提供的大约1000吨钢材中存在不同程度的质量问题。于是，2012年4月28日，“省一建”会同监理、建设单位形成一致意见，把场地内库存钢筋退货，部分已施工的钢筋拆除退场。因钢筋不合格还造成了“省一建”停工18天，劳务分包队伍向“省一建”索赔误工费、机械租赁费等共计260万元。与此同时，中联创房地产开发公司亦向甲方(“省一建”)发出通知函，要求甲方拆除已使用的不合格钢筋，不合格钢筋全部退场，承担本次所发生的检测费用，更换不负责任的实验室和钢筋供货商，后续工程所用钢筋由开发商另行委托检测，费用由“省一建”承担。且依据施工合同约定，“省一建”应承担工期逾期违约金3 060万元。在本案例中，由于多裕公司合同履行过程中提供的标的物存在质量瑕疵，给“省一建”造成了巨大的经济损失，为此，“省一建”有权要求赔偿损失。但“省一建”必须提供相关的资料作为证据，如钢筋检测结果证明、检测费发票、逾期费用证明等。如无法提供相关证据，就大大减小了索赔力度，给公司造成难以弥补的经济损失。

(四)不可抗力风险

不可抗力是一项免责条款，是指买卖合同签订后，不是由于合同当事人的过失或疏忽，而是由于发生了合同当事人无法预见、无法预防、无法避免和无法控制的事件，以致不能履行或不能如期履行合同，发生意外事件的一方可以免除履行合同的责任或者推迟履行合同，在中国《民法通则》上是指“不能预见、不能避免和不能克服的客观情况”。按照法律规定，不可抗力导致的损失由当事人自行承担，因此，当事人应当采取必要的减损措施。然而，在合同中一方损失的降低，并不是该当事人自己可以做到的，可能需要对方协助，甚至主要依靠对方协助。不可抗力使当事人面临承担合同损失的风险。

例如，中国某进出口公司与英国某公司以FOB价签订的进口合同规定，装货港为伦敦，合同签订后不久，英方通知中方货已备妥，要求中方按时派船接货。然而，在中方安排的船舶前往英港途中，突然爆发中东战争，苏伊士运河被封锁，中方船舶只好改变航线绕道好望角航行，增加航程近万公里，到达装运港时已过装运期。这时，国际上的汇率发生变化，合同中的计价货币英镑贬值，英方便以中方未按时派船接货为由，要求提高货物价格，并要求中方赔偿由于延期接货而产生的仓储费。对此，中方表示不能接受，双方遂发生争议。案例中，因中东战争是不可抗力，中方不负赔偿责任，因此，不负由于延期接货而产生的仓储费。但是依据损益相抵原则，中方可以接受适当提高货物价格的要求，以适当降低英方损失。

(五)未交付标的物风险

法律意义上的“未交付”不仅是指没有实际履行交付义务，还指没有按照约定时间和地点交付。交付的时间、地点对权利人非常重要。交付时间关系到占有的实现、标的物风险转移的起始。交付地点关系到给付的圆满实现。没有按照约定时间和地点交付标的物的，应当承担相应的违约责任。

例如，2008年3月15日，荣昌利公司与依源公司签订购货合同，约定由依源公司向荣昌利公司供应毛巾产品，合同约定依源公司在2008年5月15日前交货，如果不能按期交货则按货款的10%承担违约金；另荣昌利公司可要求赔偿损失及作退货处理。合同签订后，依源公司没有按照合同规定供货，绝大部分货物都在2008年5月15日后才交付，有些货物甚至延迟交货长达一个多月。因依源公司延迟交货直接导致荣昌利公司与外商签订的供货合同不能履行，此后荣昌利公司多次要求依源公司按约支付违约金并对部分货物作退货处理，但依源公司对荣昌利公司这一正当要求不予理睬。为维权，荣昌利公司提起诉讼。案例中，买卖合同履行中标的物未按约定时间交付，给买方造成巨大损失，卖方理应承担赔偿责任。

(六)未交付随附单据风险

随附义务以当事人之间的合同关系为前提，以诚实信用原则为依据，其目的在于确保合同目的的实现。交付涉及产品正常使用的单证和资料，是出卖人的一项随附义务，买受人也应当注意索要。如果发生纠纷，相关单证和资料就是有力的证据。

例如，中国东北某出口公司按CIF条件与韩国进口公司签订了某产品的交易合同。在合同规定的装运期内，卖方备妥了货物，安排好了从装运港到目的港的运输事项。在装船时，卖方考虑到从装运港到目的港距离较近，且风平浪静，不会发生什么意外，因此，没有办理海运货物保险。实际上，货物也安全及时抵达目的港，但卖方所提交的单据中缺少了保险单，买方因市场行情发生了对自己不利的变化，就以卖方所交的单据不全为由，拒收货物拒付货款。中国东北某出口公司协商无奈，向仲裁机构提起仲裁申请。仲裁委驳回申请人要求支付货款的仲裁请求。在本案例中，由于卖方未能出具保险单而导致了合同履行的失败，理应承担违约责任。由此可见，能否出具全套合格的单据，是合同履行过程中存在的一大法律风险。

(七)超诉讼时效风险

中国《民法通则》第135条规定：“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为2年，法律另有规定的除外”[3]。企业如果忽略了诉讼时效问题，没有在诉讼时效期间内向对方主张权利，或不及时向法院起诉，就存在因超诉讼时效而导致合法权益受损的风险。

针对合同履行中的侵权行为，当事人提起诉讼以维权的行为均有时效规定。在诉讼时效期间，若不及时向对方主张权利，自身权益就无法得到保障。超出诉讼时效后，当事人就要承担其法律风险。

三、企业物资采购领域合同履行阶段防控法律风险的对策

(一)宏观层面

1.提高全员法律风险意识，强化法律培训

防范合同履行过程中的法律风险，需要企业经办人员增强法律风险意识，也需要经办人员具备一定的法律知识，所以，企业要针对本行业的特点对企业员工进行相应的法律培训，提高他们的法律素养，使他们在履行合同的过程中能够收集保管好相关证据资料，才能既保证合同顺利履行，又防止诉讼发生时败诉。[4]

企业管理者和职工法律风险意识的树立和强化，必须通过长期、不间断的法律培训教育来实现。企业法律培训要树立几种理念：一是法律风险意识的树立是个缓慢的过程，不可能一蹴而就，需要分阶段多层次进行；二是培训应因材施教，针对企业管理者和普通职工的不同文化水平、职务及要求，设计差异化课程；三是培训应将企业管理和法律风险很好地融合到一起，选择具有这方面经验的专家进行授课；四是加强对企业内部合同履行控制系统人员的培训，使每个职工清晰地了解合同履行的流程和合同履行中应该保存的法律文书；五是加强对职工的基础法律知识培训，使职工在履行合同过程中自觉地遵守合同履行流程，并及时发现问题、解决问题。

2.建立健全合同法律风险防控体系

企业合同法律风险防范体系贯穿于合同的订立、履行、变更、终止和纠纷的处理全过程，其目的是使已签订的合同得到全面履行，努力做到零诉讼，有效降低企业的经营风险。这一体系应具备以下要点：一是相融性，即法律风险防控体系与企业自身的管理体系相融合，并且渗透于企业管理的每一环节；二是系统性，即企业法律风险防控体系应涉及企业各项管理制度、工作流程，注重各个环节和各项内容及企业各实施部门的统一协调；三是可操作性，即风险防控体系要注重与企业自身固有的商业目标、管理模式及人员素质相结合，以确保其具有可操作性。

3.建立科学完整的合同管理系统

合同管理是企业法律风险防控工作的重点，建立一套科学完整的合同管理系统是有效防范合同履行阶段法律风险的关键。首先，合同要由企业内部的专门机构归口管理，要配备具有较高法律素质和业务水平、熟悉合同法及相关法律知识的专职合同管理人员负责合同管理的日常工作和承办其他合同事务。其次，要建立合同管理的配套管理制度，结合合同谈判、起草、审核、会签、履行、委托授权、用印等方面的情况，制定配套制度，完善合同管理体制，并通过监督检查和考核评比，全面提升合同管理水平。最后，要建立法律人员全程参与的运行机制，针对合同履行各阶段有可能发生法律纠纷的行为，法律专业人员要提前介入、全程参与，抓好合同的审核与监督，这样，即使发生纠纷或诉讼，也能在事实和法律方面维护本企业的合法权益。长庆油田在加强物资采购合同管理方面就采取了一些有力措施并取得了突出成效。长庆油田修订完善了标准合同文本，加大了合同审查审批力度，实行外部审查和合同法律审查，确保合同主体资格、合同内容和审批程序符合规定，加强了对物资采购合同执行管理，确保了合同签订及履行合法合规。

4.建立科学完整的合同履行控制系统

企业应加强对合同履行过程的控制。对于合同履行要有专人负责，要采用一合同一档案、履行合同文书审查、定期汇报、法律部门监督等方式，以保证合同履行严格按照合同约定的方式与要求的流程进行。因企业内各部门有履行合同不同部分的义务，因此，要加强各部门的信息沟通、职能协调，这是建立合同履行控制系统的基础。要对每份合同建立履行档案，对涉及合同履行各个阶段的书面记录、票据票证、证据资料等全部进行归档并由专人保管。还应设立专门的合同履行监督检查岗位，对合同履行情况及实施情况进行跟踪监督，以及时发现和解决合同履行中存在的问题，防范法律风险。

(二)微观层面

1.保存合同履行资料

针对合同履行资料不全的风险，企业应重视保存合同履行资料。企业合同管理台账、合同资料保管是企业合同管理的一个重要环节，对合同履行过程中双方的往来函件、备忘录、会议纪要、传真、邮件、电话记录等均要进行有效管理，一旦发生纠纷，这些资料都可发挥重要的证据效力。

2.注意合同的法定期限和约定期限，及时有效行使合同救济手段

法律对一些合同救济措施有规定的法定期限，如撤销权、解除权等，期限届满当事人不行使，该权力就消灭。所以在合同履行过程中，应随时关注对方履约情况，如果对方出现违约行为，要及时行使相关救济措施，恰当行使抗辩权等合法权益，并要求对方承担违约责任。

3.签订补充协议

根据合同实际履行情况及市场的波动变化情况，对原合同的标的、数量、价格、履行期限等内容进行变更是一种普遍现象。在合同履行过程中，如果合同约定的内容发生了变化，应及时签订书面的补充协议或变更协议，不能口头约定变更书面合同的内容。

4.对交付货物及时进行验收

由于合同履行过程中存在着标的物质量瑕疵的风险，因此，对交付物及时进行验收至关重要。中国《合同法》对产品数量和质量检验规定：当事人有约定检验期间的，买受人应当在检验期间内将标的物的数量或者质量不符合约定的情形通知出卖人。买受人怠于通知的，视为标的物的数量或者质量符合约定。当事人没有约定检验期间的，买受人应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期间内通知出卖人。买受人在合理期间内未通知或者自标的物收到之日起两年内未通知出卖人的，视为标的物的数量或者质量符合约定。因此，企业质量检验部门应当按照合同约定和法律规定及时对卖方交付的货物进行检验，以避免因未及时验收而导致的法律风险。

5.恰当履行通知义务

在合同当事人约定一方解除合同的条件或者根据法定解除条件解除合同时，行使解除权必须在规定的期限内通知对方，这种通知自到达对方当事人时方产生解除合同的效力。企业在履行通知义务时，应采取书面通知方式以固定证据，避免因口头通知导致对方不加理会而继续履行合同的风险。在发生不可抗力导致合同无法履行时，应当采取书面通知方式告知对方，避免因通知不当导致损失扩大的风险[5]。

6.及时要求卖方履行合同随附义务

针对未交付随附单据的风险，企业在物资采购领域应及时要求卖方履行合同随附义务。随附义务是指在法律无明文规定，当事人之间亦无明确约定的情况下，为了确保合同目的的实现并维护对方当事人的利益，遵循诚实信用原则，依据合同的性质、目的和交易习惯所承担的作为或不作为的义务。就企业物资采购领域来说，随附义务主要是指涉及产品正常使用的质量说明书、产品合格证等单证和资料应随货物一同交付。在卖方交付货物时，买方还应注意索要相关随附单据，如果发生纠纷，这些单据和资料也是有力证据。

7.在诉讼时效期间行使诉权

合同的履行是一个涉及多方面因素的复杂过程，在这一过程中难免会发生这样或那样的争议。争议发生后，要及时向对方主张权利，或申请仲裁、向人民法院起诉，避免因超出诉讼时效丧失胜诉的风险。

如果说企业物资采购合同法律风险的事前防范着重于对对方当事人的调查和制定完备的合同，事后补救着重于打赢一场诉讼的话，那么，事中控制更着重于企业自身制度的设计和员工的培训。企业应通过对自身的管理和建设，达到控制合同履行中的法律风险、避免不必要的损失的目的。企业物资采购合同履行阶段的法律风险防控是一项系统、复杂的工作，涉及企业运行的方方面面，企业需要树立“合同全履行周期管理”理念，建立一套科学完整的合同管理系统和合同履行控制系统，运用新的合同管理思想和方法，有效规避物资采购合同履行阶段的法律风险。

[1]李旭，费朵.供应链风险下的采购策略研究[J].物流技术，2008(1)：49.

[2]常三霞.油田物资配送管理研究——以中原油田为例[J].中国石油大学学报：社会科学版，2012，28(6)：13.

[3]梁德金.企业合同法律风险控制[J].企业科技与发展，2010(13)：15.

[4]黄志勇，钟南恩.国有企业合同管理中的法律风险及其防范[J].企业家天地下半月刊：理论版，2009(7)：218.

[5]马文慧.合同订立、履行中的法律风险及其防范[J].咸宁学院学报，2008，28(2)：42.